Dossiers

Opbouw en beheer van digitale dossiers

Met digitale dossiers in DigiOffice zijn uw dossiers altijd veilig en online vanaf iedere werkplek beschikbaar voor bevoegden. Het aanleggen en bijwerken van digitale dossiers doen medewerkers centraal en op uniforme werkwijze. Toegang tot informatie en bevoegdheden op dossiers regelt u in DigiOffice automatisch in.

 

Digitale dossiers vormen

Voor goede dossiervorming zijn alle documenten en correspondentie van alle betrokken partijen - binnen en buiten de organisatie - van belang. U kunt in DigiOffice daarom alle bestanden zoals brieven, rapporten, PDF's, afbeeldingen en tekeningen registreren en direct koppelen aan personen, relaties, projecten, afspraken en andere dossiers. Zo is het opbouwen van digitale dossiers in DigiOffice volledig en overzichtelijk. En bestaat de mogelijkheid om hiërarchische dossierstructuren op te zetten per relatie. Hiermee zijn meerdere dossiers tegelijkertijd te beheren.

 

Digitale dossiers beveiligen

Toegang tot dossiers en documenten is rol- en/of functiegebonden ingeregeld. U bepaalt wie, wat, waar mag. Dat kan wisselen van alleen lezen, toevoegen, wijzigen tot verwijderen. Ook bij samenwerking met externen kunt u de toegang van derden tot documenten en dossiers perfect instellen. Bijvoorbeeld via een Extranet portaal.

Digitale dossiers beheren

Het beheren van dossiers is uitstekend door medewerkers uit te voeren. Versiebeheer op documenten zorgt ervoor dat een dossier altijd bestaat uit de laatste versies van documenten. Een document komt namelijk maar een keer, geregistreerd in een centrale database, voor. Ook voegt DigiOffice rapporten en brieven op basis van huisstijl automatisch toe aan een dossier. Daarnaast krijgt ingevoerde informatie direct de afgesproken bewaar- en vernietigings-termijn mee.

 

Zoeken en vinden van informatie in dossiers

De krachtige zoekfunctie en full tekst search in DigiOffice zorgen voor gestructureerde overzichten. De virtuele mappenstructuur is gebruiksvriendelijk en herkenbaar voor medewerkers. Documenten zijn direct als PDF-preview in te zien. Werknemers kunnen daarnaast extra labels en kenmerken toekennen aan zowel documenten als dossiers om de vindbaarheid te verhogen.

 

Automatische meldingen over dossiers

Aan digitale dossiers kunt u meldingen, acties en werkstromen koppelen. Bijvoorbeeld dat er een melding wordt afgegeven als er documenten aan een bepaald dossier worden toegevoegd of juist zijn vernietigd. Maar u kunt ook een actie toekennen aan een dossier om e.e.a. uit te zoeken of rondsturen ter goedkeuring.

 

Home

Informatie

Blog

 

 

 

DigiOffice

software oplossing

van IDB Groep

IDB Groep

Vijzelmolenlaan 2

3447 GX Woerden

Nederland

 

T: +31 348 465500

W: www.idbgroep.nl

E: info@idbgroep.nl

logo IDB Groep Woerden

Copyright © IDB Groep

Disclaimer | Privacy en Cookie statement