SharePoint vormt voor veel organisaties een logische basis voor samenwerken en documentopslag binnen Microsoft 365. In de praktijk ontstaan er rondom documentbeheer vaak aanvullende wensen, zoals automatische opslag, versiebeheer, toegangsbeheer, workflows en structuur over meerdere systemen.
Daarnaast spelen ook andere aspecten een belangrijke rol, zoals het automatisch toepassen van de juiste huisstijl in documenten en het uniform inrichten van opslagomgevingen.
SharePoint wordt door veel organisaties ingezet voor documentbeheer, maar vraagt in de praktijk om aanvullende inrichting voor volledig gecontroleerd documentbeheer. DigiOffice sluit naadloos aan op SharePoint en versterkt documentbeheer op precies die punten. Van documentcreatie in de juiste huisstijl tot automatische opslag en inrichting van opslagstructuren: DigiOffice brengt regie in documenten, data en informatie.
Wat SharePoint goed doet
SharePoint is een krachtig platform binnen Microsoft 365 en wordt door veel organisaties ingezet voor samenwerking en documentopslag. Het biedt een centrale plek waar documenten kunnen worden opgeslagen, gedeeld en bewerkt.
Met SharePoint kunnen teams eenvoudig samenwerken in documenten, informatie delen en werken vanuit één digitale werkomgeving. Dankzij de integratie met applicaties zoals Microsoft Teams, Outlook en OneDrive sluit het goed aan op de dagelijkse manier van werken.
Voor veel organisaties vormt SharePoint daarom een logische basis voor documentbeheer.
Waar ontstaan in de praktijk aanvullende wensen?
Hoewel SharePoint een sterke basis biedt voor samenwerking en documentopslag, ontstaat in de praktijk vaak behoefte aan meer regie, structuur en automatisering binnen documentbeheer.
Voor IT- en informatiemanagers betekent dit dat documentopslag en -beheer al snel versnipperd raken. Documenten worden handmatig opgeslagen, waardoor verschillen ontstaan in naamgeving, opslaglocaties en toegangsrechten. Dit maakt het lastig om uniformiteit, beveiliging en beheersbaarheid te waarborgen.
Daarnaast groeit de complexiteit wanneer documenten verspreid staan over meerdere omgevingen, zoals SharePoint, Teams, e-mail en andere systemen. Hoewel functionaliteiten zoals versiebeheer beschikbaar zijn in SharePoint, worden deze in de praktijk niet altijd uniform toegepast. Dit maakt het lastiger om consistentie en overzicht te behouden.
Ook ontstaan er aanvullende eisen, zoals het automatisch toepassen van de juiste huisstijl in documenten en het uniform inrichten van opslagstructuren over teams, projecten en dossiers. Voor IT betekent dit extra beheerlast en minder grip op de informatievoorziening.
Wat doet een document management systeem (DMS) anders dan SharePoint?
Een document management systeem (DMS) bouwt voort op de mogelijkheden van SharePoint, maar voegt daar structuur, automatisering en regie aan toe binnen documentbeheer.
Waar SharePoint vooral een platform biedt voor opslag en samenwerking, zorgt een DMS ervoor dat documenten automatisch worden opgeslagen, beheerd en teruggevonden volgens vaste regels en processen.
Dit betekent dat documentbeheer niet langer afhankelijk is van gebruikers, maar wordt gestuurd vanuit inrichting en beleid.
Een DMS zorgt onder andere voor:
- automatische opslag van documenten op de juiste plek
- uniforme toepassing van metadata en naamgeving
- consistent versiebeheer volgens vaste regels
- centraal toegangsbeheer op basis van rollen en teams
- geautomatiseerde workflows voor documentprocessen
- structuur over meerdere systemen en omgevingen
Daarnaast sluit een DMS aan op andere systemen binnen de organisatie, zoals ERP- en HRM-oplossingen, waardoor documenten altijd gekoppeld zijn aan de juiste context, zoals projecten, klanten of dossiers.
Wat is het verschil tussen SharePoint en een DMS?
