Artikel 2 uit de serie ‘Hoe selecteer ik het beste DMS systeem voor mijn organisatie?’
Nederland telt inmiddels meer dan 200 verschillende aanbieders van een Document Management Systeem (DMS). De DMS selectie kan overweldigend zijn vanwege de vele mogelijkheden, hoe vind je het beste systeem voor je organisatie? Je kunt je tijd maar één keer besteden, dus besteed je deze het liefst zo goed mogelijk. Hoe kun je het selectietraject het beste organiseren en…hoe bereid je je het beste voor?
Selectie DMS systeem
5 vragen die je wilt kunnen beantwoorden bij het selecteren van een DMS systeem
Met de veelvoud aan oplossingen die vandaag de dag beschikbaar zijn om de informatiestromen in je organisatie goed te beheren, is de selectie van een passend DMS een omvangrijk traject. Hoewel het ondoenlijk is om álle opties te overwegen, wil je ook niet over één nacht ijs beslissen. Het kan daarom geen kwaad om bij aanvang van het selectietraject de volgende zaken voor jezelf op een rij te zetten:
(1) Wie gaan het DMS systeem gebruiken?
Hoeveel medewerkers telt de organisatie en wie maken er (al) gebruik van een document management systeem? In hoeverre zijn de gebruikers al bekend met wat een DMS is, of is document management nieuw voor de organisatie? Deze factoren bepalen de invulling (en duur) van de implementatie.
Veel bedrijven kiezen er voor ook gebruikers te betrekken bij de selectie van een document management systeem. Bijvoorbeeld 1 of 2 collega’s die het systeem vanuit het oogpunt van de gebruiker beoordelen. Vragen die zij zichzelf stellen gedurende de selectie is bijvoorbeeld hoe makkelijk zij met het DMS denken te kunnen werken?
(2) En waarvoor gaan zij het DMS systeem gebruiken?
Ieder document management systeem heeft specifieke kerncompetenties. Het is belangrijk jezelf af te vragen waarvoor je het DMS systeem hoofdzakelijk wilt gebruiken, zodat je daar rekening mee kunt houden in je selectietraject. Wat is de aanleiding voor een DMS? Hieronder staan drie veelvoorkomende redenen, herken je ze?
“Ik wil beter samenwerken”
Samen werken, in één document en op hetzelfde tijdstip. Zonder te zoeken naar de laatste versie en of op elkaars laatste versie te hoeven wachten. Samenwerken wordt efficiënter als automatische workflows worden aangemaakt in het DMS systeem. In een workflow zet je taken op tijd uit en ontvangen je collega’s of externe relaties een notificatie wanneer zij een handeling moeten verrichten. Het systeem stroomlijnt processen in je bedrijf en maakt samenwerken efficiënt en eenvoudig.
“Ik wil mijn bedrijf (verder) digitaliseren en de klantbeleving verbeteren”
Interne processen en documentbeheer verlopen dankzij een DMS systeem soepeler. Iedereen heeft snel en gemakkelijk de juiste gegevens paraat omdat dossiers digitaal beschikbaar zijn. Naar tevredenheid van de klant, omdat er snel en efficiënt wordt gereageerd op hun vragen en opmerkingen. En medewerkers worden niet langer belemmerd door papieren rompslomp of het zoeken van informatie. Win-Win!
“Ik wil tijd (en kosten) besparen”
Het opslaan, ordenen, vernietigen en opzoeken van informatie is voor veel mensen een tijdrovend onderdeel van hun werk. In het gemiddelde kantoor zijn medewerkers al snel zo’n 20 procent van hun tijd kwijt aan papierwerk. Dit percentage is nog hoger als documenten slecht vindbaar zijn, ook neemt de kans op fouten toe. Met de invoering van een DMS is een grote stap naar tijdswinst gezet en zijn organisaties in staat de faalkosten te reduceren.
Download de DMS selectie toolbox en ontvang onder meer de whitepaper ‘Wat is de ROI van een DMS’ plus bijbehorende ROI calculatiehulp.
(3) Wat is het business model van de organisatie?
Het business model (oftewel bedrijfsmodel) geeft inzicht in hoe je bedrijf is georganiseerd en op welke manier je je klanten bedient. Je (operationele, administratieve, financiële etc.) bedrijfsprocessen maken hier onderdeel van uit. Omdat een DMS kan helpen je bedrijfsprocessen efficiënter te organiseren, is het fijn als aanbieders begrijpen hoe je business georganiseerd is en dat de visie helder is. Zo kun je bij de inrichting van het DMS inspelen op de doelstellingen van de toekomst.
(4) Wil je het DMS systeem koppelen met andere applicaties?
Veel bedrijven maken naast een DMS ook gebruik van andere software oplossingen, bijvoorbeeld om de boekhouding te doen. In bijna alle gevallen is er sprake van informatie die je in meerdere systemen terug wilt zien, zonder dat je deze dubbel moet invoeren (en bijhouden!). Dat zou niet alleen inefficiënt zijn, maar ook foutengevoelig.
Als je met meerdere systemen werkt wil je dat deze zo goed mogelijk met het DMS samenwerken. Zodat je met één druk op de knop de juiste informatie boven water krijgt, zonder dat je verschillende applicaties moet openen. En je wilt dat de data waar nodig uitgewisseld wordt met andere applicaties, zoals het ERP, CRM, HRM systeem of de webshop van je organisatie. Met een DMS wordt al deze informatie digitaal beheerd vanaf één centraal platform, waardoor data correct door de organisatie ‘stroomt’.
Vraag de leverancier naar de mogelijkheden tot koppelen en sluit je DMS voor optimale prestaties naadloos aan op bestaande werkprocessen. Systeem overschrijdend.
(5) Wat vind ik belangrijk aan de samenwerking met de leverancier?
Nu je weet welke factoren voor je organisatie belangrijk zijn, is het tijd om in gesprek te gaan met de geselecteerde aanbieders. Vraag hen hoe de implementatie in zijn werk gaat, wat mag je bijvoorbeeld voor begeleiding verwachten? Zijn er trainingen? Wie kun je bellen voor extra support? En wat gebeurt er met evt. maatwerk-wensen? Bespreek wat zij voor jou kunnen betekenen en op welke manier zij helpen de implementatie succesvol te maken.
Wees open over je wensen en maak deze bespreekbaar. Op deze manier wordt voor de aanbieder duidelijk welke verwachtingen er zijn en hoe hij hier het beste aan tegemoet komt. Als het goed is doe je dit selectietraject voorlopig maar één keer, dus zorg er voor dat het vertrouwen schept in dat je een toekomstbestendige keuze hebt gemaakt!
Meer over de selectie van een document management systeem?
Nederland telt inmiddels meer dan 200 verschillende aanbieders, hoe vind je het beste DMS systeem? Lees ook de andere artikelen uit de serie DMS Selectie:
- Artikel 1: Een document management systeem: een overtuigende business case?
- Artikel 3: Zó maak je een Programma van Eisen voor een DMS
- Artikel 4: 10 stappen om een succesvolle kennismaking met leveranciers te organiseren
Of download direct de DMS Selectie Toolbox en ontvang diverse tools die je helpen de selectiefase goed te organiseren.
