Bewaartermijnen organiseren met document management

Bewaartermijnen organiseren met document management

Hoelang is een onderneming verplicht om documenten te bewaren? En, wat zijn de wettelijke bewaartermijnen voor welk document? In een bedrijf is vandaag de dag zóveel informatie in omloop en voor elk document gelden weer andere regels. Het is dan ook niet eenvoudig om door de bomen het bos te blijven zien. Tenzij… je de bewaartermijn automatiseert met behulp van een document management systeem. Hoe dat werkt, lees je in dit blog.

Bewaartermijn administratie

Organisaties hebben een administratieplicht. Dat wil zeggen dat elke organisatie verplicht is om een goede administratie bij te houden. Dat betekent aan de ene kant dat je als organisatie sommige gegevens voor een bepaalde termijn moet bewaren, aan de andere kant mag je die gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. De termijn die hierop van kracht is, heet een bewaartermijn.

Een wettelijke bewaartermijn kan dus aangeven hoe lang je gegevens minimaal moet en maximaal mag bewaren. Wijk je hier als organisatie van af, bijvoorbeeld door gegevens vroegtijdig te verwijderen of langer dan noodzakelijk te bewaren, dan kun je daar sancties voor krijgen van de overheid.

De wettelijke bewaartermijn hangt af van het type document. Voor financiële gegevens gelden andere regels dan voor persoonsgegevens. De bewaartermijn van een document gaat pas in vanaf het moment dat deze niet meer relevant is. Een goed voorbeeld is een arbeidsovereenkomst. De bewaartermijn van een arbeidsovereenkomst gaat in op het moment dat de overeenkomst beëindigd is, bijvoorbeeld bij uitdiensttreding. Voor sommige documenten is het wettelijk verplicht om naast de digitale versie ook de papieren versie te bewaren.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Op persoonsgegevens is de AVG, oftewel de Algemene Verordening Gegevensbescherming, van toepassing. De AVG stelt geen concrete bewaartermijn vast voor persoonsgegevens, dit bepalen organisaties zelf afhankelijk van het doel waarvoor gegevens zijn verzameld of worden gebruikt. Wel worden er richtlijnen gegeven, afhankelijk van de relatie die je als organisatie met de persoon hebt: gaat het om een klant, medewerker of sollicitant?

Bewaartermijn gegevens klanten

Voor de persoonsgegevens van klanten geldt dat de bewaartermijn zo kort als mogelijk moet zijn. Sommige gegevens heb je nu eenmaal nodig, bijvoorbeeld om een bestelling op de juiste plaats af te leveren. Deze heb je na verloop van tijd echter niet meer nodig en dan dienen de gegevens verwijderd te worden. Omdat het niet eenduidig is wat de exacte bewaartermijn is, hebben veel brancheverenigingen richtlijnen opgesteld. Zo kunnen webwinkels gegevens van klanten bewaren zolang de wettelijke garantietermijn nog van toepassing is.

Wettelijke bewaartermijn personeelsdossier

Als werkgever ben je wettelijk verplicht om sommige gegevens uit het personeelsdossier te bewaren. Hoe lang je die gegevens moet bewaren, is afhankelijk van het doel waarvoor je de gegevens bewaart.  Alle gegevens uit de salarisadministratie die fiscaal van belang zijn, dien je na uitdiensttreding nog 7 jaar te bewaren. Een identiteitsbewijs mag 5 jaar na het beëindigen van het dienstverband al verwijderd worden. De gegevens uit het personeelsdossier waarvoor geen wettelijke bewaartermijn geldt, moeten over het algemeen uiterlijk 2 jaar na uitdiensttreding verwijderd worden.

Dit geldt voor:

• Documenten over het functionerings- en beoordelingsgesprekken;
• Arbeidsovereenkomsten en -voorwaarden;
• Correspondentie over benoeming, promotie, degradatie en ontslag;
• Getuigschriften en nevenfuncties;
• Verzuimgegevens.

Met behulp van een DMS kun je de bewaartermijnen van je digitale personeelsdossiers automatiseren, zodat je geen omkijken meer hebt de verschillende regelgeving voor de verschillende documenten uit het personeelsdossier.

Gegevens van sollicitanten

Bij sollicitanten gelden weer andere regels. De gegevens van sollicitanten moeten binnen vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd worden. Alleen met toestemming van de sollicitant mag je de gegevens een jaar bewaren. Voor uitzend- en bemiddelingsbureaus geldt dat de gegevens binnen twee jaar na de dag waarop iemand voor het laatst heeft gewerkt, verwijderd moeten worden.

Bewaartermijn belastingdienst

De belastingdienst stelt strenge eisen aan de bewaartermijnen voor je administratie. De volgende gegevens moeten 7 jaar bewaard blijven:

• Het grootboek;
• de debiteuren- en crediteurenadministratie;
• de voorraadadministratie;
• de in- en verkoopadministratie;
• En de loonadministratie.

Soms zijn er langere bewaartermijnen van toepassing, bijvoorbeeld als je elektronische diensten levert of bij een aftrek van de voorbelasting op onroerende zaken. In deze gevallen is de bewaartermijn 10 jaar (Bron: Hoe lang moet u uw administratie bewaren – Belastingdienst).

Er staan strenge sancties op het niet voldoen aan de bewaarplicht. De belastingdienst kan dan  immers geen goede inspectie van de boekhouding uitvoeren.

Sommige bedrijven hebben afwijkende afspraken met de belastingdienst over de bewaartermijn. Ook maakt de belastingdienst soms afspraken met bedrijven over de vorm en het detailniveau van een registratie. Concreet voorbeeld is dat een winkel afspreekt dat ze alleen de dagtotalen bewaren en niet de omzet per kassa. Dergelijke afspraken worden altijd schriftelijk vastgelegd. Daarnaast kun je voor andere overheidsinstellingen alsnog te maken hebben met een bewaartermijn van 7 jaar.

Hoe werkt een DMS bij het automatiseren van bewaartermijnen?

Met een document management systeem kun je de wettelijke bewaartermijn automatiseren, zodat gegevens automatisch verwijderd of gearchiveerd worden wanneer de bewaartermijn is verlopen.

Hierdoor voldoe je niet alleen automatisch aan de wet- en regelgeving, maar ga je ook efficiënt om met je opslagcapaciteit.

Bron: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens/bewaren-van-persoonsgegevens