Home

Informatie

Blog

Factuurverwerking

Scannen, registreren, beoordelen

en verwerken van facturen

Op welke manier komen facturen uw organisatie binnen? Hard copy via de post, elektronisch vanuit een portaal, digitaal via e-mail? Vaak is het een mix van deze drie. Bovendien is de trend dat steeds meer facturen digitaal worden.

 

In 3 stappen naar efficiënte en gebruiksvriendelijke digitale factuurverwerking:

  • Automatiseer en stroomlijn het fiatteringsproces (goedkeuring
  • Faciliteer het gemakkelijk zoeken en vinden van facturen
  • Definieer en automatiseer bewaartermijnen, archiveer en vernietig op tijd

 

Stap 1: Automatiseer en stroomlijn het fiatteringsproces

Voor een goedlopend automatisch fiatteringsproces is het startpunt voor de financiële administratie dat de facturen gedigitaliseerd aangeboden worden..

 

De rol van scan-capture software

DigiOffice werkt samen met een groot aantal verschillende scan-capture software (scan-herken software) oplossingen. Deze software zet geavanceerde technologieën in voor het uitlezen en verzamelen van boekingsgegevens van facturen. Scan-capture software integreert naadloos met uw financiële systeem. De data uit dat systeem vormt de basis voor een automatisch gegenereerd boekingsvoorstel. Naast zaken als grootboekrekening, kostenplaats en projectcodes selecteert het ook de juiste fiatteur/goedkeurder en het juiste goedkeuringsproces.

 

Met deze scan-capture software werkt DigiOffice o.a. samen:

  • Easy Recognition
  • Scan Sys
  • Kofax
  • RIS

 

De rol van het Document management systeem

Document management systeem zorgt ervoor dat met behulp van werkstromen/workflow het fiatteringsproces wordt gefaciliteerd. De DMS software regelt het uitdelen van taken, het verzamelen van feedback en het terugkoppelen naar het financiële systeem.

 

Met behulp van DMS is het inzichtelijk waar de factuur zich in het proces bevindt. Dit kan eventueel grafisch weergegeven worden. Ook biedt het zicht op wie er heeft goedgekeurd en wie er nog dient te fiatteren. Bovendien toont het welke opmerkingen erbij zijn gemaakt.

 

Uit de statistieken van de werkstroom kunnen ook interessante kengetallen komen zoals de gemiddelde doorlooptijd van ontvangst tot goedkeuring. Of hoe lang een factuur bij welke afdeling ligt.

 

 

Met onderstaande financiële systemen zijn inmiddels koppelingen gelegd

  • Afas Profit
  • BIS.net
  • Exact
  • Microsoft Dynamics AX, NAV, GP
  • SAP
  • UNIT4 Financials (voorheen Coda)
  • UNIT4 Agresso, Agresso Wholesale
  • Isah
  • Accountview

 

DigiOffice DMS App

Met de DigiOffice DMS App zijn facturen direct, snel en gemakkelijk af te handelen op uw smartphone of tablet. Bijvoorbeeld het goed- of afkeuren van inkoopfacturen en het lezen, controleren en geven van feedback op documenten. De DigiOffice DMS App is eenvoudig in het gebruik.

 

Stap 2: Faciliteer gemakkelijk zoeken en vinden facturen

Wilt u informatie snel voor handen hebben als een crediteur of debiteur mailt of belt over de status van een bepaalde factuur? Een DMS faciliteert het gemakkelijk zoeken en vinden van facturen.

 

Doordat DigiOffice iedere factuur op basis van de metadata en documentregels van uw organisatie automatisch op de juiste wijze opslaat, is het vinden van een factuur en alle statusgegevens uit het fiatteringsproces eenvoudig en gemakkelijk.

 

Stap 3: Automatiseer bewaartermijnen facturen

Van overheid en fiscus moet u facturen minimaal zeven jaar bewaren. Dit geldt ook bij digitale factuurverwerking. Met DigiOffice richt u de bewaar- en vernietigingstermijnen van facturen automatisch in aan de hand van de eisen van fiscale wet- en regelgeving.

 

Na betaling gaat het digitale bestand het goed beveiligde archief in. In de tussentijd en bij audits door accountant of fiscus kunt u per relatie alle documentatie rondom de factuur inzien. Met DigiOffice bent u dus compliant aan eisen van overheid en fiscus.

 

Via een ingestelde werkstroom op het document krijgt u of een collega vlak voor het verlopen van de ingestelde bewaartermijn een beoordelingstaak binnen. Daarbij is de keuze vernietigen, opnieuw bewaren, archiveren of overdragen. Afhankelijk van de gemaakte keuze krijgt de werkstroom zijn vervolg. Documenten kunnen ook de status krijgen dat ze permanent bewaard moeten blijven.

Alle informatie in één systeem.

Ontdek de DigiOffice mogelijkheden voor uw organisatie

 

 

 

DigiOffice

software oplossing

van IDB Groep

IDB Groep

Vijzelmolenlaan 2

3447 GX Woerden

Nederland

 

T: +31 348 465500

W: www.idbgroep.nl

E: info@idbgroep.nl

logo IDB Groep Woerden

Copyright © IDB Groep  | Disclaimer

IDB Groep is Microsoft Gold Certified Partner