Grip op flexibele opslag – met keuzevrijheid, controle en kostenbeheersing
Elke organisatie wil documenten slimmer, veiliger en efficiënter beheren. In een tijd waarin data overal ontstaat en groeit, is het vinden van structuur echter een strategische uitdaging geworden. Samenwerken in Microsoft 365, documenten delen via SharePoint en Teams, en de vrijheid hebben om opslag en processen flexibel in te richten, zonder de controle of grip te verliezen op governance, security en kosten. Het klinkt ideaal: iedereen werkt met actuele informatie, samenwerking verloopt soepel en de IT-afdeling behoudt grip in plaats van er extra beheerlast bij te krijgen.
Alleen blijkt flexibele opslag van data in de praktijk complexer dan gedacht. Documenten verspreiden zich over Teams, SharePoint, lokale schijven en persoonlijke mappen. IT moet balanceren tussen gebruiksgemak, beveiliging, compliance en budget. En medewerkers verliezen dagelijks tijd aan het zoeken naar de juiste informatie. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat werknemers gemiddeld 1,8 uur per dag kwijt zijn aan het vinden van documenten.
Daarom vraagt documentbeheer om een strategische aanpak voor opslag, beheer en controle over alle systemen heen. Hoe combineer je keuzevrijheid met controle, zonder dat de kosten uit de hand lopen? De oplossing ligt in automatisering en regie: zorgen dat documenten altijd op de juiste plek worden opgeslagen, met de juiste rechten en bewaartermijnen.
DigiOffice biedt precies die regie. Als verbindende laag tussen Microsoft 365 en bedrijfsapplicaties automatiseert het platform waar documenten worden opgeslagen, wie toegang heeft en hoe informatie wordt beheerd. Of dat nu in SharePoint Online of Azure Blob Storage is – DigiOffice zorgt ervoor dat elk document automatisch op de juiste plek terechtkomt, voorzien van de juiste rechten en beveiliging.
Zo wordt flexibele opslag een integraal onderdeel van een doordachte IT-strategie, waarin keuzevrijheid, controle en kostenbeheersing samenkomen.
Wat gebeurt er zonder regie op documentbeheer?
Versnippering en verwarring
Zonder centrale regie staan documenten verspreid over netwerkschijven, mailboxen, persoonlijke mappen en Teams-kanalen. Niemand weet zeker wat de laatste versie is, wie waarvoor verantwoordelijk is of waar een document überhaupt staat. Het gevolg: ruis in de samenwerking, fouten in dossiers en frustratie bij audits.
Complexiteit van cloudplatforms
Microsoft 365 biedt geweldige mogelijkheden, maar kent ook grenzen. SharePoint is ideaal voor samenwerking, maar minder geschikt voor enorme hoeveelheden ongestructureerde data. Azure Blob Storage is juist goedkoop en schaalbaar, maar mist de ingebouwde documentfuncties van SharePoint. Organisaties moeten dus voortdurend keuzes maken over opslag, beveiliging en kosten – keuzes die vaak complexer blijken dan gedacht.
Throttling en technische beperkingen
Opslag en documentbeheer in de cloud worden regelmatig begrensd door technische limieten. SharePoint Online hanteert bijvoorbeeld een maximum van circa 30 miljoen items per bibliotheek, en boven de 100.000 items kun je geen unieke rechten meer instellen. Bovendien beschermt Microsoft zijn cloud door throttling: voer je teveel operaties te snel uit, dan word je tijdelijk geblokkeerd met HTTP 429 of 503 meldingen. Ook Azure Blob Storage kent grenzen: overschrijd je de doorvoer, dan krijg je “Server busy”-fouten. Met andere woorden: zonder zorgvuldige planning en slimme tooling kan documentbeheer op grote schaal snel vastlopen.
Continuïteit en gecontroleerde verplaatsing
Documenten bewegen continu mee met de processen binnen een organisatie. Zodra een project wordt afgerond of een dossier of zelfs een document een nieuwe fase ingaat, is het belangrijk dat bestanden automatisch naar de juiste opslag worden verplaatst – bijvoorbeeld van actieve SharePoint-omgevingen naar statische opslag in Azure Blob.
DigiOffice: grip bovenop Microsoft 365
Waar Microsoft 365 de fundamenten biedt, zorgt DigiOffice voor structuur, automatisering en governance. Het resultaat: medewerkers worden ontzorgd voor wat betreft opslag, rechten en versiebeheer – dat wordt allemaal automatisch geregeld.
DigiOffice verplaatst documenten op basis van statusveranderingen, zoals bijvoorbeeld een nieuwe projectfase, volgens metadata en vooraf ingestelde opslagregels. Actieve documenten zijn zo beschikbaar voor lopende projecten, terwijl afgesloten dossiers automatisch worden opgeslagen in goedkopere en veilige archieflagen.
