Highlights DigiOffice 2021.2
Overal werken met DigiOffice via het internet
Je kunt vanaf deze release DigiOffice ook gebruiken op basis van een Azure Active Directory (AAD) account. Dit kan ook een account zijn dat gesynchroniseerd is vanaf de lokale Active Directory van je organisatie naar de AAD. Zo kun je overal veilig inloggen met bijvoorbeeld ook Multi-Factor Authentication (MFA). Voorwaarde is wel dat de ‘DigiOffice intranet website’ gepubliceerd is naar het internet. De DigiOffice voor Office add-ins kunnen ook aanmelden op basis van AAD Authentication. Hiermee kun je overal werken met DigiOffice via het internet.
Onder het kopje ‘DigiOffice Algemeen’ en ‘DigiOffice Beheer’ vind je meer informatie en uitleg.
Extra functionaliteiten digitaal ondertekenen
Er zijn in de afgelopen periode diverse toevoegingen en verbeteringen gedaan in de module Digitaal Ondertekenen met ValidSign. Een greep uit de extra functionaliteiten vind je terug onder het kopje ‘Digitaal Ondertekenen’.
Regels via vinkje selecteren
Het selecteren van regels in resultatentabellen doe je vanaf DigiOffice 2021.2 heel eenvoudig via het aan en uitvinken in de eerste kolom van de tabel. Deze nieuwe optie kan de beheerder centraal per resultaattabel instellen via een tabelprofiel. Maar je kunt dit ook zelf per resultaattabel: via de tabelinstellingen door het vinkje ‘Gebruik vinkjes om records te selecteren’ te activeren.
Tekstblokken en -wizards in DigiOffice voor Word
Vanaf DigiOffice 2021.2 is het mogelijk om met tekstblokken te werken in DigiOffice voor Word. Je kunt nu een bestaand tekstblok invoegen, een nieuw tekstblok toevoegen en snelonderdelen gebruiken. Ook beschik je vanaf deze release over het maken en gebruiken van tekstwizards. Dit is vergelijkbaar met hoe de ‘WhiteOffice-velden’ werken in WhiteOffice.
Metadata en logo’s in DigiOffice voor PowerPoint
In DigiOffice voor PowerPoint heb je in DigiOffice 2021.2 de mogelijkheid om metadata vanuit de registratie te plaatsen in huisstijl presentaties. Metadata kunnen bijvoorbeeld de titel, presentator en/of datum van de presentatie op de eerste sheet zijn. Ook logo’s die in DigiOffice zijn vastgelegd bij de interne bedrijven kun je vanaf nu toepassen in je presentaties.
DigiOffice Algemeen
Veilig werken met DigiOffice via het internet
Om veilig te kunnen werken met DigiOffice via het internet, heb je een Azure Active Directory (AAD) account nodig. Maar wat is Azure Active Directory (AAD) Authentication?
Om te kunnen werken met cloud applicaties moet je een account hebben dat toegang geeft tot de betreffende cloud applicatie. Daarvoor heb je een cloud identiteit nodig. Die identiteit moet een unieke naam bevatten (vaak een e-mailadres) en een wachtwoord dat alleen bij jou bekend is. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een Google, Apple, Microsoft, Facebook of Twitter account.
Het beheren en veilig houden van al die accounts en wachtwoorden wordt steeds lastiger. En wanneer dat niet goed gebeurt, zijn er grote risico’s voor misbruik en identiteitsfraude. Daarom bieden een aantal grote clouddiensten – waaronder Microsoft – mogelijkheden om hun cloud account ook voor andere clouddiensten te gebruiken.
Microsoft is niet alleen actief als cloud provider (Microsoft 365) maar biedt ook al tientallen jaren een Windowsserver en -cliëntoplossing voor bedrijven aan. Om het verschil aan te geven tussen applicaties en services in de cloud en die in de eigen bedrijfsomgeving wordt voor de eigen bedrijfsomgeving de term ‘on-premises’ gebruikt. Bedrijven met zo’n Windows serveromgeving maken al heel lang gebruik van de Windows Active Directory voor het vastleggen van accounts en wachtwoorden. Elk bedrijf beschikt daarbij over een eigen on-premises database.
