Hoe helpt metadata je het maximale uit je DMS te halen?

In een tijdperk waarin we elke seconde minimaal 1.7 MB data per persoon (!) genereren[1], kunnen we dan ook niet meer zonder: metadata. Metadata zijn een begrip in de digitale wereld. Wat zijn metadata dan precies? Metadata zijn cruciaal voor het beheer van je gegevens. In dit artikel lees je meer over de soorten metadata, wat je ermee kunt en hoe het je helpt alles uit je documentmanagementsysteem (DMS) te halen.

---

In dit artikel

• Wat zijn metadata?
• Waarom zijn metadata belangrijk – en worden metadata steeds belangrijker?
• Waarom metadata belangrijk zijn voor effectief informatiebeheer?
• Hoe gebruik je metadata in DigiOffice DMS?
• Cruciaal bij gegevensbeheer en organisatie

Wat is metada?

Metadata beschrijft de eigenschappen van andere gegevens. Denk hierbij aan een titel, de wijzigingsdatum, de opsteller, het project of bijvoorbeeld het bestandstype. Metadata gebruik je voor het organiseren, beveiligen en analyseren van al je informatie.

Voorbeelden van metadata gegevens

Als je in de boekhandel loopt, heb je meestal niet de tijd om van elk boek de omslagtekst te lezen. Je weet welke auteurs je goed vindt en zodra je die namen tegenkomt, verdiep je je verder in het boek. Je selecteert dus in eerste instantie op het metagegeven auteur. De titel (nog een voorbeeld van metadata) scan je om te weten of je het boek al gelezen hebt of niet. Zonder metadata is het haast onmogelijk om een goede selectie te maken. Ook computers staan vol met metadata. Als je op je computer op de eigenschappen van een willekeurig bestand klikt, zie je diverse voorbeelden. Je ziet onder meer het bestandsformaat, de grootte van het bestand en wanneer het document voor het laatst bewerkt is.

Soorten metadata

Er zijn verschillende soorten metadata die je vaak tegenkomt, zoals:

• Gestructureerde metadata; dit zijn de data die helpen met het vinden, categoriseren, indexeren, beveiligen van informatie. Voorbeelden hiervan zijn: een projectnummer, de opsteller, de geadresseerde, de kenmerken, van dossiers, belangrijke objecten (dit is bedrijfsafhankelijk, bijv. een patiënt, container, stelling, verzekeringspolis, autotype, bouwblok, vastgoedobject etc.)
• Beschrijvende metadata, ook wel ongestructureerde metadata genoemd: Deze worden gebruikt om informatie te herkennen. Denk hierbij aan een een titel of een omschrijving. Metadata kan ook letterlijk beschrijvend zijn. Afbeeldingen op websites hebben vaak een alternatieve omschrijving (alt tag). Deze zijn ontstaan om mensen met een visuele beperking voor te lezen wat er op de afbeelding staat.
• Technische data: Dit is het type metadata dat je vooral tegenkomt bij digitale bestanden. De metadata die je bij de eigenschappen van een bestand op je computer ziet, zijn allemaal technische eigenschappen.
• Administratieve metadata: Deze helpen je om bestanden te ordenen of te categoriseren. Dit is vooral van toepassing op grote datasets. Een ordening kan zijn op basis van een volgnummer (zoals bij brieven of facturen) of op basis van een categorie (bijv. facturen, contracten, behorende bij project A).

Waarom is metadata belangrijk – en wordt het steeds belangrijker?

De hoeveelheid digitale data die we opslaan binnen onze samenleving neemt zowat exponentieel toe, net als bijbehorende metadata. Daarmee ontstaan er ook meer mogelijkheden om dit in te zetten in automatische processen.

Metadata management

Metadata management is een discipline die zich bezig houdt met het stroomlijnen van metadata binnen een organisatie. Dit beheer is noodzakelijk om de voordelen van metadata optimaal te kunnen benutten.

Een simpel voorbeeld: als de afdeling IT facturen opslaat met het label ‘facturen’ en de afdeling facility management gebruikt ‘inkoopnota’s’, dan is het niet makkelijk om in een oogopslag alle bonnen te vinden. Door centraal afspraken te maken over metadata, zorg je dat het overal in de organisatie op dezelfde manier wordt gebruikt.  Metadata management gaat over het proces waarin je ongestructureerde data omzet in gestructureerde data, zodat het bruikbaar wordt. Op gestructureerde metadata worden tabellen toegepast, zodat er altijd dezelfde benamingen worden gebruikt en alles naar hetzelfde dossier, kenmerk, project, klant etc. leidt.

Waarom metadata belangrijk is voor effectief informatiebeheer?