Naast documentbeheer speelt ook de inrichting van opslag en structuur een belangrijke rol. DigiOffice automatiseert deze inrichting en maakt een flexibele opslagstrategie mogelijk
| Onderdeel | SharePoint | Document Management Systeem (DMS) |
| Documentopslag | Centrale opslag van documenten | Centrale opslag van documenten |
| Samenwerken | Sterk in samenwerking binnen Microsoft 365 | Sterk in samenwerking binnen Microsoft 365 |
| Versiebeheer | Beschikbaar, afhankelijk van inrichting | Automatisch en uniform geregeld |
| Metadata & structuur | Afhankelijk van inrichting en gebruik | Standaard en automatisch toegepast |
| Opslag van documenten | Handmatig door gebruikers | Automatisch op basis van regels en metadata |
| Toegangsbeheer | Mogelijk, handmatig ingericht | Automatisch en centraal geregeld |
| Workflows | Beperkt of afhankelijk van extra tools | Geautomatiseerd en geïntegreerd |
| Koppelingen met systemen | Beperkt of maatwerk | Integraties mogelijk met ERP, HRM en andere systemen |
| Microsoft 365 integratie | Native onderdeel van Microsoft 365 | Volledig geïntegreerd en aanvullend op Microsoft 365 |
| Storage provisioning | Handmatig inrichten van omgevingen | Automatische inrichting van opslagstructuren en omgevingen |
| Flexibele opslagstrategie | Gericht op SharePoint-opslag | .Slimme verdeling tussen opslaglocaties (zoals SharePoint en Azure) |
| Overzicht & regie | Afhankelijk van inrichting | Centrale regie op documenten en informatie |
Wanneer is SharePoint voldoende en wanneer heb je een DMS nodig?
DigiOffice biedt bedrijven de mogelijkheid om hun documenten centraal en digitaal op te slaan, waardoor informatie toegankelijker en veiliger wordt. Dit betekent dat er geen fysieke documenten meer nodig zijn, wat zowel tijd als geld bespaart. Medewerkers kunnen gemakkelijk en veilig toegang krijgen tot de benodigde documenten, ongeacht waar ze zich bevinden.
In de praktijk ontstaat echter vaak behoefte aan meer regie op documenten en informatie. Zeker wanneer organisaties groeien, projectmatig werken of meerdere systemen gebruiken, wordt het belangrijk om documentbeheer centraal te sturen en te automatiseren.
Een document management systeem (DMS) wordt met name interessant wanneer:
- documenten verspreid raken over meerdere systemen en omgevingen
- structuur en uniformiteit moeilijk te waarborgen zijn
- versiebeheer en toegangsrechten afhankelijk zijn van gebruikers
- documentprocessen zoals workflows en goedkeuringen belangrijk worden
- documenten gekoppeld moeten worden aan projecten, klanten of dossiers
- er behoefte is aan centrale regie op documentbeheer
DigiOffice sluit hierbij naadloos aan op SharePoint en versterkt documentbeheer op precies deze punten. Zonder je bestaande werkomgeving te vervangen, voeg je structuur, automatisering en controle toe aan documenten, data en informatie.
DigiOffice wordt in de praktijk vaak ingezet naast een bestaande SharePoint-omgeving. Organisaties behouden hun vertrouwde Microsoft 365-werkplek, terwijl DigiOffice zorgt voor extra structuur, automatisering en regie binnen documentbeheer.
Veelgestelde vragen over SharePoint en documentbeheer
Is SharePoint een document management systeem (DMS)?
SharePoint biedt mogelijkheden voor documentopslag en samenwerking, maar is geen volledig document management systeem. Voor gestructureerd documentbeheer zijn aanvullende functionaliteiten nodig, zoals automatisering en centrale regie.
Door gebruik te maken van tools zoals DigiOffice, kunnen bedrijven hun processen optimaliseren en hun digitale transformatie versnellen.
Kan SharePoint gebruikt worden voor documentbeheer?
Ja, SharePoint wordt veel gebruikt voor documentbeheer. In de praktijk blijkt het echter lastig om documentbeheer volledig uniform en geautomatiseerd in te richten zonder aanvullende oplossingen.
Wat is het verschil tussen SharePoint en een DMS?
SharePoint biedt een sterke basis voor samenwerking en opslag. Een DMS voegt daar structuur, automatisering en regie aan toe, waardoor documentbeheer consistenter en efficiënter wordt.
Wanneer heb je een DMS nodig naast SharePoint?
Een DMS is interessant wanneer documenten versnipperd raken, processen complexer worden en er behoefte ontstaat aan structuur, automatisering en controle.
Hoe vult DigiOffice SharePoint aan?
DigiOffice sluit naadloos aan op SharePoint en versterkt documentbeheer met automatische opslag, workflows, toegangsbeheer, documentcreatie en centrale regie.
Ontdek hoe DigiOffice SharePoint versterkt
Ontdek hoe DigiOffice documentbeheer automatiseert
