Is de ROI van een DMS de investering waard?
Herken je de frustratie die ontstaat wanneer je documenten niet kunt vinden? Medewerkers besteden veel van hun kostbare tijd aan het zoeken, vinden en verwerken van informatie. Een Document Management Systeem (DMS) helpt je bij digitaal documentbeheer. In het DMS zijn alle type documenten centraal geregistreerd in één systeem. Zo beschikt elke gebruiker op het juiste moment over de juiste informatie. Ook verlopen je bedrijfsprocessen efficienter, zoals postregistratie, factuurverwerking, e-mailarchivering, contractbeheer en dossierbeheer. Dit draagt bij aan de overstap naar digitaal werken naar een papierloos kantoor.
Een Document Management Systeem zorgt voor tijdswinst
In een papiergeoriënteerde kantooromgeving zijn medewerkers gemiddeld 20 procent van hun tijd kwijt aan papierwerk. Dit percentage is nog hoger als documenten slecht vindbaar zijn. De ROI van een DMS vertaalt zich onder meer naar een grote hoeveelheid tijdswinst.
Het doorzoeken van dossiers, mappen of stapels papierwerk naar belangrijke informatie wordt hierdoor verleden tijd. Ook hoef je je niet meer af te vragen op welke netwerkmappen informatie en documenten zijn opgeslagen. Je vindt je documenten makkelijk terug. Het direct kunnen beschikken over de benodigde informatie levert enorme tijdwinst op. Deze tijdswinst kan worden ingezet om meer aandacht te besteden aan je klanten!
Boost de productiviteit in je bedrijf
Heb je enig idee hoeveel medewerkers in je bedrijf dagelijks werken met documenten? Kenniswerkers zijn productiever als ze zich kunnen focussen op hun kerntaken. Dankzij een document management systeem beschikken medewerkers snel en eenvoudig over de meest actuele informatie. Fouten en dubbel werk worden zo voorkomen. Het snel beschikken over actuele informatie, ongeacht plaats en tijdstip, boost de productiviteit van een bedrijf.
Samenwerken is efficiënt en eenvoudig
Het over en weer e-mailen van documenten tussen medewerkers van verschillende afdelingen is door een DMS niet meer nodig. Door de centrale opslag kunnen medewerkers dezelfde informatie raadplegen en gelijktijdig werken aan een document. Dat betekent dat medewerkers niet meer op elkaar hoeven te wachten om in een document hun opmerkingen te verwerken. Samenwerken wordt nog efficiënter als automatische workflows worden aangemaakt in het document management systeem. In een workflow worden taken op tijd uitgezet en weten collega’s of externen wanneer zij een handeling moeten verrichten. Het systeem stroomlijnt processen in een bedrijf en maakt samenwerken efficiënt en eenvoudig.
Besparen op ruimtegebruik en operationele kosten
Heb je enig idee hoeveel ruimte je papierwerk in beslag neemt? Denk eens aan de archiefruimten en de kosten die je bedrijf maakt voor mappen, portokosten, toners, printers en het onderhoud ervan? Tel de prijs van de kostbare meters voor papierwerk en de operationele kosten bij elkaar op.
Met de invoering van een Document Management Systeem kan deze opslagruimte worden ingezet voor andere doeleinden, zoals de uitbreiding van het aantal werkplekken of vergaderruimten. Bovendien bespaar je op huurkosten van externe archiefruimten omdat je deze niet meer nodig hebt. Door digitaal te gaan werken bespaar je op ruimtegebruik voor de opslag papierwerk en operationele kosten.
Beveilig je data met een DMS
Met een DMS hoef je je geen zorgen meer te maken dat je een rondslingerend document kwijtraakt. Het risico dat bedrijfskritische- of privacygevoelige informatie in handen komt van de verkeerde personen is sterk verminderd. Documenten zijn veilig, digitaal opgeslagen. Er kan worden ingesteld wie informatie mag inzien, verwerken of bewerken. Door digitale opslag en het afschermen van informatie is gevoelige data beveiligd.
Bijdragen aan een duurzame samenleving
Door de overstap naar digitaal en papierloos werken wordt het papierverbruik sterk gereduceerd. Doordat de printer en het papier bijna niet meer wordt gebruikt, worden een hoop bomen bespaard. Met een Document Management Systeem kan je bedrijf overstappen naar digitaal werken en daarmee bijdragen aan een duurzame samenleving.
Soepel lopende bedrijfsprocessen
Interne processen en documentbeheer verlopen soepeler dankzij een DMS systeem. Tot tevredenheid van klanten omdat er snel en efficiënt wordt gereageerd op hun vragen en opmerkingen. En ook medewerkers zijn blij, omdat zij in hun werk niet worden belemmerd door papieren rompslomp of tijdrovende processen. Een Document Management Systeem resulteert in tevreden klanten en medewerkers.
