DigiOffice Algemeen
Projectmatig werken met Microsoft Teams en DigiOffice
Het is nu mogelijk om de voordelen van DigiOffice en Microsoft Teams te bundelen: de flexibiliteit van Teams wordt uitstekend gecombineerd met de gestructureerde document managementfuncties in DigiOffice. Lees er alles over en bekijk de video’s in het blog ‘Projectmatig werken met Microsoft Teams en DigiOffice’.
Dynamische menu’s en knoppen selectiepagina’s
Het is vanaf release 2020.1 mogelijk door een Consultant DigiOffice dynamische menu’s en knoppen toe te laten voegen op selectiepagina’s. Dit stelt je in staat bedrijfsspecifieke functies in te richten door aan bijvoorbeeld een knop een systeemfunctie te koppelen.
Een voorbeeld van hoe je dit kunt inzetten: het automatisch genereren van beoordelingsformulieren door een afdeling Inkoop. In dit geval is hiervoor een knop ‘Beoordelingsformulieren maken’ toegevoegd aan het selectiescherm. Achter deze knop is ingericht dat de DocumentGenerator automatisch de documenten genereert. Een medewerker van Inkoop maakt dus een selectie aan, klikt vervolgens op de knop ‘Beoordelingsformulieren maken’ en DigiOffice maakt de beoordelingsformulieren aan.
Update vertalingen interface
Alle Engelse en Duitse vertalingen in de interface zijn geüpdatet naar de laatste stand van zaken.
Gebruiksvriendelijk met ‘&’-teken zoeken
Het zoeken met het ‘&’-teken (ampersand) in ‘veel gebruikte velden’ is aangepast. Hierdoor zijn bijvoorbeeld relatienamen en documenten waarin het ‘&’-teken voorkomen beter en sneller vindbaar.
DigiOffice CRM relatiebeheer
Koppelen/ontkoppelen actie aan document
Vanaf release 2020.1 kun je een bestaande actie koppelen/ontkoppelen aan een bestaand document. Dit doe je vanuit Document > Acties.
Meerdere documenten tegelijk koppelen aan actie
Ook is het nu mogelijk om meerdere documenten in een keer te koppelen aan een actie. Dit doe je vanuit Actie > Documenten.
DigiOffice DMS documentbeheer
Keuzemogelijkheden bij plaatsen QR-code op document
Je hebt vanaf release 2020.1 bij het plaatsen van een QR-code op een document keuzemogelijkheden naar welke versie van een document je wilt verwijzen. Of je verwijst naar het op dat moment actieve document of naar de laatste versie van het document. In het tweede geval beschikt je ontvanger op het moment van scannen van de QR-code over de meest recente informatie.
Tonen eerdere versies document
Via inrichting is het nu mogelijk ook eerdere versies van een document te tonen op document-zoekpagina’s. Zo kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat de specifieke versie die aan een dossier gekoppeld zit daar zichtbaar blijft. Dat hoeft dan niet de nieuwste versie te zijn.
Extra zoekmogelijkheden registratieprofiel wizard
De zoekopties naar een e-mailgeadresseerde in het ‘Aan’- vak in de registratieprofiel wizard is uitgebreid. Naast de standaardvelden zoals voornaam, achternaam, bedrijfsnaam kun je nu gebruik maken van de extra zoekvelden van relaties en personen. Een voorbeeld hiervan is zoeken op initialen.
PDF-versie document downloaden vanuit DigiOffice DMS app
Het is nu mogelijk om vanuit de DigiOffice DMS app in iOS en iPadOS een PDF-versie van documenten te downloaden. Klik hiervoor op het nieuwe ‘Deel’-icoon bovenin de pagina van het getoonde document.
Inkoop
Per release 2020.1 is een offerteaanvraag te verwijderen via de ‘Verwijder’-knop. Bovendien is in de resultatentabel van de zoekpagina ‘Raamcontracten’ de kolom ‘Reactiedatum’ nu beschikbaar. Aan ‘Projectspecifiek product’ > Documenten zijn enkele kolommen toegevoegd. Daarvan zijn ‘Omschrijving’en ‘Fase’ standaard zichtbaar, de kolommen ‘Extern nummer’, ‘Extern versienummer’, ‘Datum laatste wijziging’, ‘Status’ en ‘Bouwblok’ zijn standaard niet zichtbaar.
Uitvoering
De Bonnenstaat is een volledige detailpagina geworden (i.p.v. een pop-up venster). Hiermee heb je nu alle standaardfunctionaliteit van detailpagina’s beschikbaar. De diverse namen van tabbladen van een dagboek zijn voorzien van ‘vertaalsleutels’; hiermee kun je andere – binnen jouw organisatie gehanteerde – benamingen voor deze tabbladen instellen. Ook hebben de notities (op diverse plaatsen in tabellen van een dagboek) nu een dynamische regelhoogte gekregen. Daarmee zie je tijdens het typen en bij het lezen van notities altijd de gehele tekst in beeld. Op het tabblad Werkzaamheden van een dagboek kun je nu de kolom ‘Dag’ toevoegen, zodat je deze per regel kunt gebruiken.
