Flexibele opslagstrategie als strategisch voordeel voor bouwsector
DigiOffice kijkt terug op een geslaagd DigiBouw 2025. Tijdens het evenement op 19 en 20 november deelde Arie Sterrenburg, algemeen directeur van DigiOffice | IDB Groep, in drukbezochte sessies zijn visie op een van de grootste uitdagingen in de bouwsector: grip houden op de groeiende hoeveelheid documenten en data.
“De hoeveelheid data en documenten groeit ook in de bouwsector razendsnel. Tekeningen, contracten, e-mails en rapportages worden opgeslagen in SharePoint, Teams of lokale mappen. Dat lijkt handig, maar de vraag is: hoe houdt je er grip op en beheer je die stroom op een overzichtelijke manier?, stelt Sterrenburg. “Inleveren op flexibiliteit of samenwerking is namelijk geen optie. Met behulp van een slimme, flexibele opslagstrategie lukt het om documentbeheer van een operationeel vraagstuk te transformeren tot een strategisch voordeel.”
Efficiëntie door automatisering en regie
Met meer dan dertig jaar ervaring in IT, digitalisering en procesoptimalisatie voor onder meer de bouw- , infra- en vastgoedsector weet Sterrenburg heel goed waar hij het over heeft. “Goed documentbeheer is enorm belangrijk”, zegt hij. “Tijd is geld, en daarom streven we allemaal naar efficiëntie. Hoe combineer je keuzevrijheid met controle, zonder dat de kosten uit de hand lopen? De oplossing ligt in automatisering en regie: zorgen dat documenten altijd op de juiste plek worden opgeslagen, met de juiste rechten en bewaartermijnen. Technologie is onmisbaar in de transitie naar digitalisering en slimmer werken binnen bouworganisaties. Er komt veel op IT-managers en Informatiemanagers af, zij moeten rekening houden met gebruiksgemak, overzicht, beveiliging, regelgeving en de kosten.”
Slimme regie op documentbeheer binnen Microsoft 365
Als een bouwproject is voltooid, krijgt een IT-afdeling vaak de opdracht om het hele dossier en alles daar omheen te archiveren. “Alles integraal opslaan is niet de juiste oplossing”, zegt Arie Sterrenburg. “Dat is duur en bovendien onnodig. Een deel van de documenten moet je bewaren, maar het meeste kan weg. Alles achteraf uitzoeken is een enorme klus, dus de truc is om van te voren al metadata aan documenten mee te geven. Die kenmerken zorgen er na afloop van een traject voor dat bepaalde data automatisch wordt opgeslagen, en andere weggegooid. Alles wat wordt bewaard, moet veilig opgeborgen en gemakkelijk kunnen worden teruggevonden.”
DigiOffice is de verbindende laag tussen Microsoft 365 en bedrijfsapplicaties en zorgt voor die slimme regie op documentbeheer. Het maakt hiervoor gebruik van twee opslagplatforms: SharePoint Online en Azure Blob Storage. Sterrenburg zegt hierover: “SharePoint is ideaal voor het bewaren van actieve documenten en dus voor samenwerking. Het is minder geschikt voor enorme hoeveelheden ongestructureerde data. Azure Blob Storage is juist goedkoop en schaalbaar, en is dus heel geschikt voor de opslag van statische documenten en archieven.”
Flexibele opslagstrategie
Een eenmaal ingestelde strategie kan in de loop van de tijd altijd aangepast worden. “Het is vaak lastig om vooraf en in één keer, voor alle situaties, de strategie te bepalen. Dat is met een technische structuur als SharePoint Online bijna niet te doen. Met onze oplossing kun je dit herzien door een wijziging in de regels aan te brengen. Daar ondersteunen wij ook bij. Ook hebben geopolitieke ontwikkelingen ons en veel andere organisaties aan het denken gezet” aldus Sterrenburg. “Daarom bieden we bedrijven die de regie op data helemaal in eigen hand willen hebben, DigiOffice ook onpremises aan, inclusief de onpremises opslag van data”.
Controle, overzicht en lagere IT-kosten
“Kortom”, zegt Sterrenburg samenvattend, “enerzijds versterkt automatisering de strategische regie op documentbeheer en anderzijds dragen flexibele opslagkeuzes onder andere bij aan lagere IT-kosten. Met DigiOffice krijgen organisaties juist die balans tussen vrijheid en structuur. Keuzevrijheid in waar documenten worden opgeslagen terwijl ook de controle, beveiliging en compliance automatisch zijn geborgd.”
Meer lezen over dit onderwerp? Bekijk de brochure Grip op flexibele opslag.
