Informatie is cruciaal voor het succes van je onderneming. Het helpt iedereen in de organisatie aan de juiste kennis en dat zorgt voor betere beslissingen, meer wendbaarheid, innovatie en betere samenwerking onderling. Voorwaarde hierbij is dat informatie altijd snel en gemakkelijk voorhanden is, ongeacht locatie en tijdstip. Wat is informatiemanagement, waarom is het belangrijk en hoe richt je informatiestromen succesvol in?
In dit artikel
- Wat is informatiemanagement?
- Waarom is informatiemanagement belangrijk?
- Hoe organiseer je informatiemanagement?
- Wat DigiOffice kan betekenen bij informatiemanagement
Wat is informatiemanagement?
Informatiemanagement is kort gezegd de vertaling van de informatiebehoefte in een organisatie naar een goede informatievoorziening. Dit wordt steeds belangrijker voor organisaties, door de toenemende digitalisering van werkzaamheden en de groei van informatie gestuurd werken. Toch is informatiemanagement een relatief nieuw vak. In dit artikel gaan we uitgebreid in op de term informatiemanagement en welke software voorzieningen hierbij hand in hand gaan.
Informatiemanagement in de cyclus van een DMS bestaat uit verschillende fasen:
- Plannen: in de planfase worden organisatiedoelen en eventueel de behoefte van de klant vertaald naar een informatiestrategie.
- Creëren: in de creatiefase gaat het om het verkrijgen en actueel houden van informatie die van belang is voor de bedrijfsvoering. Het gaat hierbij zowel om het primaire bedrijfsproces (bijvoorbeeld een bouwproject, het leveren van een dienst of het maken van een product) als om de secundaire bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld personeelszaken). In deze fase is ook aandacht voor welke informatie je wilt opslaan en welke mag worden gearchiveerd.
- Beheren: de beheerfase gaat om het toegankelijk houden van informatie. Dit kan op verschillende manieren. Soms moet informatie eerst verwerkt worden voordat anderen in de organisatie de informatie kunnen gebruiken. Soms is vooral de presentatie van gegevens van belang. Vindbaarheid is vaak een belangrijke wens bij de toegankelijkheid van informatie. Het DMS systeem past ook versiebeheer toe. Zo registreert het alle wijzigingen en zijn eerdere versies van documenten terug te halen.
- Delen: In deze fase wordt informatie samengesteld en aangeboden ter inzage voor medewerkers, klanten, leveranciers en/of externe partijen. In het DMS bepaal je van vooraf wie welke rechten en rollen toegekend krijgt. Dit zorgt voor informatieveiligheid.
- Analyseren: in de analysefase bekijk je mogelijkheden om de organisatie effectiever en efficiënter te maken door informatie op een andere manier te gebruiken. Denk hierbij aan data-analyse en stuurinformatie. Wijzigingen binnen een bedrijf kunnen de informatiebehoefte veranderen. Een informatiemanager zorgt dat aan die veranderde behoefte tegemoet gekomen wordt.
- Bewaren: in deze fase draait het om het veilig bewaren en beschermen van gegevens. Op een manier die voldoet aan de wet- en regelgeving zoals de AVG. Dit is vaak onderdeel van het takenpakket van de informatiemanager, eventueel in samenwerking met een privacy officer.
Wereldwijd kosten onnauwkeurigheden in data tussen de 15% en 25% van de omzet voor een bedrijf.
Lees ook over informatiemanagement én productiviteit
Waarom is informatiemanagement belangrijk?
Een mens neemt beslissingen op basis van informatie. Het management van een bedrijf heeft dat nodig om tot besluitvorming te komen. Bijvoorbeeld over de koers die het op wil gaan. Met de groeiende hoeveelheid data kun je er niet meer omheen om je informatiestromen zo effectief mogelijk te organiseren. Dit heeft verschillende voordelen zoals:
Betere beslissingen: Als informatie in jouw organisatie actueel en goed beschikbaar is dan komt dat de kwaliteit van beslissingen ten goede. Je hebt veel meer grip op de bedrijfsvoering, besluitvorming is beter onderbouwd en er is sneller inzicht en overzicht te creëren.
Ontdekken van nieuwe mogelijkheden: Binnen iedere organisatie is data beschikbaar over allerlei bedrijfsprocessen. Door deze data te ordenen en te analyseren, ontdek je sneller nieuwe mogelijkheden om kosten te besparen of groei te realiseren.
Wendbaarheid: Als informatie makkelijk toegankelijk is, betekent dit dat je sneller kunt beslissen als de situatie daarom vraagt. Er hoeft niet eerst iemand alle afdelingen langs om allerlei rapporten en data op te vragen.
Efficiëntie: Informatie is onmisbaar om bedrijfsprocessen efficiënter te laten verlopen. Met informatiemanagement zorg je ervoor dat alle relevante informatie tijdig beschikbaar, makkelijk te begrijpen door de presentatie en op efficiënte wijze verzameld is.