Het mag inmiddels duidelijk zijn dat metadata onmisbaar zijn om ordening aan te brengen in de grote hoeveelheden informatie binnen jouw bedrijf. Hoe gebruik je dit nu ook echt om je bedrijfsprocessen te verbeteren?

Razendsnel toegang tot de informatie die je zoekt

In een ongeordende map met bestanden is het bijna ondoenlijk om het juiste document te vinden. Alleen als je de precieze titel weet, dan vind je het bestand snel. Een kleine afwijking of schrijffout in de titel (’projekt’ in plaats van ‘project’) en een bestand is al snel onvindbaar.

Ook ‘fulltext search’ is niet ideaal. Hierbij wordt gezocht op inhoud en metadata, met als gevolg dat er meer resultaten worden getoond dan je lief is. Het kost dan alsnog onnodig veel zoekwerk om de juiste informatie te vinden. Bovendien legt fulltext search geen relatie met gerelateerde documenten. Documenten die aan een dossier, project of klant gelinkt zijn, worden dus niet getoond als je van fulltext search gebruik maakt. 

Kortom: metadata helpen je om bestanden veel sneller terug te vinden. Je zoekt op allerlei kenmerken van een bestand. Bijvoorbeeld wanneer het bewerkt is en door wie. Of je voegt eenvoudig labels toe, zodat je documenten die met elkaar te maken hebben heel snel bij elkaar zoekt. Het is zelfs mogelijk om te zoeken naar data binnen een document. Is een bepaald onderwerp een keer besproken tijdens een management team meeting, maar weet je niet meer wanneer? Met een paar slimme zoekopdrachten hoef je niet meer alle notulen door te spitten.

Geen tijdrovende handelingen meer

Wanneer je eenvoudig kenmerken kunt toekennen aan bestanden, dan kun je deze ook gebruiken om werkprocessen te organiseren.

Een simpel voorbeeld: op het moment dat een bestand wordt herkend of gelabeld als een inkomende factuur, gaat het goedkeuringsproces voor een factuur van start. Aan de hand van een tweede label (bijvoorbeeld voor een project of een afdeling), bepaalt je DMS wie goedkeuring moet verlenen aan de factuur. Als het factuurbedrag hoger is dan bijvoorbeeld €100.000 (een derde label), dan loopt het goedkeuringsproces via de directie, het afdelingshoofd of bijvoorbeeld de budgetbeheerder.

Het proces rondom digitale facturatie is slechts een van de processen die je organiseert met je metadata. Je organiseert op deze manier ook je digitale archief (inclusief bewaartermijnen) of de werkprocessen zelf, als je zaakgericht werkt. De mogelijkheden zijn zowat eindeloos.

Rollen en rechten op basis van metadata

Metadata stelt je in staat om de informatie op heel veel verschillende manieren te ordenen. Bij een advocatenkantoor kan het een afspraak zijn dat alle overeenkomsten met cliënten in een centrale map worden opgeslagen, omdat dit makkelijker is voor de administratie. Bij een traditionele mappenstructuur, moeten alle advocaten dan toegang krijgen tot deze map. Dit is onwenselijk, want dan zien alle advocaten gegevens over alle cliënten van het kantoor.

In een DMS maak je eenvoudig meerdere structuren, bijvoorbeeld met labels op basis van het zaaknummer en/of dossiertype. Op deze manier kunnen alle advocaten bij de overeenkomsten van hun zaken, zonder dat zij de overeenkomsten van alle andere cliënten hoeven in te zien. Uiteraard kun je metadata ook omgekeerd inzetten en iemand toegang geven tot alle bestanden die aan bepaalde voorwaarden voldoen. Het is handig als een accountant of controller alle bonnetjes kan zien, ongeacht voor welk project deze zijn.

Hoe gebruik je metadata in DigiOffice DMS

Het DigiOffice DMS biedt verschillende manieren om metadata in te zetten, hieronder staat beschreven hoe.

Automatische metadata suggesties

Er komen per dag grote hoeveelheden bestanden bij in je organisatie. Je hebt er haast een dagtaak aan om al deze bestanden van de juiste metadata te voorzien. Tegelijkertijd is het noodzakelijk. Hoe meer documenten zijn voorzien van correcte metadata, hoe eerder je de juiste gegevens hebt.

Gelukkig kent het DigiOffice DMS een functie om voorstellen te doen voor de juiste metadata. Een simpel voorbeeld: als er een bestand binnenkomt met de woorden ‘factuur’, ‘invoice’ of ‘nota’ in de titel, dan geeft het DMS automatisch het label factuur aan het bestand. Daarbij kijkt de applicatie niet alleen naar de titel van het bestand, maar ook naar de inhoud. DigiOffice kan ook automatisch technische data van een document meenemen in de registratie zoals type, opsteller, datum en naam document.

