Highlights DigiOffice 2021.1
DigiOffice voor Office add-ins beschikbaar
De DigiOffice voor Office add-ins zijn beschikbaar! Dit betekent dat je vanaf deze release aan een internetverbinding genoeg hebt om documenten aan te maken en te bewerken. Wil je meer weten over DigiOffice voor Word, Excel, PowerPoint én Outlook? Onder het kopje Huisstijlbeheer vind je meer details. Neem voor de voorwaarden van de DigiOffice voor Office add-ins contact op. Er is extra technische inrichting door een consultant nodig.
6 Maatwerktalen
Het is nu mogelijk om zes maatwerktalen in te richten. Deze zijn door jou als klant zelf te bepalen, te vertalen en te vullen. Met meer of minder hulp van een DigiOffice consultant.
Taken in 1 keer afhandelen
Werkstromen kun je nu zo inrichten dat een medewerker of betrokkene meerdere taken van hetzelfde type – bijvoorbeeld informatieve taken – kan selecteren en in één keer afhandelen. Ook het uitstellen van taken óf het markeren van taken als gelezen/ongelezen is nu mogelijk.
Meerdere documenten tegelijk registreren als nieuwe versies
Vanaf deze release is het mogelijk om meerdere documenten tegelijk te registreren als nieuwe versies. Handig voor o.a. tekeningen. Dit doe je vanuit de werkruimte Taken > Mijn te registreren documenten > documenten selecteren > rechter muisknop ‘Registreren als nieuwe versies’.
Kenmerken en objectbeveiliging
Kenmerken kun je nu ook gebruiken in combinatie met objectbeveiliging. Via inrichting bepaal je bijvoorbeeld met behulp van beveiligingsgroepen welke kenmerken door welke (intranet/extranet) gebruikers gezien en/of aangepast mogen worden.
DigiOffice Algemeen
Optie automatisch vullen door webbrowser
Een gebruiker bepaalt vanaf deze release zelf of binnen DigiOffice gebruik wordt gemaakt van de ‘automatisch invullen functionaliteit’ van de webbrowser. Hiervoor is een optie toegevoegd aan Gebruikersinstellingen > Tabblad Algemeen > Algemeen > ‘Automatisch invullen door browser inschakelen’. Deze optie staat standaard uit.
DigiOffice DMS documentbeheer
Aanpassing pagina’s vrije entiteit
De vrije entiteit pagina’s onder een Document detailpagina zijn aangepast. Op deze pagina’s kun je nu de vrije entiteiten koppelen en ontkoppelen.
Vastleggen dossierstatus
Vanaf deze release kun je de dossierstatus van dossiers vastleggen. Hiervoor is een veld met keuzelijst toegevoegd aan de basisgegevens.
Registratie originele bestandsnaam
Bij registratie van een inkomend document legt DigiOffice vanaf versie 2021.1 nu ook de originele bestandsnaam vast. Hiervoor is het veld ‘Originele bestandsnaam’ toegevoegd aan de detailpagina Document. Wil je deze optie gebruiken? Maak het veld dan zichtbaar in de tabel.
Digitaal Ondertekenen
Veel uitbreidingen
Er zijn veel uitbreidingen gedaan aan het digitaal ondertekenen met ValidSign. Zo kun je vanaf deze DigiOffice versie documenten onder meer parallel laten ondertekenen. Ook is er de mogelijkheid om het ondertekenen uitgesteld te starten. Bovendien is er nu ook ondersteuning van niet-WhiteOffice documenten.
Wil je meer info over de uitbreidingen DigiOffice en ValidSign?
Neem contact op met je contactpersoon DigiOffice. De afdeling Consultancy bereik je via telefoonnummer 0348 – 46 55 00.
Inkoop
Meerdere documenten tegelijk ontkoppelen
Je kunt nu meerdere documenten tegelijk ontkoppelen van een contract of product. Dit kan door de betreffende regels te selecteren en te kiezen voor ontkoppelen.
Extra contactpersonen toevoegen aan contract
Vanaf deze release kun je nu extra of nieuwe contactpersonen in een later stadium toevoegen aan een contract van het type Contractant. Dit doe je door ze op de detailpagina van een Project > Relaties en Contactpersonen toe te voegen. In het overzicht zie je ze dan samen met de contactpersonen die bij aanmaak van het inkoopcontract al waren gekozen.
