Postregistratie

Registreert en verwerkt

uw post automatisch

Weet u hoeveel inkomende post uw organisatie maandelijks verwerkt? En hoeveel tijd daarmee is gemoeid? De route die een poststuk van de postkamer via de afdelingssecretaresses naar de uiteindelijk geadresseerde aflegt staat vast. Daar heeft u intern afspraken over gemaakt. Tijdens die route kan er echter ook van alles gebeuren. Bijvoorbeeld poststukken die te lang op de stapel blijven liggen, niet op tijd bij een collega komen of zelfs zoekraken.

 

Door alle inkomende poststukken te digitaliseren en te registreren creëert u een situatie waarin ook de verwerking – de workflow - digitaal kan verlopen. Brieven, offertes, rapporten en formulieren zijn door een scanapparaat te digitaliseren. Via ingestelde intelligente scanfuncties plaatst DigiOffice de post, na herkenning, automatisch in de juiste beveiligde digitale postbakjes.

 

Postregistratie

De medewerker ‘leegt’ na een melding per e-mail zijn postbakje ter registratie. Aan de hand van meta data uit het scanproces kan het registratiescherm op een aantal punten al ingevuld zijn. De werknemer vult ontbrekende informatie

aan, start een werkstroom met taken voor afhandeling door collega’s en het document krijgt de status ‘geregistreerd’. Zo krijgt ieder poststuk een uniek registratienummer mee. Op ieder moment en altijd is het terug te vinden door middel van full tekst search. Het zoekraken van correspondentie is geen issue meer.

 

Afhandeling

Uw huidige interne werkwijze voor postafhandeling is leidraad bij de inrichting van uw postverwerkingsproces in DigiOffice. Gehanteerde termijnen en voorwaarden kunnen aan de automatisch uitgedeelde taken verbonden worden. Bij het document zijn tijdens de afhandeling notities te plaatsen. De status van de afhandeling is op ieder moment door geautoriseerden in te zien. Zodra de hele route is voltooid, ontvangt de verantwoordelijke hiervan per e-mail een melding. Zelfs na archivering is bij een audit nog precies te achterhalen wat er met een bepaald poststuk is gebeurd.

 

 

Home

Informatie

Blog

 

 

 

DigiOffice

software oplossing

van IDB Groep

IDB Groep

Vijzelmolenlaan 2

3447 GX Woerden

Nederland

 

T: +31 348 465500

W: www.idbgroep.nl

E: info@idbgroep.nl

logo IDB Groep Woerden

Copyright © IDB Groep

Disclaimer | Privacy en Cookie statement