Zorg

Processen managen om kwalitatief

goede zorg te verlenen

Kwaliteitsdocumenten

Centraal borgen, publiceren en beheren

van kwaliteitsdocumenten.

Document management

Veilig en efficiënt beheren van uw documenten,

e-mails, projecten dossiers en werkstromen.

Documentcreatie

E-mail, correspondentie en presentatie

altijd automatisch in huisstijl.

Marktwerking, regelgeving, nieuwe behandelmethodes, accreditering, informatievoorziening, vergaderingen, roosterplanning et cetera: u moet veel processen in uw zorginstelling managen om kwalitatief goede zorg te verlenen aan cliënten en een goede werkomgeving te bieden aan collega’s. U zet hier allerlei middelen voor in. Besteedt u diezelfde zorg ook aan alle inkomende, interne en uitgaande document- en informatiestromen tussen collega’s, naar cliënten, zorgpartners en instanties? Of kan het bedrijfsmatig nog beter en efficiënter?

DigiOffice biedt oplossingen voor uw facilitaire processen. Zo faciliteert DigiOffice het proces om documentatie zoals kwaliteitsdocumenten, werkinstructies, handleidingen, procedures en protocollen rondom de certificering up to date te hebben (Kwaliteitsdocumenten).

Processen zoals het verwerken van mutaties, post, facturen, contracten, kwaliteitsdocumenten en publicaties kunt u met DigiOffice digitaliseren in werkstromen. Via geïntegreerde huisstijlautomatisering in Outlook, Word, PowerPoint en Excel (DigiOffice Documentcreatie) kunnen u en uw collega’s de bedrijfsidentiteit uniform – vanaf elke locatie - in e-mailverkeer, correspondentie en presentaties uitdragen naar cliënten en partners in de zorgketen. Voor uw instelling is het uitermate belangrijk dat u zorgvuldig met documenten en informatie omgaat. Met DigiOffice regelt u dit met zaken als e-mailarchivering, postverwerking, een digitaal archief, versiebeheer, dossieropbouw, (document management). Daarnaast kunt u vanuit DigiOffice contactgegevens beschikbaar hebben op een tablet (Mobile CRM).

Zó zet GGzE DigiOffice DMS in:

bestuurssecretaris Knippers vertelt

Ellen Knippers, Secretaris van de Raad van Bestuur van GGz Eindhoven en de Kempen (GGzE): “We waren al redelijk koploper met het vergaderen via de vergaderapp, maar we merkten dat het proces rondom vergaderingen – de vergaderstukken en de vervolgstappen en acties na een vergadering – niet gedigitaliseerd was. We hadden netwerkschijven vol documenten en dezelfde documenten op verschillende plekken opgeslagen. Daardoor hadden we ook moeite met ons versiebeheer. Wat is nu de laatste versie van een document en waar staat deze?.”

GGzE wilde verandering brengen in deze situatie en koos voor document management systeem DigiOffice. Ellen Knippers vertelt waar de zorgorganisatie de documentbeheer software voor inzet: “Het werkt nu zo dat alle documenten in onze organisatie gemaakt worden vanuit DigiOffice. Deze stukken koppelen we aan bepaalde vergaderingen. Vervolgens staan de documenten in onze vergaderapp OurMeeting tijdig klaar om ze tijdens de vergadering te bespreken . Alle acties die we in de vergadering nemen, koppelen we in DigiOffice weer aan de geregistreerde documenten.” GGzE gebruikt hiervoor onder andere de functionaliteiten Document Management Systeem (DMS), Customer Relationship Management (CRM) en Workflow Management van DigiOffice. Bovendien gebruikt GGzE DocumentCreatie, de huisstijl functionaliteit binnen DigiOffice, om ervoor te zorgen dat documenten en e-mails automatisch van de juiste huisstijlkenmerken worden voorzien.

“Wij zetten DigiOffice nu al een aantal jaar bij GGzE in. Ik vind het zelf een erg prettige manier van werken. Het is heel efficiënt. Sinds we met DigiOffice werken, kunnen we beter nakijken welke documenten in vergaderingen zijn besproken en wat de vervolgstappen zijn. We zijn nooit meer stukken kwijt,” aldus Ellen Knippers.

Ellen Knippers is Secretaris van de Raad van Bestuur van GGzE en coördinator voor Plantree. Ze is verantwoordelijk voor besluitvormingsprocedures, de vergaderingen, de vergaderstructuur en de archivering van allerlei stukken.