Wat is bewaarplicht administratie en waarom is het belangrijk?

In Nederland zijn veel bedrijven en zelfstandigen wettelijk verplicht om hun administratie te bewaren. Deze bewaarplicht is bedoeld om te zorgen voor een goede en transparante bedrijfsvoering, en om bijvoorbeeld de Belastingdienst in staat te stellen om te controleren of de juiste belasting wordt afgedragen. Het niet naleven van de bewaarplicht kan leiden tot boetes en andere sancties.

De bewaartermijn is de periode gedurende welke bepaalde documenten en gegevens moeten worden bewaard voordat ze kunnen worden vernietigd of verwijderd. De bewaartermijnen kunnen variëren afhankelijk van het type document of gegevens en de toepasselijke wet- en regelgeving.

Hieronder vind je enkele voorbeelden:

1. Financiële administratie:

Dit omvat onder andere facturen, bonnen, bankafschriften, contracten, correspondentie, jaarrekeningen en belastingaangiften en -aanslagen. Deze documenten dienen gedurende 7 jaar te worden bewaard, zowel in papieren als digitale vorm.

2. Personeelsadministratie

Werkgevers zijn verplicht om de personeelsadministratie 10 jaar lang te bewaren. Hieronder vallen onder andere arbeidsovereenkomsten, loonbelastingverklaringen, verzuimregistratie, verlofaanvragen en salarisadministratie.

3. Belastingzaken

Als je een eigen bedrijf hebt, dien je de administratie van de omzetbelasting en inkomstenbelasting gedurende 7 jaar te bewaren. Voor de vennootschapsbelasting geldt een bewaarplicht van 10 jaar. Ook andere belastinggerelateerde documenten, zoals facturen en betaalbewijzen, dienen 10 jaar lang bewaard te worden.

4. Subsidieadministratie

Organisaties die subsidies ontvangen, moeten de administratie hiervan 10 jaar lang bewaren. Dit geldt voor alle documenten die betrekking hebben op de subsidie, zoals aanvragen, toekenningen, afwijzingen en verantwoordingen.

5. Verzekeringen:

Bij het afsluiten van verzekeringen is het belangrijk om de polisvoorwaarden en verzekeringsdocumenten ten minste 10 jaar te bewaren.

6. Medische dossiers:

In de meeste landen dienen medische dossiers gedurende een bepaalde periode bewaard te worden, bijvoorbeeld 15 jaar in Nederland vanaf de laatste behandeling. Na deze periode mogen ze worden vernietigd, tenzij er een wettelijke of professionele verplichting bestaat om ze langer te bewaren.

In dit artikel

In dit kennisartikel zullen we meer in detail ingaan op wat de bewaarplicht inhoudt, wie eraan moet voldoen, en hoe je als ondernemer kunt zorgen dat je aan de bewaarplicht voldoet.

• Wat is bewaarplicht?
• Bewaarplicht Financiële administratie
• Bewaarplicht Personeelsadministratie
• Bewaarplicht Belastingzaken
• Bewaarplicht Subsidieadministratie
• Bewaarplicht Verzekeringen
• Bewaarplicht Medische dossiers
• Gevolgen niet naleven bewaarplicht administratie
• Bewaarplicht en de rol van een document management systeem

Wat is bewaarplicht?

Bewaarplicht is de wettelijke verplichting voor bedrijven, instellingen en particulieren om bepaalde documenten en gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren. Het doel van de bewaarplicht is om een goede controle mogelijk te maken op bijvoorbeeld fiscale, financiële en juridische zaken.

De bewaartermijnen en documenten die onder de bewaarplicht vallen, verschillen per wet en regelgeving. Zo gelden er bijvoorbeeld andere bewaartermijnen voor de financiële administratie dan voor de personeelsadministratie. Ook kan er verschil zitten in de bewaartermijnen voor papieren en digitale documenten.

Voorbeelden van documenten die onder de bewaarplicht kunnen vallen zijn:

• Facturen en bonnen
• Loonadministratie
• Contracten en overeenkomsten
• Correspondentie
• Belastingaangiften en -aanslagen
• Subsidieadministratie
• Verzekeringspolissen
• Medische dossiers

Het niet voldoen aan de bewaarplicht kan leiden tot financiële sancties, boetes of andere juridische gevolgen. Daarom is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de geldende bewaartermijnen en deze goed te volgen.

Bewaarplicht Financiële administratie

De bewaarplicht voor de financiële administratie is een wettelijke verplichting voor bedrijven en instellingen om hun financiële documenten en gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren. Het doel van de bewaarplicht is om de controle op fiscale, financiële en juridische zaken te waarborgen.