DigiOffice Extranet
Visitekaart-weergave contactpersonen
Het is nu mogelijk contactpersonen weer te geven als visitekaartje. Afhankelijk van de rechten van de extranetgebruiker is er ook een knop ‘Bewerken’ en ‘Verwijderen’ per visitekaartje beschikbaar.
Huisstijlbeheer
DigiOffice voor Office
Zoekvenster openen via loep-icoontje
In de registratieprofielwizard kun je nu in een document- of projectveld via het loep-icoontje een zoekvenster openen om een gegeven op te zoeken en te selecteren.
Toevoegen document openstaande e-mail
Je kunt nu vanuit Word, Excel en PowerPoint een document toevoegen aan een openstaande e-mail in DigiOffice voor Outlook.
Openstaand document mailen
Vanaf deze release kun je een openstaand document e-mailen vanuit Word, Excel en PowerPoint.
DigiOffice voor Outlook
Bijlage e-mail naar DMS-venster
Je kunt nu ook een bijlage (één tegelijk) uit een e-mail naar het DigiOffice DMS venster slepen om deze los te registreren. Er wordt in dat geval geen metadata uit de e-mail meegenomen in de registratie. Vaak moet je dus wel een registratieprofiel wizard doorlopen. Verder is het mogelijk om één of meer bestanden tegelijk, bijvoorbeeld vanuit de Windows Verkenner, naar het DigiOffice DMS venster te slepen.
E-mail namens een ander versturen
Vanaf release 2021.1 kun je namens een andere gebruiker een e-mail versturen. Hiervoor is in de registratieprofiel wizard het veld ‘Namens’ te plaatsen. Daarna is dit door eindgebruikers in te vullen. Uiteraard moet degene die de e-mail verstuurt wel rechten (via Exchange) hebben om een e-mail vanuit het ‘namens’-account te versturen.
DigiOffice voor Word
Optie digitaal ondertekenen
Aan DigiOffice voor Word is in deze release de optie digitaal ondertekenen toegevoegd.
Aanmaken PDF
Je kunt nu van een DigiOffice voor Word-document een PDF aanmaken.
Gekoppelde documenten e-mailen
Vanaf deze release kun je bij de optie ‘document e-mailen’ ook de aan het openstaande document gekoppelde documenten toevoegen.
(Gescande) handtekening plaatsen
Je kunt nu een (gescande) handtekening plaatsen bij het e-mailen, printen of het aanmaken van een PDF van een DigiOffice voor Word-document.
Optie afdrukken
Aan release 2021.1 is voor DigiOffice voor Word de afdruk-optie toegevoegd. Je kunt een document nu zowel via lokale printers als netwerkprinters afdrukken.
DigiOffice voor PowerPoint
Van presentatie naar PDF
Vanaf deze release kun je van een DigiOffice voor PowerPoint-presentatie een PDF aanmaken.
DigiOffice voor Excel
Metadata plaatsen en bijwerken
Je kunt nu metadata uit DigiOffice in een DigiOffice voor Excel-document laten plaatsen en bijwerken. Hiermee wordt het DigiOffice voor Excel-document automatisch gevuld met informatie zoals een projectnummer, contactpersoon, referentienummer, bedrijfsnaam, dossier, etcetera.
Ook zijn de kop- en voetteksten nu instelbaar via het opmaaksjabloon. Zo kan er op alle plekken waar Excel kop- en voetteksten heeft metadata uit DigiOffice worden geplaatst.
Van Excel naar PDF
Vanaf deze release kun je van een DigiOffice voor Excel-bestand een PDF aanmaken.
WhiteOffice
Optimalisatie WhiteOffice en DigiOffice voor Word
In deze release is de samenwerking tussen WhiteOffice en DigiOffice voor Word geoptimaliseerd. Dit betekent dat al naar gelang de rechten de juiste functies van de ene en de andere add-in in- en uitgeschakeld worden.
Nieuw digitaal certificaat
WhiteOffice is voorzien van een nieuw digitaal certificaat dat aantoont dat de software van een vertrouwde uitgever komt. Het certificaat is geldig tot 2024.
DigiOffice Beheer
(Her)starten sneller
Het (her)starten van de DigiOffice websites en DigiOffice Agent is in release 2021.1 sneller geworden.
Toevoeging veld Interne Afdeling
In deze release is aan Interne Afdeling het veld ‘Beveiligingsniveau’ toegevoegd. Hiermee kun je bijvoorbeeld inrichten dat documenten van bepaalde afdelingen automatisch een zeker beveiligingsniveau krijgen.
