Slim documentbeheer met grip en overzicht
DigiOffice DMS is een document management systeem (DMS) waarmee je documenten, data en informatie direct registreert via één krachtig platform – volledig geïntegreerd met microsoft 365 en je andere systemen. Geen zoekwerk meer, maar wel structuur, overzicht en controle. van het eerste concept tot de definitieve goedkeuring: documenten zijn altijd actueel, veilig opgeslagen en direct terug te vinden.
Ontdek de kracht van DigiOffice als document management systeem
Slim in gebruik, betere informatiestructuur en minder ICT-beheer
Zonder structuur raakt je documentbeheer versnipperd
Documenten staan verspreid over mappen, mailboxen, teams-kanalen of persoonlijke schijven. niemand weet zeker wat de laatste versie is, wie waarvoor verantwoordelijk is of waar iets staat. Dat zorgt voor ruis, fouten en risico’s bij audits. Versiebeheer ontbreekt en medewerkers verliezen onnodig tijd. Zeker bij hybride werken of projectgestuurde processen leidt dit tot frustratie, extra kosten en compliance-risico’s. DigiOffice voorkomt dat – en brengt structuur terug in elk documentproces.
Met DigiOffice heb je documenten, e-mails, data en acties die relevant zijn overzichtelijk beschikbaar in één centraal systeem. Alles is snel te vinden, te starten, te creëren, samen te gebruiken, vast te leggen en te delen.
DigiOffice stroomlijnt ondersteunende bedrijfsprocessen 24/7. Informatie wordt automatisch vastgelegd, beveiligd en geborgd – volledig volgens je bedrijfsregels. Zo krijg je dankzij betrouwbare registratie van bewijsvoering grip op regelgeving, certificering en kwaliteitsborging.
Altijd en overal actuele informatie op het juiste moment voor de juiste persoon beschikbaar.
Baker Tilly N.V.
- Matthijs de Zoeten, ICT Manager Baker Tilly
We zijn slimmer gaan werken door onze werkprocessen als accountancy en fiscale dienstverlener centraal onder te brengen in DigiOffice, voor alle circa 850 professionals.
Burgland Bouw
- Vincent van der Dussen, Controller Burgland Bouw
Alle aanvragen en benodigde documenten zetten we met één druk op de knop via DigiOffice uit naar onderaannemers.
Centraal overzicht: altijd de juiste informatie direct binnen handbereik
Wist je dat de hoeveelheid bedrijfsinformatie elke twee jaar verdubbelt?
Dankzij het centrale overzicht in DigiOffice zijn medewerkers gefocust en verdwalen ze niet in losse bestanden of complexe structuren. Ze hebben met DigiOffice snel en eenvoudig de juiste informatie binnen handbereik.
Direct overzicht, direct aan de slag
Medewerkers hebben snel, eenvoudig en volledig toegang tot alle documenten. dankzij één centraal overzicht werken ze gericht en efficiënt – zonder te zoeken of fouten te maken.
DigiOffice automatiseert drie cruciale stappen in documentbeheer:
- bestandsnaam automatisch mee via bedrijfsregels en metadata
- documenten automatisch op de juiste plek opgeslagen
- levenscyclus automatisch geregeld voor structuur en governance
Slimme toegangsbeveiliging, altijd en overal veilig werken
DigiOffice zorgt dat alleen de juiste personen bij informatie kunnen, op basis van rol, functie of groep. Zo blijft alles centraal toegankelijk én goed beschermd – waar je ook werkt.
DigiOffice sluit naadloos aan op Microsoft Entra ID voor identiteits- en toegangsbeheer. Met single sign-on, mfa en voorwaardelijke toegang werk je ook veilig samen met externen.
Workflowmanagement, versnelt én versterkt processen
Digitaliseer en automatiseer bedrijfsprocessen met workflows in DigiOffice. Zo werk je slimmer, uniformer en altijd volgens bedrijfsregels en wet- en regelgeving.