Onder de financiële administratie vallen verschillende documenten en gegevens zoals facturen, bonnen, bankafschriften, contracten, correspondentie, jaarrekeningen, belastingaangiften en -aanslagen. Deze documenten moeten gedurende een termijn van 7 jaar worden bewaard. Zowel papieren als digitale documenten vallen onder de bewaarplicht.

De bewaarplicht gaat in op het moment dat het boekjaar is afgesloten en de jaarrekening is opgemaakt. Als het boekjaar gelijk loopt aan het kalenderjaar, begint de bewaarplicht op 1 januari. Als het boekjaar afwijkt van het kalenderjaar, gaat de bewaarplicht in op de eerste dag van het nieuwe boekjaar.

Bewaarplicht niet alleen voor bedrijven, maar ook voor particulieren met een administratie

Het is belangrijk om te beseffen dat de bewaarplicht niet alleen geldt voor bedrijven, maar ook voor particulieren die een administratie bijhouden. Bijvoorbeeld, als u als zzp’er werkt en een eigen administratie bijhoudt, moet u zich ook houden aan de bewaarplicht voor de financiële administratie.

Na de bewaartermijn van 7 jaar mogen de documenten vernietigd worden, tenzij er sprake is van een lopende procedure of de Belastingdienst heeft aangegeven dat de stukken nog nodig zijn voor een controle. Het is dus verstandig om de documenten na afloop van de bewaartermijn zorgvuldig te controleren voordat u ze vernietigt.

Niet voldoen aan de bewaarplicht kan leiden tot financiële sancties, boetes of andere juridische gevolgen. Het is daarom belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de geldende bewaartermijnen en deze goed te volgen. U kunt bijvoorbeeld een overzichtelijke administratie bijhouden en de financiële documenten zorgvuldig bewaren. Zo voorkomt u problemen en kunt u altijd verantwoording afleggen over uw financiële situatie.

Bewaarplicht Personeelsadministratie

De bewaarplicht van personeelsadministratie is een wettelijke verplichting waar werkgevers aan moeten voldoen. Het houdt in dat werkgevers verplicht zijn om bepaalde gegevens over hun werknemers voor een bepaalde periode te bewaren. De bewaarplicht geldt voor alle werkgevers in Nederland, ongeacht de grootte van de onderneming.

De bewaartermijn voor de personeelsadministratie is afhankelijk van het soort gegevens dat bewaard moet worden. In het algemeen moeten de volgende gegevens ten minste 7 jaar bewaard worden:

• Persoonsgegevens van de werknemer, zoals naam, adres, geboortedatum, nationaliteit en BSN-nummer.
• Gegevens over de functie, salaris, arbeidsduur en arbeidsvoorwaarden van de werknemer.
• Kopieën van identiteitsbewijzen en verblijfsvergunningen van de werknemer.
• Gegevens over verzuim, arbeidsongeschiktheid en re-integratie van de werknemer.
• Gegevens over de aanvraag en toekenning van verlof en vakantiedagen.
• Gegevens over eventuele ontslagprocedures en beëindiging van het dienstverband.

Naast de genoemde gegevens moeten werkgevers ook andere gegevens bewaren, zoals loonbelastingverklaringen en jaaropgaven, maar hiervoor gelden andere bewaartermijnen.

Bewaarplicht sollicitatiegegevens

Ook voor sollicitatiegegevens geldt een bewaarplicht voor werkgevers. De bewaartermijn voor sollicitatiegegevens is maximaal 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij de sollicitant hier toestemming voor heeft gegeven om de gegevens langer te bewaren. Dit is vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die geldt in de Europese Unie. De reden hiervoor is dat sollicitanten recht hebben op bescherming van hun privacy en dat werkgevers alleen relevante gegevens mogen verzamelen en bewaren voor het selectieproces. Als de sollicitant aangenomen wordt, worden de sollicitatiegegevens onderdeel van de personeelsadministratie en geldt de bewaarplicht van 7 jaar.

Sollicitatiegegevens die werkgevers moeten bewaren zijn onder andere de sollicitatiebrief, het CV, eventuele referenties, diploma’s en certificaten, en aantekeningen die gemaakt zijn tijdens het sollicitatiegesprek. Het is belangrijk om de sollicitatiegegevens op een veilige manier te bewaren en alleen te gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, namelijk het selecteren van geschikte kandidaten voor de openstaande vacature.