Voor de verschillende cloud diensten gebruikt Microsoft 2 soorten accounts. Persoonlijke accounts en werk- of schoolaccounts. De Microsoft cloud identiteiten worden vastgelegd in de Microsoft Azure Active Directory.
Multi Factor Authentication
Bij voorkeur maak je als organisatie voor het inloggen ook gebruik van Multi Factor Authentication (MFA) ofwel meervoudige authenticatie. Dit om de toegang veiliger te maken en misbruik te voorkomen. Meervoudige authenticatie betekent dat naast het wachtwoord nog een extra controle plaatsvindt voordat aangemeld kan worden. Dit gebeurt bijvoorbeeld via de telefoon (sms of authenticator app) of een e-mailadres.
Wil je ook overal veilig werken met DigiOffice via het internet door AAD Authentication?
Neem contact op met je contactpersoon DigiOffice. De afdeling Consultancy bereik je via telefoonnummer 0348 – 46 55 00.
Aanpassing knoppen quick look-up
De knoppen voor het toevoegen van een nieuw record (relaties, personen, contactpersonen, enz.) vanuit een quick look-up namen soms te veel ruimte in beslag. Daardoor kwam maar een klein deel van de resultaten in beeld. Vanaf DigiOffice 2021.2 zal – als er meer dan één toevoeg-optie beschikbaar is – nog maar één optie worden getoond. Namelijk ‘Toevoegen nieuwe’ met dan een submenu waarin alle opties staan. Op deze manier is er weer maximale ruimte voor het tonen van de resultaten zelf.
DigiOffice DMS documentbeheer
Losse voorbeeldweergave
In DigiOffice 2021.2 kun je de losse voorbeeldweergave van documenten nu direct openen terwijl de vaste voorbeeldweergave is dichtgeklapt. In de rechterbalk vind je hiervoor de knop standaard in beeld.
Ook de werking van de losse voorbeeldweergave is verbeterd. Als je deze als los venster hebt ingesteld op een tweede monitor, blijft bij het wisselen tussen documenten dit venster nu op de tweede monitor staan.
Daarnaast is de PDF-tool die in de voorbeeldweergave wordt gebruikt geüpgraded naar een nieuwe versie. Als je DigiOffice opent in de recente versies van de moderne webbrowsers Edge, Chrome of Firefox dan wordt de nieuwe PDF-tool ingezet. Andere, oudere versies van webbrowsers passen de oude PDF-tool toe.
Vergelijk op originele bestandsnaam
Bij het gelijktijdig registreren van meerdere bestanden als nieuwe versies heb je nu de mogelijkheid om bestaande registraties en nieuwe versies te kunnen vergelijken op originele bestandsnaam.
Digitaal Ondertekenen
Bewijsrapport
Vanaf deze release haalt DigiOffice standaard het ValidSign ‘Bewijsrapport’ op uit ValidSign en voegt dit toe aan DigiOffice. In het Bewijsrapport vind je informatie over wie, wanneer, hoe en met of zonder SMS verificatie heeft ondertekend. DigiOffice registreert het Bewijsrapport en koppelt deze aan het bron-document.
Weigerreden
Als een ondertekenaar een ondertekening heeft geweigerd in ValidSign wordt de ingevulde reden om te weigeren nu ook in DigiOffice getoond. Dit vind je als opmerking terug bij het ondertekeningsverzoek.
Templates
In DigiOffice 2021.2 is mogelijk om ValidSign templates toe te passen. Hierin kun je diverse opties aanzetten. Zoals bijvoorbeeld het face-to-face ondertekenen en het toepassen van herinneringsschema’s.
Informatievelden
In documenten die via ValidSign getekend moeten worden, kun je vanaf deze release extra informatievelden neerzetten. Zo bied je de ondertekenaar de mogelijkheid bepaalde zaken aan te vullen in het document. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het toevoegen van een opmerking, het opgeven van een bankrekeningnummer of het doorgeven van een bepaalde keuze. Deze antwoorden verzamelt DigiOffice in de opmerkingen van het ondertekeningsverzoek. Zo kun je ze later inzien en verwerken.
Wil je beschikken over de uitbreidingen van DigiOffice en ValidSign??
Neem contact op met je contactpersoon DigiOffice. De afdeling Consultancy bereik je via telefoonnummer 0348 – 46 55 00.
