Flinke tijdswinst voor DC Vastgoed met DigiOffice Enterprise

Waarom vastgoedbedrijf DC Vastgoed automatiseert met DigiOffice.

01. Over DC Vastgoed

DC Vastgoed ontwikkelt en exploiteert al bijna 30 jaar projecten op het gebied van winkelen, wonen en werken. DC Vastgoed vernieuwt, renoveert, breidt uit en verduurzaamt, waarna de projecten worden toegevoegd aan de beleggingsportefeuille. Bij deze projecten ontstaan veel belangrijke documenten zoals tekeningen, offertes, contracten etc., die allemaal handmatig opgeslagen en gearchiveerd werden. DC Vastgoed ging op zoek naar een efficiënte oplossing voor e-mail archivering.

02. Uitdagingen: het efficiënt beheren en bewaren van belangrijke documenten

Hans Peter de Ruiter, financieel directeur bij DC Vastgoed, vertelt: “In onze e-mails, en zeker in de bijlagen daarvan, staan vaak belangrijke afspraken. Die moeten we jaren bewaren en ook kunnen terugvinden. Goed archiveren is dus essentieel. Dat deden we altijd op een omslachtige manier: we kopieerden de e-mails naar Word en sloegen die vervolgens in een map op.”

Een tijdrovend klusje, zo heeft De Ruiter becijferd. “Ons secretariaat was zo’n 40% van de week bezig met het opslaan en archiveren van documenten. Denk aan e-mails, contracten en tekeningen. Twee dagen per persoon, dat is enorm veel tijd.”

03. De selectie: hoe vind je tussen zo’n 200 aanbieders de beste?

Om een gedegen keuze te kunnen maken, heeft DC Vastgoed een Adviesbureau IJsselvliet uit Zwolle gevraagd een analyse te maken: wat hadden we exact nodig?’

Overtuigende winnaar

IJsselvliet is vervolgens de markt gaan verkennen. “Uiteindelijk hebben drie partijen een pitch gehouden”, zegt De Ruiter. DigiOffice won overtuigend, voornamelijk vanwege de compleetheid en gebruiksvriendelijkheid van de software. ‘”Andere partijen waren op dat gebied minder overtuigend. Systemen waren te groot of te complex.”

04. De oplossing: ondersteuning van documenten én processen met een DMS 

Wat begon bij de behoefte om e-mails beter te archiveren, mondde uit in complete software om álle documentstromen te beheren: DigiOffice Enterprise. Hans Peter de Ruiter van DC Vastgoed vertelt een duidelijk verhaal: ‘Dankzij DigiOffice hebben we een enorme inhaalslag op het gebied van digitalisering kunnen maken.’

• DMS Documentmanagement: voor het eenmalig, eenduidig en centraal opslaan van informatie. Documenten worden nu gekoppeld aan de bedrijven en contactpersonen, en ook aan de vastgoedobjecten en projecten. Zo is voor alle medewerkers de relevante informatie centraal beschikbaar.’
• CRM Relatiebeheer: voor het centraal beheren van NAW-gegevens van bedrijven en contactpersonen. Dit werd in het verleden in Outlook gedaan, waardoor er bij verschillende medewerkers verschillende gegevens beschikbaar waren.
• Huisstijlbeheer: voor het genereren van huisstijldocumenten vanuit Word, Outlook, PowerPoint en Excel. Deze documenten kunnen ook direct in DigiOffice DMS vastgelegd worden. Dankzij de standaarddocumenten maak je met minimale aanpassingen een document, bijvoorbeeld een koop- of huurovereenkomst.

En de e-mailarchivering, daar waar het allemaal mee begon?
Daarvoor werkt DC Vastgoed nu met een Outlook add-in, in combinatie met het DMS: “medewerkers kunnen nu zelf e-mails en documenten registreren in DigiOffice door deze naar een project te slepen, zonder overbodige tussenstap van kopiëren en plakken. Ook kunnen mails – én andere documenten – automatisch worden opgeslagen en in de juiste versie worden teruggevonden.”

05. Ook interessant voor andere vastgoedbedrijven

Voor DC Vastgoed is DigiOffice een schot in de roos. “Ook voor andere vastgoedbedrijven kan DigiOffice interessant zijn,” zegt Guido van Leeuwen, senior projectleider bij DigiOffice. “Alleen al omdat je zelf objecten kunt definiëren, zoals vastgoedobjecten. Je bepaalt daarbij zelf welke gegevens vastgelegd moeten worden. Documenten kunnen vervolgens aan deze objecten worden gekoppeld.

Voor vastgoedbedrijven is het een voordeel om documenten inzichtelijk te hebben per relatie, bijvoorbeeld een projectontwikkelaar met meerdere vastgoedobjecten, of juist per vastgoedobject – met meerdere relaties, zoals de projectontwikkelaar, kopers en huurders.”

06. Voorbeelden van procesautomatisering

Met de werkstromen automatiseert DC Vastgoed verschillende processen in de organisatie. Een aantal voorbeelden:

• Inkomende post: “Inkomende post wordt via een informatieve werkstroom doorgestuurd aan de medewerkers waarvoor dit interessant is.”
• Goedkeuringsproces: “Documenten worden intern ter review aangeboden via een werkstroom. Je hebt hiermee altijd inzicht bij welke collega een document ligt en wat de status is. Bovendien zijn alle opmerkingen, inclusief eerdere versies van een document, bij elkaar beschikbaar.”
• Bewaartermijn: DC Vastgoed beschikt over veel documenten met een bewaarplicht. Hiervoor kun je automatisch een minimale of maximale bewaartermijn instellen, waarna je de gegevens bijvoorbeeld opnieuw aangeboden krijgt, of automatisch archiveert of verwijdert.

07. Het resultaat: DigiOffice bleek een schot in de roos

• Tijdwinst: Het secretariaat is niet langer 40% van de tijd bezig met het opslaan en archiveren van documenten, deze tijd kunnen we nu aan andere zaken besteden.
• Gemak: Sneller en makkelijker werken, ook samen met collega’s. “Het komt nogal eens voor bij ons dat we onder gezamenlijke redactie aan een document werken. In DigiOffice kan dat op een heel efficiënte manier.”
• Inhaalslag digitalisering: Ooit, in de jaren negentig, liep DC Vastgoed voorop op het gebied van digitalisering, zo stelt De Ruiter. “Met ons mailsysteem streefden we toentertijd al naar een papierloos kantoor. Daarna zijn we achterop geraakt. Dankzij DigiOffice hebben we een enorme inhaalslag op het gebied van digitalisering kunnen maken.”