Na de bewaartermijn moeten de sollicitatiegegevens worden vernietigd, bijvoorbeeld door middel van shredding of digitale vernietiging. Het is belangrijk om dit zorgvuldig en veilig te doen om te voorkomen dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt.

Wanneer werkgevers niet voldoen aan de bewaarplicht, kunnen zij een boete krijgen van de Inspectie SZW. Het is dus belangrijk dat werkgevers zich houden aan de bewaarplicht en ervoor zorgen dat de personeelsadministratie op een veilige en toegankelijke manier bewaard wordt.

Bewaarplicht Belastingzaken

De bewaarplicht voor belastingzaken is een wettelijke verplichting waar ondernemers en particulieren aan moeten voldoen. Het houdt in dat zij bepaalde gegevens en documenten moeten bewaren voor een bepaalde periode, zodat de Belastingdienst deze kan controleren en verifiëren.

De bewaartermijn voor belastingzaken is minimaal 7 jaar. Dit geldt voor alle documenten en gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing, zoals:

• Facturen (zowel inkomende als uitgaande)
• Kassabonnen
• Bankafschriften
• Loonadministratie
• Jaarrekeningen
• Inkoop- en verkoopadministratie
• Overige financiële gegevens en correspondentie

Daarnaast geldt er een bewaartermijn van 10 jaar voor onroerende zaken, zoals eigendomsbewijzen, hypotheekaktes en bouwtekeningen.

Het is belangrijk dat de bewaarde documenten en gegevens compleet, juist en controleerbaar zijn. Als de Belastingdienst een controle uitvoert en blijkt dat er niet aan de bewaarplicht is voldaan, dan kan dit leiden tot naheffingen, boetes en andere sancties.

Het is aan te raden om de bewaarde documenten en gegevens op een veilige en toegankelijke manier te bewaren, bijvoorbeeld digitaal of in een afsluitbare kast. Zo kunnen ze snel en efficiënt worden geraadpleegd en is de kans op verlies of beschadiging klein.

Bewaarplicht Subsidieadministratie

De bewaarplicht voor subsidieadministratie houdt in dat ondernemers en organisaties die subsidie ontvangen, de administratie hiervan gedurende een bepaalde periode moeten bewaren. Dit is van belang omdat de subsidiegever op elk moment de rechtmatigheid van de verstrekte subsidie moet kunnen controleren.

De bewaartermijn voor subsidieadministratie kan verschillen per subsidieregeling en is vastgelegd in de desbetreffende regeling of overeenkomst. In de meeste gevallen geldt een bewaartermijn van 5 jaar na afronding van het project of de activiteit waarvoor de subsidie is verstrekt. Het is dus belangrijk om de bewaartermijn goed te controleren en te volgen.

Onder de subsidieadministratie vallen documenten die betrekking hebben op de aanvraag, verlening, vaststelling en uitbetaling van de subsidie. Hierbij kan worden gedacht aan:

• De aanvraag en de besluitvorming hieromtrent
• De subsidieovereenkomst
• Facturen en betaalbewijzen
• Urenregistratie en verantwoording van gemaakte kosten
• Tussentijdse en eindrapportages
• Correspondentie met de subsidiegever

Het is belangrijk dat de subsidieadministratie compleet, juist en controleerbaar is. Als de subsidiegever een controle uitvoert en blijkt dat de administratie niet aan de bewaarplicht voldoet, dan kan dit leiden tot terugvordering van de subsidie en andere sancties.

Bewaarplicht Verzekeringen

De bewaarplicht voor verzekeringen houdt in dat verzekeraars, verzekeringsadviseurs en tussenpersonen verplicht zijn om bepaalde documenten en gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren. Het zorgvuldig bewaren van medische dossiers maakt het mogelijk om precies vast te stellen wat er is afgesproken tussen de verzekeraar en de verzekerde. Bovendien stelt het zorginstellingen in staat om indien nodig verantwoording af te leggen aan de toezichthouder.

De bewaartermijn voor verzekeringen is vastgelegd in de Wet op het financieel toezicht (Wft) en kan per document verschillen. In de meeste gevallen geldt een bewaartermijn van 7 jaar na het einde van de overeenkomst of na de laatste mutatie.

Documenten die onder de bewaarplicht voor verzekeringen vallen zijn onder andere:

• Polissen en clausules
• Aanvraagformulieren en mutatieformulieren
• Correspondentie met de verzekerde
• Bewijsstukken van premiebetalingen
• Schadeformulieren en bijbehorende correspondentie
• Aanvullende documenten zoals medische verklaringen en taxatierapporten

Verzekeraars en tussenpersonen dienen de bewaarde documenten goed te archiveren en te zorgen voor een goede toegankelijkheid en beveiliging van de gegevens. Het niet voldoen aan de bewaarplicht kan leiden tot sancties van de toezichthouder.