DigiOffice biedt krachtige workflowfunctionaliteiten:
- organiseer en volg processen centraal en efficiënt
- realiseer uniforme werkwijzen en kortere doorlooptijden
- toepasbaar op relaties, projecten, dossiers en bedrijfsspecifieke objecten
Ontdek hoe je overzicht en controle krijgt over je documenten en informatiestromen
Versiebeheer
Beschik altijd over de juiste versie, werk samen zonder verwarring.
Projectbeheer
Bewaak de kwaliteit van projecten van start tot afronding. centraal inzicht, minder fouten.
Dossierbeheer
Volledige controle over je dossiers, automatiseer het beheer met acties en werkstromen.
Digitale ondertekening
Teken documenten rechtsgeldig via elk (mobiel) device – intern én extern.
Retentiebeheer
Stel automatisch bewaartermijnen in, volgens beleid en wetgeving.
Optimaal samenwerken
Maak informatie veilig toegankelijk voor externe partijen, volledig gecontroleerd.
Praktische AI-functies, slim geïntegreerd in DigiOffice
Stel een vraag en ontvang direct een gericht antwoord van de DigiOffice Assistent die geïntegreerd is in het centrale, vernieuwde dashboard.
Bekijk razendsnel de inhoud van een document via een automatische samenvatting, zonder het bestand te openen.
AI-functie voegt trefwoorden automatisch toe aan beeldmateriaal zodat afbeeldingen op diverse manieren direct vindbaar zijn binnen het systeem.
Samenwerken aan succes
Persoonlijk en dichtbij
Snelle hulp bij vragen en meldingen, bij DigiOffice zijn de lijnen kort.
Samen sterker
Jouw digitale werkomgeving: vandaag samenwerken aan de uitdagingen van morgen.
Software van eigen bodem
In eigen huis ontwikkeld, voor en in samenwerking met klanten.
Succesverhalen: digitalisering in de praktijk
Baker Tilly
Slimmer en uniform samenwerken
Met 13 vestigingen zocht Baker Tilly naar een DMS dat efficiënt documentbeheer en samenwerking mogelijk maakte. DigiOffice bood de oplossing: standaardisering, geautomatiseerde workflows en een centrale opslag. Het resultaat? Een gestroomlijnde werkwijze en meer focus op klanten.
Pala Group
Gestroomlijnd digitaal verkoopproces
Als automotive groep met meerdere dealerbedrijven had Pala Group behoefte aan structuur en efficiëntie. DigiOffice bracht alle documenten en workflows samen in één centraal systeem. Het verkoopproces verloopt nu sneller, zonder zoekwerk of dubbele invoer, met 50% tijdswinst.
Dijkhof Bouw
Grip op bedrijfsvoering door digitalisering
Dijkhof Bouw koppelt AFAS ERP met DigiOffice DMS en creëert zo een gestroomlijnd proces voor offerte- en projectbeheer. Met één dashboard hebben ze direct inzicht in alle lopende projecten, waardoor ze nauwkeuriger kunnen plannen, bijsturen en transparanter werken.
Complete digitale werkplek ondersteunt jou slim in je werk
Naast automatisch documentbeheer zorgt DigiOffice er ook voor dat de huisstijl van jouw organisatie moeiteloos wordt toegepast in alles wat je naar buiten communiceert.
Huisstijl automatisch in alle documenten
DigiOffice borgt je huisstijl – zonder handmatige handelingen – volledig in documenten, e-mails en presentaties. Werken in de juiste branding wordt zo vanzelfsprekend, ook binnen Microsoft 365-applicaties zoals Outlook, Word, PowerPoint en Excel. Zo heb je een herkenbare en professionele uitstraling in álle communicatie.