DigiOffice Extranet
Helpfile voor externe gebruikers
Wil je externen wegwijs maken hoe jouw Extranet werkt? Je kunt nu een eigen ‘Helpfile voor je externe gebruikers’ beschikbaar maken op het Extranet. De link naar zo’n document plaats je in Beheer > Extranet > Instellingen >tab Algemeen: Help url. Binnenkort is er een basisdocument ‘Helpfile externe gebruikers’ voor je verkrijgbaar die je naar eigen wens en inzicht kunt aanpassen. Heb je interesse in dit basisdocument? Neem contact op met je contactpersoon bij DigiOffice en je ontvangt een exemplaar zodra deze leverbaar is.
Huisstijlbeheer
WhiteOffice
Formaat gekoppelde bijlagen
Vanaf deze release is het zo dat als je gekoppelde bijlagen meestuurt met een hoofddocument deze bijlagen worden verstuurd in hetzelfde formaat – origineel of PDF – als het hoofdocument.
Toevoeging documentvelden
Er zijn 5 documentvelden toegevoegd voor afdelingsnamen van mogelijk 5 ondertekenaars. Dit zodat deze in een document – bijvoorbeeld in een parafenlijst – gebruikt kunnen worden. De parafenlijst is bovendien uitgebreid waardoor deze goed samenwerkt met een hand-tekeningenwerkstroom.
Beveiliging Word-documenten
Je kunt nu als beheerder instellen op wat voor manier Word-documenten worden beveiligd: alleen lezen, alleen opmerkingen, alleen revisies, alleen formuliervelden.
DigiOffice voor Outlook add-in
Nieuwe wizard
In deze release is de wizard in de DigiOffice voor Outlook add-in vernieuwd en visueel zoveel mogelijk gelijkgetrokken met de standaard DigiOffice wizard. Ook is er vanuit de nieuwe wizard nu een volledige zoekpagina documenten beschikbaar.
In de DigiOffice voor Outlook add-in is in een geopende e-mail het paneel aan de rechterzijde vervangen door een knop in het lint van de e-mail met een pop-up venster. Op deze manier ziet de registratieprofielwizard er hetzelfde uit bij het maken van een nieuwe e-mail als bij het aanpassen van een bestaande e-mail.
DigiOffice Beheer
Replicatie DigiOffice groep naar Azure Active Directory
Je kunt nu ad hoc een DigiOffice groep repliceren (kopiëren en synchroniseren) naar Azure Active Directory Groep, inclusief de daadwerkelijke replicatie.
Centrale plek serviceaccounts
Er is nu een centrale plek voor alle serviceaccounts: Beheer > Algemeen > Beveiliging > Serviceaccounts. Vanaf de pagina’s waar serviceaccounts gebruikt worden, kun je nu kiezen voor één van de vastgelegde accounts op die centrale plek.
Voorbeeld: In het beheergedeelte van DigiOffice moet nu op diverse plaatsen een serviceaccount ingesteld worden voor bijvoorbeeld het aanroepen van andere services, zoals Active Directory. Om het wachtwoordbeheer eenvoudiger te maken wordt gestart met een gecentraliseerd serviceaccount-beheer.
Op termijn worden ook andere bestaande serviceaccount-instellingen gemigreerd naar het gecentraliseerde serviceaccount-beheer. Nieuwe serviceaccount-instellingen maken in 2020.1 gelijk gebruik van het nieuwe serviceaccount-beheer.
Tonen machtigingen per gebruiker
Hoeveel gebruikers en wie kunnen er bij een bepaald document en welke rechten/persmissies hebben zij? Vanaf 2020.1 zijn de machtigingen (toevoegen, muteren en verwijderen) per gebruiker bij iedere entiteit met objectbeveiliging per gebruiker zichtbaar. Dit vind je via Document > Machtigingen, knop Machtigingen per gebruiker. Een handige extra tool voor bijvoorbeeld audits.
Interne bedrijven en afdelingen
Je kunt nu interne bedrijven en interne afdelingen op inactief zetten. Dit verbetert het beheer hiervan en maakt het flexibeler.
Systeemfuncties
In release 2020.1 is de Systeemfunctie een volledige detailpagina geworden (i.p.v. een pop-up venster). Hiermee is alle standaardfunctionaliteit van detailpagina’s ook voor de Systeemfunctie beschikbaar. Ook de detailnavigatie-items staan tot je beschikking.