Bewaarplicht Medische dossiers

De bewaarplicht voor medische dossiers houdt in dat zorgverleners en zorginstellingen verplicht zijn om medische dossiers van patiënten gedurende een bepaalde periode te bewaren. Dit geldt voor alle documenten en gegevens die betrekking hebben op de behandeling en verzorging van patiënten, zoals medische verslagen, behandelplannen, laboratoriumuitslagen, en andere medische documenten.

In Nederland bijvoorbeeld moeten medische dossiers ten minste 15 jaar worden bewaard vanaf de laatste behandeling. Voor minderjarige patiënten geldt een bewaartermijn van 20 jaar na de laatste behandeling of tot het moment dat de patiënt 25 jaar oud wordt, afhankelijk van welke periode langer is. Dit is vastgelegd in de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) en geldt voor zowel de papieren als digitale medische dossiers.

Het doel van de bewaarplicht voor medische dossiers is om de continuïteit van de zorgverlening te waarborgen en om de rechten van patiënten te beschermen. Door medische dossiers gedurende een bepaalde periode te bewaren, kunnen zorgverleners de behandeling en verzorging van patiënten goed monitoren en bijhouden. Daarnaast hebben patiënten het recht om hun eigen medische dossiers in te zien en eventuele fouten te laten corrigeren.

Cruciale stappen voor het beheer van medische dossiers

Onder medische dossiers vallen alle documenten en gegevens die betrekking hebben op de behandeling en verzorging van patiënten, zoals medische verslagen, behandelplannen, laboratoriumuitslagen, röntgenfoto’s en andere medische documenten. Daarnaast vallen ook alle correspondentie en andere communicatie tussen zorgverleners en patiënten onder de bewaarplicht voor medische dossiers.

Het is van belang dat zorgverleners en zorginstellingen de bewaarplicht voor medische dossiers goed naleven. Het niet naleven van de bewaarplicht kan leiden tot juridische problemen en sancties vanuit de Inspectie voor Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Het is daarom belangrijk om de medische dossiers correct en veilig te bewaren, bijvoorbeeld door gebruik te maken van digitale archiefsystemen en regelmatig back-ups te maken. Daarnaast is het raadzaam om de bewaartermijnen goed te kennen en in acht te nemen, om problemen bij eventuele controles te voorkomen.

Gevolgen niet naleven bewaarplicht administratie

Financiële gevolgen van niet naleven bewaarplicht

De bewaarplicht is met name van belang voor bedrijven en particulieren in relatie tot de Belastingdienst, die de belangrijkste instantie is die toezicht houdt op de naleving van de bewaarplicht. De Belastingdienst controleert of bedrijven en particulieren hun administratie op de juiste manier hebben bewaard en of de informatie die in de administratie is opgeslagen klopt met de ingediende belastingaangifte.

De Belastingdienst kan in het kader van een belastingcontrole inzage vragen in de administratie van bedrijven en particulieren. Als blijkt dat de administratie niet op orde is of dat belangrijke documenten ontbreken, kan de Belastingdienst boetes opleggen of de belastingaangifte corrigeren. Daarnaast kan het niet kunnen overleggen van de juiste documenten leiden tot terugvordering van ten onrechte verstrekte belastingvoordelen, zoals aftrekposten of vrijstellingen.

Breder spectrum van gevolgen bij niet naleven bewaarplicht

Het niet naleven van de bewaarplicht kan dus grote financiële gevolgen hebben voor bedrijven en particulieren, vooral als er sprake is van belastingfraude. Het is daarom van belang om de administratie zorgvuldig en volgens de wettelijke termijnen te bewaren en deze toegankelijk te maken voor de Belastingdienst. Bedrijven en particulieren kunnen bijvoorbeeld gebruik maken van online administratiesystemen of softwareprogramma’s die het bewaren en beheren van de administratie vergemakkelijken.

Naast de Belastingdienst zijn er nog andere instanties die belang hebben bij de bewaarplicht, zoals toezichthouders en eventuele betrokkenen bij geschillen. Het niet naleven van de bewaarplicht kan dan ook leiden tot reputatieschade en andere juridische gevolgen, zoals civielrechtelijke aansprakelijkheid.