DigiOffice automatiseert de toepassing van je huisstijl op elk niveau:
- voorziet documenten vanuit Word of PowerPoint automatisch van de juiste sjablonen en opmaak
- zorgt via de DocumentGenerator dat ook output uit ERP-, HRM- en andere systemen altijd voldoet aan je visuele identiteit
- past wijzigingen in logo, adresgegevens of merknamen centraal aan – met directe doorwerking in alle communicatie
Zo werk je professioneel, herkenbaar en eenduidig – elke dag opnieuw.
Deze organisaties vertrouwen op DigiOffice Enterprise:
Integraties, delen en samenwerken
DigiOffice stroomlijnt document- en informatiestromen vanuit Microsoft 365, Teams, SharePoint en andere platformen, volledig geïntegreerd in één digitale werkplek. Slimme koppelingen en API’s voorkomen dubbele invoer, zo werk je efficiënter en altijd met actuele informatie.
Microsoft 365
Werk altijd met actuele informatie en documenten via de DigiOffice voor Office add-ins in je Microsoft 365-omgeving. Documenten zijn automatisch voorzien van de juiste huisstijl.
Microsoft Teams
Centraal document- en informatiebeheer door DigiOffice maakt informatie ook in elke teamsite beter vindbaar, sneller gedeeld en veiliger opgeslagen, zonder dat je Teams hoeft te verlaten
SharePoint (online)
Sla documenten en informatie automatisch en veilig op met metadata. Direct in het juis- te projectportaal, site of bibliotheek binnen SharePoint (online). Zo creëer je overzicht en structuur in elk project of dossier.
ERP en andere platformen en applicaties
Integreer DigiOffice met je favoriete platformen zoals 4PS, AFAS, Fobis, Relatics, Mailplus of VISMA | PinkWeb. Dankzij deze integraties slaat DigiOffice documenten en data die aan ERP-objecten of andere systemen zijn gekoppeld, automatisch op de juiste plek op. Dit zorgt voor complete en toegankelijke dossiers voor projecten, relaties en stakeholders.
Werk efficiënter met volledige grip op documenten en informatiestromen
Eén platform voor grip op processen, documenten én informatie
Met DigiOffice werk je in één overzichtelijk systeem dat processen, documenten en informatie samenbrengt.
Van de corporate identity tot documentbeheer en van relatiebeheer tot geautomatiseerde werkstromen – je houdt grip, verhoogt de efficiëntie en waarborgt nauwkeurigheid.
- Standaarddocumenten voor nauwkeurigheid
- Tekstwizards & blokken voor standaardisatie
- Automatische werkstromen voor borging
- Versiebeheer voor actuele informatie
- Traceerbare & inzichtelijke document lifecycle
Samen succesvoller met DigiOffice
Meer dan 35 jaar ervaring
Ruim 35 jaar van groei, ontwikkeling en ervaring. Jaren waarin we de ontwikkelingen in het informatielandschap op de voet volgden en blijven volgen om het verschil te maken voor onze klanten.
Development
DigiOffice is een 100% Nederlands product. Alles bedenken, ontwerpen, coderen en testen we op het kantoor in Woerden. Nieuwe ontwikkelingen maken we op basis van visie én vragen van klanten.
Consultancy
Efficiënt en effectief software implementeren op basis van onze bewezen best practices: onze projectleiders en consultants staan voor je klaar!
Training
Ervaar de gebruiksvriendelijkheid van DigiOffice in de praktijk: leer samen met je collega’s de mogelijkheden van DigiOffice kennen in een praktijkgerichte training.
ServiceCenter
Binnen kantooruren krijg je ondersteuning en support door specialisten. Eén aanspreekpunt voor al je helpdeskvragen over DigiOffice.
Ralf Benschop
Sales manager
Tilly Koot
Progammeur
Erwin Claessens
Projectleider
Contact opnemen met DigiOffice
Heb je een vraag of wil je een adviseur spreken?
Laat dan hieronder een bericht achter of bel naar 0348 465 500