Betere samenwerking: In veel bedrijfsprocessen leveren verschillende afdelingen een bijdrage. Het verbeteren van de informatievoorziening heeft direct zijn weerslag op de onderlinge samenwerking.
Hoe organiseer je informatiemanagement?
In grote bedrijven zie je steeds vaker dat informatiemanagement wordt beheerd door een aparte afdeling. Hier werken meerdere informatieadviseurs samen om de bedrijfsprocessen te ondersteunen. Omdat een groot gedeelte van alle informatie in ICT-systemen zit, vormt zo’n afdeling vaak de brug tussen de ICT-afdeling en de werkvloer. In kleinere organisaties is informatiemanagement in veel gevallen belegd bij één persoon. Deze valt vaak onder de afdeling ICT.
De rol van informatiemanager
Eén ding is zeker, informatiemanagement speelt in toenemende mate een rol van betekenis. De behoefte in organisaties aan een informatiemanager is groeiende. Het is lang niet altijd eenvoudig om de juiste persoon hiervoor aan te stellen. Informatiemanagement is een relatief jong vakgebied, en de groep informatiemanagers met een afgeronde HBO of WO opleiding informatiemanagement is (nog) klein. Dergelijke opleidingen worden ook wel aangeboden onder namen als Bachelor ICT-business solutions of Master Informatiekunde.
Wat DigiOffice kan betekenen bij informatiemanagement
Niet de beschikbaarheid van informatie is de grootste uitdaging voor organisaties, maar de toegankelijkheid van informatie. Daarom kiezen steeds meer organisaties voor een document management systeem (DMS) als centrale plaats om alle informatie op te slaan. In het DMS van DigiOffice kun je aan de slag met metadata management. Deze discipline houdt zich bezig met het stroomlijnen van metadata binnen een organisatie. Zo heb je razendsnel toegang tot de informatie die je zoekt.
Een DMS verwerkt, deelt en regelt de opslag van alle documenten van een bedrijf op een veilige manier. Medewerkers zien alleen die documenten die zij nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie. Deze informatie is goed doorzoekbaar en dankzij de meegegeven metadata binnen enkele muisklikken te vinden.
Een belangrijk voordeel van een DMS als het op efficiëntie aankomt, is dat je digitale workflows in kunt richten. Zo kun je instellen dat de accountmanager automatisch een bericht krijgt als het contract met een klant aan vernieuwing toe is. Een goed ingericht DMS maakt het voor de informatiemanager daarom een stuk makkelijker om de bedrijfsprocessen efficiënt en gestructureerd te laten verlopen.
Handboek DMS
Effectief documentbeheer is niet alleen nuttig, maar vaak ook noodzakelijk. Dat begint met een goede strategie, die leidend is voor hoe de organisatie omgaat met informatie.
In dit handboek:
- Waarom bedrijven investeren in een DMS strategie?
- Welke doelen bereik je met effectief documentbeheer?
- Hoe staat het documentbeheer in jouw bedrijf ervoor?
- Hoe ontwikkel je een toekomstbestendige DMS strategie?
DMS en AVG
Een DMS helpt organisatie ook om aan de AVG richtlijnen te (blijven) voldoen. Het beveiligen van persoonsgegevens is een belangrijk aspect van de AVG. Met een DMS zorg je voor veilig beheer en opslag van deze persoonsgegevens. Dit regel je onder andere met een rollen- en rechtensysteem. Dat wil zeggen dat alleen personen met een bepaalde rol het recht hebben om een document in te zien, te bewerken, te delen etc. Zo voorkom je misbruik van (vertrouwelijke) gegevens.
Een ander voorbeeld waarmee je je bedrijfsprocessen AVG-proof uitvoert, is met digitale workflows. Zo kun je vastleggen of iemand toestemming geeft voor het verzamelen van persoonsgegevens en of je die gegevens mag gebruiken voor marketingdoeleinden. Dit wordt ook wel opt-in toestemming genoemd. Ook helpt een DMS je met digitale workflows bewaartermijnen te automatiseren zodat gegevens automatisch verwijderd of gearchiveerd worden als de bewaartermijn is verlopen. De AVG schrijft namelijk voor dat je niet te veel gegevens mag bewaren én niet te lang. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor je de gegevens bewaart. Omdat dit per document kan verschillen, is het heel arbeidsintensief voor organisaties die bewaartermijnen niet geautomatiseerd hebben. Met een DMS kun je voor elk type document een bewaartermijn en opvolgingsactie instellen, denk bijvoorbeeld aan het automatisch archiveren van sollicitatiebrieven 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure.
Meer over informatiemanagement
Lees meer over wat er bij informatiemanagement allemaal komt kijken:
- Wat is kwaliteitsmanagement en hoe organiseer je dat?
- Wat is procesmanagement en waarom is het belangrijk?
- Wat is datamanagement en waarom is het belangrijk?