DigiOffice gebruikt de metadata om gegevens te ordenen. Zo bepaalt het systeem de optimale opslaglocatie op basis van metadata.

Workflows voor objecten en documenten

Ook maak je workflows op basis van metadata. Workflows kunnen zowel op documenten als op objecten worden toegepast. Een object is een onderdeel van de gestructureerde metadata, bijvoorbeeld project, klant, container, klacht etc.  Een ander voorbeeld van een object is een verkoopdossier, die je met behulp van een workflow kunt toewijzen aan personen voor de volgende actie, bijvoorbeeld het uploaden van de juiste documenten of ondertekenen van de juiste papieren. Een voorbeeld van een document waarop je een workflow toepast is om deze onder te brengen in een goedkeuringsproces voor archivering of definitieve verwijdering. Dit wordt vaak toegepast in kwaliteitssystemen. DigiOffice heeft alle eigenschappen in zich om ook als kwaliteitssysteem te functioneren. Een voorbeeld van een object

Dynamisch zoeken – voorbij de mappenstructuur

De metadata die je aanbrengt gebruik je ook om op andere manieren je gegevens te doorzoeken. Door alle bestanden ‘Project X’ op te zoeken, krijgt je in één oogopslag alle project gerelateerde documenten te zien.

Doordat je allerlei kruisverbanden in je data aanlegt, is het niet meer nodig om overal mappen voor aan te maken. Alle documenten staan simpelweg op één centrale plaats en met metadata vraag je in een oogwenk de juiste gegevens op.

Je kunt op allerlei andere manieren zoeken met metadata. Wat dacht je van alle Excel bestanden die maandagmiddag tussen 14:00 en 16:00 zijn bewerkt door een medewerker van de salarisadministratie? Of alle facturen over het derde kwartaal van het afgelopen jaar met een totaalbedrag van meer dan € 1.000 voor projecten van de afdeling IT? Een modern DMS staat het toe dat je zoekt op alle metadata. 

Bij integratie met andere software (bijv. CRM, ERP, HRM)

Het DMS is niet de enige software in je organisatie. Er zijn ook gespecialiseerde pakketten in gebruik, zoals een CRM, ERP of een HRM-systeem. Het kan handig zijn als gegevens (gestructureerde en ongestructureerde data) uit deze pakketten in het DMS terecht komen. Of omgekeerd, je wilt gegevens uit je DMS kunnen terugzien in een andere applicatie.

In DigiOffice kun je verschillende soorten objecten uit andere systemen laten binnenkomen. Bijvoorbeeld factuurnummers, ordernummers of projecten uit het ERP systeem. Of bijvoorbeeld medewerkers en contractvormen etc. vanuit het HRM systeem. En vanuit het CRM systeem is het waardevol om de klanten, relaties en contactpersonen toegankelijk te maken in het DMS. Aan deze objecten kun je in DigiOffice documenten koppelen en werkprocessen inrichten. Ook kunnen er verbanden gelegd worden.

In het DigiOffice DMS gebruik je metadata om deze processen in gang te zetten of te stroomlijnen. Zo informeer je andere systemen over nieuwe relevante documenten, zoals bijvoorbeeld een sollicitatiebrief. Het HRM pakket voorziet de gebruikers van een link naar de informatie, zodat zij direct vanuit het HRM systeem naar het document in het DMS kunnen navigeren.

Omgekeerd krijgen bestanden die het DMS binnenkomen ook speciale metadata mee. Vanuit een specialistisch tekenprogramma stuur je bouwtekeningen naar je DMS. Als een uitvoerder de gedetailleerde tekeningen nodig heeft, dan kan deze eenvoudig de bestandsnaam gebruiken om de originele tekening in te zien in de tekenapplicatie. 

DigiOffice kan alle documentsoorten ontvangen (ook dwg, dwfx, ifx, etc.). Het voordeel hiervan is dat op al die documenten werkstromen kunnen worden ingericht en externen kunnen worden betrokken in de samenwerking, bijvoorbeeld als er een document moet worden goedgekeurd. Ook deze documenten worden gekoppeld aan juiste gestructureerde metadata zoals het project, bouwblok, woningtype etc. De metadata maken ook dat de bestanden centraal kunnen worden beveiligd.

Cruciaal bij gegevensbeheer en organisatie

Metadata is overal.  In een modern DMS speelt deze data een cruciale rol bij het beheren en organiseren van de gegevens. De mogelijkheden om het te gebruiken zijn eindeloos. Het is dé oplossing waarmee je ingewikkelde mappenstructuren vaarwel zegt. Op één centrale plaats sla je een document op en door de juiste metadata aan het document of object te koppelen zet je desgewenst de juiste workflows in werking.

[1] Bron: DOMO (2020)