DigiOffice voor Office add-inns
DigiOffice voor Office
Werken met DigiOffice via het internet
De DigiOffice voor Office add-ins werken ook met Azure AD aanmelding zodat het ook mogelijk is om deze buiten de on-premises omgeving te gebruiken, dus plaats onafhankelijk werken. Voorwaarde is wel dat de DigiOffice documenten (opslaglocatie) ook buiten de on-premises omgeving benaderd kunnen worden. Dus bijvoorbeeld op SharePoint Online of via DirectAccess of een VPN-tunnel naar de on-premises fileshare. DigiOffice voor Word kan alleen gebruikt worden in combinatie met het automatisch opslaan via DigiOffice DMS..
Dubbelklikken regel
In de zoekvensters van documenten en projecten die je vanuit de wizard aanroept, staat dubbelklikken op een regel nu gelijk aan selecteren en bevestigen er van.
DigiOffice voor Outlook
Scrollen verkennerlijst
In het deelvenster voor het snel registreren van e-mail is in deze release iets veranderd. Als de lijst te lang is om in 1 keer in beeld te hebben, scrollt de verkennerlijst met je mee wanneer je met de muis omhoog of omlaag gaat in de verkennerlijst.
Knop ‘Referentienummers bijwerken’ vervangen
De knop ‘Referentienummers bijwerken’ is in DigiOffice 2021.2 vervangen door ‘Registratie herstellen’ én heeft nu twee functies. Het bijwerken van referentienummers. En nieuw is dat wanneer de registratie geen bestand heeft dat deze e-mail (inclusief bijlagen) als bestand wordt gekoppeld.
DigiOffice voor Word
Automatisch bijwerken velden
Als je een document via DigiOffice voor Word afdrukt, mailt of er een PDF van maakt, werkt DigiOffice vanaf versie 2021.2 automatisch de velden in het document bij. Dit kan ook handmatig via functietoets F10. Ook vind je op het tabblad DigiOffice een knop ‘Alle velden bijwerken’. Je hebt hier de keuze uit ‘Alle de velden’ en ‘Alle velden bijwerken inclusief kop-, voettekst en inhoudsopgave’.
Afdrukken gekoppelde Word-documenten
Je kunt nu bij het afdrukken van een document ook de gekoppelde Word-documenten mee afdrukken. Het venster met de gekoppelde bijlagen toont welke documenten eventueel een oudere versie betreffen.
Tekstblokken
Het is nu mogelijk om met tekstblokken te werken in DigiOffice voor Word. Je kunt een bestaand tekstblok invoegen, nieuwe tekstblokken toevoegen en snelonderdelen gebruiken. Beheerders kunnen zelf de locatie van tekstblokken configureren.
Tekstwizards
Beheerders kunnen nu tekstwizards maken die je kunt gebruiken in DigiOffice voor Word. Daarmee kun je kiezen welke tekst je wél en welke niet in je document wilt toepassen.
Sneltoetsen gebruiken
Je kunt vanaf deze release sneltoetsen gebruiken voor functies van DigiOffice voor Word. Hieronder vind je een overzicht. Overigens hoef je deze niet te onthouden: in de hint van de knop kun je de sneltoets zien.
Allereerst de Sneltoetsen voor functies op het tabblad van DigiOffice. Die gebruik je door de combinatie CTRL+ALT+<{letter}> te hanteren.
Sneltoetsen voor opmaakprofielen in een document:
ALT+1 voor ‘Kop 1’
ALT+2 voor ‘Kop 2’
ALT+3 voor ‘Kop 3’
CTRL+1 voor ‘Kop 1 zonder nummer’
CTRL+2 voor ‘Kop 2 zonder nummer’
CTRL+3 voor ‘Kop 3 zonder nummer’
ALT+s voor ‘Standaard tekst’
CTRL+SPATIE voor ‘Opmaak wissen’
Sneltoetsen voor velden bijwerken:
F10 voor ‘Alle velden bijwerken’
CTRL+F10 voor ‘Alle velden bijwerken, inclusief kop- en voettekst en inhoudsopgaven’
DigiOffice voor PowerPoint
Plaatsen metadata en logo’s
In DigiOffice voor PowerPoint heb je in DigiOffice 2021.2 de mogelijkheid om metadata vanuit de registratie te plaatsen in huisstijl presentaties. Metadata kunnen bijvoorbeeld de titel, presentator en/of datum van de presentatie op de eerste sheet zijn. Ook logo’s die in DigiOffice zijn vastgelegd bij de interne bedrijven kun je vanaf nu toepassen in je presentaties.
