E-mailarchivering

Voor opslag, archivering, beveiliging,

zoeken en delen van zakelijke e-mails

Wist u dat 70% van alle zakelijke correspondentie via e-mail verloopt?

Uit mailverkeer met collega´s en externen komt allerlei informatie voort die

 van invloed is op bedrijfsprocessen. Daarom is het belangrijk deze digitale informatiestroom op een centrale plaats vast te leggen. Zodat u altijd over een compleet dossier met actuele informatie beschikt, onafhankelijk van mutaties in het personeelsbestand. Door inkomende en uitgaande mailberichten centraal en veilig op te slaan, zijn ze toegankelijk en eenvoudig terug te vinden.

 

Registreren inkomende e-mail en bijlagen

In Outlook kunt u uw inkomende mailberichten en bijlagen rechtstreeks registreren in DigiOffice. Bericht en bijlage bewaart u bij elkaar of juist apart. Ideaal om een dossier aan te vullen en informatie te delen. Tijdens het registreren kunt u ook de wettelijke bewaartermijn instellen. Na afloop van die termijn worden documenten definitief gearchiveerd en niet meer in overzichten getoond.

Sreenshot e-mailarchivering DigiOffcie documentmanagementsysteem

Registreren uitgaande e-mail

Uitgaande e-mail registreert u direct in Outlook. Dat begint al bij het opstellen van een nieuw mailbericht via een gebruiksvriendelijke tool. Op die plek haakt u ook bijlagen uit DigiOffice aan die u mee wilt zenden naar de ontvanger.

Zo worden verstuurde mailberichten automatisch, zonder dat de werknemer hoeft na te denken over het hoe en waar, onderdeel van de beveiligde centrale opslag in DigiOffice.

 

Mailberichten zoeken en vinden

Iedere medewerker kan op verschillende manieren zoeken en vinden. E-mails en documenten zijn in DigiOffice gekoppeld aan dossiers, projecten, labels, relatie en persoon. Daardoor is de vindbaarheid van informatie uitstekend.

Elk mailbericht is bijvoorbeeld ook direct als PDF te zien in de werkruimte.

 

Mail opstellen in uw huisstijl

U gebruikt mail in de communicatie met andere bedrijven, uw cliënten, leveranciers en medewerkers. U wilt dat de ander direct ziet dat uw organisatie de afzender is. Om die reden is MailOffice, een e-mailsysteem op basis van Microsoft Outlook, ontwikkeld. De opbouw, indeling en onder-tekening van uw e-mail is met MailOffice steeds hetzelfde. Uw eigen huisstijlkenmerken zijn in iedere mail automatisch zichtbaar. De manier waarop Outlook met al haar functionaliteiten werkt, blijft onveranderd zoals u gewend bent.

 

Home

Informatie

Blog

 

 

 

DigiOffice

software oplossing

van IDB Groep

IDB Groep

Vijzelmolenlaan 2

3447 GX Woerden

Nederland

 

T: +31 348 465500

W: www.idbgroep.nl

E: info@idbgroep.nl

logo IDB Groep Woerden

Copyright © IDB Groep

Disclaimer | Privacy en Cookie statement