Zo kan de Belastingdienst bijvoorbeeld boetes opleggen en belastingaangiften corrigeren als de administratie niet op orde blijkt te zijn. Bij financiële instellingen kan de AFM of De Nederlandsche Bank (DNB) sancties opleggen en boetes uitdelen als blijkt dat er sprake is van schending van de regels voor de bedrijfsvoering en het toezicht. Bij zorginstellingen kan de NZa sancties opleggen als blijkt dat er sprake is van overtredingen op het gebied van tarieven, kwaliteit of toegankelijkheid.

De gevolgen van het niet naleven van de bewaarplicht kunnen dus verstrekkend zijn en variëren van boetes tot reputatieschade en juridische procedures. Daarom is het van belang om de bewaarplicht serieus te nemen en de administratie zorgvuldig te bewaren en te organiseren. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van online administratiesystemen of softwareprogramma’s die het bewaren en beheren van de administratie vergemakkelijken. Bedrijven en particulieren kunnen daarnaast ook advies inwinnen bij gespecialiseerde adviseurs of accountants om ervoor te zorgen dat zij voldoen aan de wettelijke eisen voor de bewaarplicht van hun administratie.

Bewaarplicht en de rol van een document management systeem

Als organisatie heb je te maken met een bewaarplicht van administratieve documenten en gegevens. Deze bewaarplicht is wettelijk vastgelegd en kan per type document en branche verschillen. Het is dan ook van groot belang dat deze documenten op een veilige en efficiënte manier worden opgeslagen en beheerd. Dit kan gedaan worden met behulp van een document management systeem (DMS), zoals bijvoorbeeld DigiOffice Enterprise.

Een document management systeem is een geautomatiseerd systeem dat helpt bij het maken, opslaan, beheren en delen van digitale documenten en informatie. Door gebruik te maken van een document management systeem kan een organisatie voldoen aan de bewaarplicht van administratieve documenten en gegevens. Hieronder worden de voordelen van een document management systeem zoals DigiOffice voor de bewaarplicht van administratie beschreven.

Centrale opslag

Een belangrijk voordeel van een document management systeem zoals DigiOffice is dat het een centrale opslag biedt voor alle documenten en e-mails van een organisatie. Hierdoor zijn de documenten eenvoudig te vinden en kunnen ze snel worden gedeeld met andere medewerkers binnen de organisatie. Daarnaast is het mogelijk om verschillende versies van documenten bij te houden, zodat altijd de juiste versie beschikbaar is

Beveiliging documenten

Een document management systeem zoals DigiOffice biedt ook beveiliging voor de opgeslagen documenten op basis van rol of groep. Dit betekent dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot de documenten en informatie. Een audit trail bijhouden maakt het mogelijk om te achterhalen welke documenten zijn ingezien of gewijzigd en door wie.

Retentiebeheer

Met een document management systeem zoals DigiOffice is het eenvoudig om te voldoen aan de bewaarplicht van administratieve documenten en gegevens. Het is namelijk mogelijk om het retentiebeheer volledig te automatiseren. Dit houdt in dat documenten automatisch worden gearchiveerd en bewaard voor de wettelijk voorgeschreven termijn. Hierdoor is de organisatie altijd in staat om aan de wettelijke vereisten te voldoen.

Vernietiging controle workflow

Na afloop van de bewaartermijn moet je de documenten te vernietigen. Handmatig is het mogelijk, maar met een document management systeem zoals DigiOffice Enterprise is volledige automatisering van dit proces ook haalbaar. Dan kan een workflow worden ingericht waarbij het document management systeem de documenten automatisch vernietigt na afloop van de bewaartermijn en de juiste personen hierover informeert Dit voorkomt dat documenten onnodig lang worden bewaard en dat er onnodig opslagruimte wordt gebruikt.

Back-up

Een belangrijk onderdeel van het beheer van documenten is de back-up. Met een document management systeem zoals DigiOffice wordt er automatisch een back-up gemaakt van de opgeslagen documenten en informatie. Hierdoor is de organisatie altijd in staat om documenten en informatie te herstellen bij een eventuele storing of calamiteit.

Naleven van de bewaarplicht administratie

Het naleven van de bewaarplicht administratie kan complex zijn, maar een document management systeem zoals DigiOffice kan bedrijven helpen bij het beheren van documenten en e-mails. DigiOffice biedt functies zoals centrale opslag, beveiliging op basis van rol of groep, retentiebeheer, vernietiging controle door middel van werkstromen en back-up. Door gebruik te maken van deze functies kunnen bedrijven voldoen aan de wettelijke vereisten voor de bewaarplicht administratie en de vertrouwelijkheid, veiligheid en beschikbaarheid van gegevens waarborgen.