Zo blijft de actieve omgeving overzichtelijk en statische documenten en informatie duurzaam en veilig bewaard. De continuïteit is hiermee gewaarborgd: medewerkers kunnen gewoon blijven werken, terwijl DigiOffice achter de schermen zorgt voor een logische, veilige en kostenefficiënte informatiehuishouding.
DigiOffice is daarmee een slimme laag bovenop Microsoft 365. Het integreert naadloos met SharePoint Online, Teams en Azure Blob, en neemt veel van de knelpunten weg waar bedrijven in de praktijk tegenaan lopen.
Wat maakt DigiOffice uniek?
Flexibele opslagstrategie
Actieve documenten in SharePoint Online, statische documenten en archieven in Azure Blob Storage. DigiOffice zorgt voor de juiste balans. Wisselen van opslagstrategie? Eén wijziging in de regels volstaat.
Automatische opslag op de juiste plek
Bestanden worden direct geplaatst waar ze horen, door metadata en met toegangsrechten. De opslagregels zijn centraal te beheren in DigiOffice, zodat IT altijd inzicht houdt in structuur en rechten. Het handmatig kiezen van een opslaglocatie of het verplaatsen van bestanden is verleden tijd.
Automatisch aanmaken van subsites en structuren
Bij een nieuw project genereert DigiOffice automatisch subsites in SharePoint Online, de documentbibliotheken en de mappenstructuur. Inclusief metadata en toegangsrechten.
Beveiliging en versiebeheer by design
Alle documenten krijgen standaard de juiste beveiliging en versiebeheer mee. Medewerkers werken altijd in de actuele versie, zonder verwarring of dubbel werk.
Koppelingen met bedrijfsapplicaties
DigiOffice koppelt met ERP-, HRM- en andere bedrijfssystemen. Daardoor blijft documentbeheer niet beperkt tot Microsoft 365, maar wordt het onderdeel van één geïntegreerd geheel. Documenten worden automatisch geregistreerd, verrijkt met metadata en opgeslagen volgens dezelfde regels – ongeacht in welk systeem ze zijn ontstaan.
Slimme workflows en bewaartermijnen
DigiOffice automatiseert de volledige workflow van elk document: van aanmaak tot goedkeuring, publicatie en archivering. Geen losse mails of handmatige opvolging, maar automatische taaktoewijzing. meer. Elke stap binnen de workflow logt en stuurt DigiOffice, inclusief meldingen, rechtenbeheer en procesbewaking. Zo beheers je het documentproces en blijft het archief up-to-date en voldoet het aan wet- en regelgeving op het gebied van bewaartermijnen (retentie).
Documentcreatie in huisstijl
DigiOffice versterkt de corporate identiteit doordat het documenten, presentaties en e-mails altijd standaard voorziet van de juiste logo’s, indeling, adressen, certificaten et cetera. Professioneel en efficiënt.
Kortom: DigiOffice haalt de complexiteit uit documentbeheer en brengt overzicht, zekerheid en grip terug in de totale informatieketen.Groot voordeel voor je organisatie is dat je eenmaal gemaakte keuzes in opslaglocaties, structuren en beveiliging later kunt bijstellen. Deze veranderingen voert DigiOffice vervolgens op de achtergrond automatisch door. Zo kun je flexibel meebewegen in toekomstige situaties.
Onderzoek: kostenbesparing door slimme opslag
Een belangrijk voordeel van een flexibele opslagstrategie zit in de kosten. Veel organisaties gebruiken SharePoint Online als centrale opslag, maar de extra opslagruimte bij Microsoft is prijzig: gemiddeld zo’n €0,20 per GB per maand.
Azure Blob Storage daarentegen is veel goedkoper. In de zogeheten ‘hot tier‘ kost opslag rond de €0,02 per GB per maand – en in de ’cool‘ of ’archive tier’ zelfs nog minder. Reken je dit door, dan kan het verschil oplopen tot 90% besparing.
Een concreet voorbeeld: 2 terabyte opslag in SharePoint kost jaarlijks ongeveer €5.400, terwijl dezelfde hoeveelheid in Azure Blob slechts €504 kost. Met DigiOffice kun je eenvoudig kiezen: actieve documenten in SharePoint voor optimale samenwerking, statische documenten en archieven in Azure Blob voor lage kosten.
Voor de eindgebruiker maakt het niets uit, die vindt documenten en informatie waar hij toegangsrechten voor heeft. Voor de organisatie maakt het een wereld van verschil.
En die besparing gaat verder dan alleen opslagkosten. Ze creëert ruimte om te investeren in innovatie, security en verdere digitalisering van processen. Zo draagt een slimme opslagstrategie niet alleen bij aan lagere kosten, maar ook aan een wendbare IT-architectuur die ruimte laat voor innovatie.
