Nieuwsberichten

Waternet en DigiOffice

Waternet: “Maatwerk leveren met WhiteOffice.”
logo Waternet

Waternet: “Maatwerk leveren met WhiteOffice.”

“Flexibiliteit vind ik de belangrijkste eigenschap van WhiteOffice. Hierdoor kunnen wij al vele jaren maatwerkbrieven en –vergunningen leveren”, zegt Cees Fisser, medewerker Beleidsondersteuning en informatie bij de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving bij Waternet. Waternet is de gemeenschappelijke organisatie van het Waterschap Amstel, Gooi en Vecht en de gemeente Amsterdam en zorgt voor veilige dijken, schoon drinkwater, verwerking van afvalwater en nautisch toezicht op de Amsterdamse grachten. De twintig medewerkers van het team Vergunningen beoordelen dagelijks aanvragen voor de aanleg van onder andere bouwwerken in de buurt van dijken, het lozen van afvalwater en het verbouwen of vervangen van woonboten in de Amsterdamse grachten.

 

“Tijdens het verwerken van aanvragen maken we gebruik van verschillende brieven zoals een ontvangstbevestiging, een brief voor het opvragen van aanvullende gegevens, een ontwerp-vergunning waarop inspraak mogelijk is en een toezendbrief waarin de regels en eisen met betrekking tot het gebruik van een vergunning staan,” aldus Fisser die het team ondersteunt met modelbrieven in WhiteOffice, de huisstijlmodule van IDB Groep voor Microsoft Word.

Fisser: “Alle denkbare tekst die van toepassing kán zijn, staat in de modeldocumenten onder elkaar. In elk model zijn een of meer WhiteOffice pop-up keuzemenu’s ingebouwd. De vergunningverleners vullen de NAW-gegevens in en maken een tekstkeuze – soms uit wel tien varianten – waarna WhiteOffice alle overbodige informatie wist. Dat levert een tekst op die al voor 95-100% af is.”

 

Centraal beheer

Inmiddels werkt Waternet al vele jaren met WhiteOffice en ziet het bedrijf een aantal belangrijke voordelen. Zo maken alle vergunningverleners gebruik van hetzelfde basismodel. Ook blijft het aantal verschillende modeldocumenten heel overzichtelijk. Als door nieuwe wetgeving voorschriften wijzigen, kunnen de modeldocumenten, vanwege het centrale beheer in WhiteOffice, op de afdeling eenvoudig aangepast worden. Cees Fisser zegt hierover: “Toen een aantal jaar geleden de vergunningverlening op grond van Amsterdamse regels fuseerde met die voor het Waterschap, verdubbelde het aantal keuzes per modeldocument. Toch was het niet moeilijk om de nieuwe opties toe te voegen. Door een XML-koppeling met het postregistratiesysteem krijgen de twee groepen vergunningverleners alleen de opties aangeboden die voor hen van toepassing zijn. Die flexibiliteit is de belangrijkste eigenschap van WhiteOffice.”

 

Huisstijlwijziging

Er is al jaren sprake van een uitstekende samenwerking tussen Waternet en IDB Groep. Niels van der Steenhoven, Directeur Ontwikkeling van IDB Groep, vertelt: “Het was in het begin zeker een uitdaging om al die verschillende vergunningen in WhiteOffice onder te brengen. Met behulp van de wizard is dit samen met de afdeling aangemaakt waarna we het beheer hebben overgedragen aan Waternet.”

In 2016 heeft Waternet een huisstijlwijziging ondergaan. Daarin is bij de adresgegevens gekozen voor een afwijkend lettertype. Van der Steenhoven: “Door het adres als afbeelding in te voegen was het niet nodig dit lettertype bij 2.000 gebruikers te installeren. Bijkomend voordeel is dat medewerkers geen ongeldige wijzigingen kunnen maken in de adresgegevens. Huisstijlwijzigingen zijn voor ons leuke projecten. Vooral omdat een klant het voordeel van DigiOffice Huisstijl nogmaals beleeft. Alle documenten, zowel nieuwe als de honderden beschikbare standaarddocumenten, worden namelijk vanzelf omgezet naar de nieuwe huisstijl. Maar ook reeds gemaakte documenten kan een medewerker opnieuw gebruiken. Men opent in WhiteOffice de oude brief, klikt op de knop Gegevens Wijzigen, kiest indien nodig een andere geadresseerde en het document wordt vernieuwd naar de nieuwe huisstijl.”

 

Home

Informatie

Blog

 

 

 

DigiOffice

software oplossing

van IDB Groep

IDB Groep

Vijzelmolenlaan 2

3447 GX Woerden

Nederland

 

T: +31 348 465500

W: www.idbgroep.nl

E: info@idbgroep.nl

logo IDB Groep Woerden

Copyright © IDB Groep

Disclaimer | Privacy en Cookie statement