DigiOffice Beheer
Azure Active Directory Authentication (Azure AD)
Je kunt vanaf deze release gebruikers via het internet in laten loggen in DigiOffice met een Azure Active Directory (AAD) account. Het aanmelden met Azure Active Directory Authentication is ook beschikbaar in de DigiOffice voor Office add-ins.
Veel bedrijven kennen en gebruiken de Windows Active Directory. Het is een centrale database voor het registreren en beheren van gebruikers, groepen, computers, services en dergelijke. Deze databases staan niet in de cloud maar in de eigen (Windows) omgeving van de bedrijven.
Je kunt accounts en groepen echter wel synchroniseren naar de Microsoft cloud omgeving. Op die manier kunnen dezelfde accounts en wachtwoorden zowel on-premises als in de Microsoft cloud worden gebruikt.
De Microsoft 365 identiteiten beheer je in de Microsoft Azure Active Directory, ook Azure AD genoemd. De Azure AD kan zowel specifieke cloud identiteiten bevatten als gesynchroniseerde accounts vanuit de Windows bedrijfsomgeving.
Gastgebruikers toegang geven tot bedrijfsresources
Naast de koppeling met de on-premises bedrijfsomgeving kun je de Azure Active Directory ook gebruiken om gastgebruikers toegang te geven tot bedrijfsresources. Zo kan een persoonlijke Microsoft account of werk- of schoolaccount van een andere organisatie als externe account worden geregistreerd in de tenant van de eigen organisatie.
Wanneer dat account toegang krijgt tot bedrijfsresources (bijvoorbeeld een Teams site), kan de externe zich aanmelden met het account van de eigen organisatie en zo toegang krijgen tot de resources bij een andere organisatie. Dit wordt ook wel B2B (Business to Business) genoemd.
Microsoft Azure Active Directory en federatie
Daarnaast kun je de Azure AD gebruiken voor aanmelding bij applicaties en diensten van andere cloud applicaties. In de Azure AD wordt dan een speciale registratie ingesteld voor verificatie op basis van een zogenaamde federatie. Via een specifieke koppeling wordt toegang verleend tot
de externe applicatie op basis van de Microsoft 365 aanmelding. De gebruiker hoeft zich dan maar 1 keer aan te melden met een Microsoft 365 account om toegang te krijgen tot de geregistreerde externe cloud applicatie. Dit wordt ‘Single Sign-on’ genoemd.
Wil je meer achtergrondinformatie? Bel de afdeling Consultancy via het telefoonnummer 0348 – 46 55 00.
Icoontjes navigatie- of menu-item
Bij het aanmaken van een nieuw menu- of navigatie-item worden nu, behalve de naam, ook de icoontjes getoond van mogelijke afbeeldingen.
HTML-editor in het Duits
De HTML-editor die op een aantal plekken binnen DigiOffice (Beheer) getoond wordt, is nu ook compatible met de Duitse interfacetaal. Hierdoor kan deze editor ook worden gebruikt wanneer de gebruiker DigiOffice in het Duits gebruikt.
Aanpassing standaard filter
Het standaard filter dat op verschillende pagina’s onder Beheer > Algemeen > Informatie gebruikt wordt, is aangepast. Er wordt nu standaard gefilterd op ‘Alles’ in plaats van op ‘Afgelopen dag’ of ‘Afgelopen week’. Dit vind je terug op ‘Berichten wachtrij’, ‘Export wachtrij’, ‘Import/Export log’, ‘Mutatielog’ en ‘Verwijderlog’.
Mededelingen
.NET Framework
DigiOffice maakt vanaf versie 2021.2 gebruik van het Microsoft .NET Framework 4.8 in plaats van 4.6.1.
Meer informatie
Wil je meer informatie over een bepaald onderwerp uit deze release? Of wil je een update inplannen? De afdeling Consultancy bereik je via telefoonnummer 0348 – 46 55 00.
