User-agent: * Disallow: /admin/ Sitemap: http://www.digioffice.nl/sitemap.xml

 

 

Home

Informatie

Blog

Documenten beheer

Veilig en efficiënt beheren van uw documenten,

e-mails, projecten, dossiers en werkstromen

Met DigiOffice registreert, beveiligt, routeert en archiveert u al uw inkomende en uitgaande documenten, tekeningen en e-mails (met bijlagen) digitaal in een centrale webbased database. Via de webbrowser heeft u – via strikte  beveiliging op basis van rollenstructuur - altijd toegang deze informatie. DigiOffice maakt projectmatig en zaakgericht werken mogelijk met functies

als postregistratie, factuurverwerking, e-mailarchivering, projecten beheer, dossiervorming en het digitaliseren van bestaande archieven. Krachtige zoekfuncties, de virtuele mappenstructuur en werkstromen voor acties en taken versterken DigiOffice tot de ideale oplossing voor efficiënt document- beheer. Via de webbrowser heeft u – via strikte beveiliging op basis van rollenstructuur - altijd toegang tot uw informatie.

 

Overzicht en toegang tot digitale informatie

Vanwege allerlei wettelijke bepalingen moet u nog jaren later aan kunnen tonen hoe bepaalde processen zijn verlopen. Daarbij zijn alle documenten van binnen én buiten de organisatie van belang.

Goed documentbeheer is dus een must. Met DigiOffice is circulatie van allerlei versies van documenten voorgoed verleden tijd. Dat is omdat een document maar een keer, geregistreerd in een centrale database, voor komt. En niet meer in persoonlijke mappen van meerdere collega's en afdelingen.

 

Document registreren

Vanuit het Microsoft Officeprogramma Word, Outlook, PowerPoint en Excel

(of rechtstreeks) zijn alle soorten documenten, e-mails, PDF bestanden, afbeeldingen, tekeningen en externe links te registreren. Dit gebeurt via

een intelligent invulscherm. Sommige velden zijn al gevuld aan de hand van metadata, ontbrekende informatie vult de medewerker aan. DigiOffice plaatst en beveiligt de documenten vervolgens zelf op de juiste plek.

 

Document beveiligen

Met DigiOffice bakent u de toegang per document met beveiligingsregels af.

U bepaalt wie, wat, waar mag. Dat kan per document wisselen van alleen lezen, toevoegen, wijzigen tot verwijderen. Omdat u op document- en projectniveau kunt beveiligen, bent u ervan verzekerd dat alle informatie alleen voor geautoriseerden benaderbaar is. Ook bij samenwerking met externen kunt u de toegang van derden tot documenten perfect instellen. Lees hier meer over de beveiliging van data.

 

Digitale documenten zoeken en vinden

Standaard vindt u documenten op geregistreerde gegevens (metadata) vanuit allerlei invalshoeken via full tekst search terug. Als u wilt, krijgt u in uw

scherm direct een weergave (preview) van het document te zien. Daarnaast kunt u aan documenten labels koppelen. Van uzelf, uw bedrijf, afdeling, project, projectfase, relatie of persoon. Toepassing van labels versterkt de reeds uitstekende vindbaarheid.

Alle informatie in één systeem.

Ontdek de DigiOffice mogelijkheden voor uw organisatie

 

 

 

DigiOffice

software oplossing

van IDB Groep

IDB Groep

Vijzelmolenlaan 2

3447 GX Woerden

Nederland

 

T: +31 348 465500

W: www.idbgroep.nl

E: info@idbgroep.nl

logo IDB Groep Woerden

Copyright © IDB Groep  | Disclaimer

IDB Groep is Microsoft Gold Certified Partner