Verhalen uit de organisatie
Het management: strategische wendbaarheid
Voor een CEO draait het om de grote lijnen: kosten, risico’s en wendbaarheid Zonder DigiOffice betekent werken in de cloud vaak een langdurig zoekproces naar de juiste balans tussen opslag, kosten en compliance. Met DigiOffice kan de directie rekenen op:
- lagere storage kosten en beter in control door het afbouwen van eigen servers en slim gebruik van Azure Blob Storage
- lagere risico’s dankzij ingebouwde beveiliging en bewaartermijnen (retentie)
- hogere productiviteit omdat medewerkers sneller de juiste informatie vinden
Kortom: DigiOffice maakt de digitale transformatie niet alleen haalbaar, maar ook aantrekkelijk.
De IT-afdeling: minder ballast, meer controle
Voor IT-beheerders is DigiOffice een verademing. Waar zij normaal talloze uren kwijt zijn aan het inrichten van SharePoint-subsites, instellen van rechten en oplossen van incidenten, automatiseert DigiOffice dit proces.
Een nieuw project? DigiOffice zet automatisch de omgeving klaar. Wanneer documenten of projecten naar een volgende fase gaan, zorgt DigiOffice dat alles gecontroleerd wordt verplaatst — zonder dat medewerkers hun werk hoeven te onderbreken.
Door veranderingen slim te verdelen en processen te optimaliseren, blijft de performance stabiel en worden technische beperkingen waar mogelijk voorkomen.
Het resultaat: minder supportvragen, meer controle en ruimte voor IT om zich te richten op innovatie en strategische optimalisatie.
De informatiemanager: grip en compliance
Voor informatiemanagers draait het om overzicht, beleid en naleving van regels. DigiOffice biedt één centrale ingang tot alle documenten, slim gebruik van metadata en krachtige zoekfuncties.
Daarmee verdwijnt de chaos van verspreide documenten en ontstaat een ‘single source of truth’. Bewaartermijnen worden automatisch gehandhaafd, documenten worden vernietigd of gearchiveerd volgens de AVG en beveiliging is geregeld via Entra ID.
Voor audits betekent dit: geen stress, maar inzicht, overzicht en controle.
Praktijkcases: accountancy
Baker Tilly
Bij accountantskantoor Baker Tilly draait alles om veilige en actuele klantdossiers. Door DigiOffice te koppelen aan hun klantportaal Visma PinkWeb hebben medewerkers én klanten altijd toegang tot de laatste documenten.
Dat voorkomt dubbel werk en garandeert dat iedereen dezelfde informatie gebruikt. IT-directeur Matthijs de Zoeten: “De koppeling tussen Visma PinkWeb en DigiOffice zorgt ervoor dat we onze klanten optimaal kunnen bedienen.”
DigiOffice zorgt hier niet alleen voor grip en compliance, maar ook voor een hogere kwaliteit van dienstverlening.
Conclusie: van hoofdpijndossier naar strategische troef
Documentbeheer en opslag in Microsoft 365 vragen om meer dan alleen techniek. Zonder de juiste aanpak leiden ongestructureerde opslag, versnipperde documenten en beperkte controle tot hogere kosten en risico’s.
DigiOffice brengt hier strategie in aan. Door bovenop Microsoft 365 te zorgen voor automatisering, flexibele opslag en grip, maakt DigiOffice documentbeheer overzichtelijk, veilig en toekomstbestendig.
Voor het management betekent dit wendbaarheid en kostenbeheersing. Voor IT minder beheerdruk en meer controle. Voor informatiemanagers overzicht en compliance. En voor medewerkers: altijd de juiste informatie, zonder gedoe.
Zo wordt flexibele opslag geen uitdaging meer, maar een strategische troef. Organisaties krijgen de vrijheid om hun opslagstrategie af te stemmen op hun processen, zonder concessies te doen aan veiligheid of structuur.
Met DigiOffice bouwen organisaties aan een toekomstbestendige informatiearchitectuur waarin keuzevrijheid, controle en efficiëntie hand in hand gaan. Wie documentbeheer strategisch aanpakt, legt de basis voor blijvende digitale groei. Zo verandert DigiOffice documentbeheer van een operationeel vraagstuk in een strategisch instrument voor duurzame IT-architectuur.
Op 19 en 20 november deelt algemeen directeur Arie Sterrenburg in een sessie op DigiBouw 2025 zijn visie op een van de grootste uitdagingen in de bouwsector: grip houden op de groeiende hoeveelheid documenten en data.
Bezoek de DigiOffice-sessie op DigiBouw 2025
Wil je weten hoe automatisering de strategische regie op documentbeheer versterkt en flexibele opslagkeuzes bijdragen aan onder meer lagere IT-kosten?
Bezoek dan de DigiOffice-sessie tijdens DigiBouw op 19 of 20 november – beide dagen van 14.05 – 14.35 uur – en ontdek hoe flexibele opslag past binnen een toekomstbestendige IT-strategie.
Meer informatie over DigiBouw 2025: www.digibouw.nl
