Informatie is cruciaal voor het succes van je onderneming. Het helpt iedereen in de organisatie aan de juiste kennis en dat zorgt voor betere beslissingen, meer wendbaarheid, innovatie en betere samenwerking onderling. Voorwaarde hierbij is dat informatie altijd snel en gemakkelijk voorhanden is, ongeacht locatie en tijdstip. Wat is informatiemanagement, waarom is het belangrijk en hoe richt je informatiestromen succesvol in?
In dit artikel
- Wat is informatiemanagement?
- Waarom is informatiemanagement belangrijk?
- Hoe organiseer je informatiemanagement?
- Wat DigiOffice kan betekenen bij informatiemanagement
Wat is informatiemanagement?
Informatiemanagement vertaalt de informatiebehoefte naar en draait om het organiseren van de informatievoorziening in een organisatie. Informatievoorzieningen worden alsmaar belangrijker voor organisaties. Door de toenemende digitalisering van werkzaamheden en de groei van informatie gestuurd werken, is de informatiemanagement én -voorziening bepalender dan ooit. Toch is informatiemanagement een relatief nieuw vak. In dit artikel gaan we uitgebreid in op de term informatiemanagement en welke software voorziening(en) hierbij hand in hand gaat.
Informatiemanagement in het cyclus van een DMS bestaat uit verschillende fasen:
- Plannen: Allereerst begint het bij de planfase waarin de organisatiedoelen en eventueel de behoefte van de klant worden vertaald naar een informatiestrategie.
- Creëren: Het verkrijgen en actueel houden van informatie die van belang is voor de bedrijfsvoering. Het gaat hierbij zowel om het primaire bedrijfsproces (bijvoorbeeld een bouwproject) als om de secundaire bedrijfsprocessen (bijvoorbeeld personeelszaken). Hierbij is ook aandacht voor welke informatie je wilt opslaan en welke informatie mag worden gearchiveerd.
- Beheren: Het toegankelijk houden van informatie. Dit kan op verschillende manieren plaatsvinden, in sommige gevallen moet informatie eerst verwerkt worden voordat andere mensen in de organisatie de informatie kunnen gebruiken. In andere gevallen is vooral de presentatie van gegevens van belang. Daarnaast is ook vindbaarheid vaak een belangrijke wens bij de toegankelijkheid van informatie. In het DMS systeem wordt versiebeheer toegepast. Op deze manier worden alle wijzigingen geregistreerd en zijn eventueel verwijderde documenten terug te halen.
- Delen: In deze fase, ook wel de distribueerfase wordt de informatie samengesteld en aangeboden ter inzage voor medewerkers, klanten, leveranciers en externe partijen. In het DMS kan er worden bepaald wie welke rechten en rollen toegekend krijgt. Dit zorgt voor veiligheid van informatie.
- Analyseren: Het signaleren van mogelijkheden om de organisatie effectiever en efficiënter te maken door informatie op een andere manier te gebruiken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan data-analyse en stuurinformatie. Het begeleiden van wijzigingen binnen een bedrijf, waardoor de informatiebehoefte in een bedrijf kan veranderen. De informatiemanager zorgt dat deze wijzigingen gestalte krijgen.
- Bewaren: Het veilig bewaren en beschermen van gegevens, op een manier die voldoet aan de wet- en regelgeving zoals de AVG. Dit is vaak onderdeel van het takenpakket van de informatiemanager, eventueel in samenwerking met een privacy officer.
Wereldwijd kosten onnauwkeurigheden in data tussen de 15% en 25% van de omzet voor een bedrijf.
Lees ook over informatiemanagement én productiviteit
Waarom is informatiemanagement belangrijk?
Een mens neemt per slot van rekening beslissingen op basis van informatie. Het management heeft informatie nodig om tot besluitvorming te komen over de koers die de organisatie op wil gaan. Met de groeiende hoeveelheid data is het tegenwoordig onvermijdelijk om je informatiestromen zo effectief mogelijk te organiseren. Dit heeft verschillende voordelen zoals:
Betere beslissingen: Als de informatie in jouw organisatie op een goede manier is ontsloten, dan komt de kwaliteit van beslissingen ten goede. Men heeft veel meer grip op de bedrijfsvoering, doordat beslissingen veel beter onderbouwd kunnen worden en er sneller inzicht en overzicht te creëren is.
Ontdekken van nieuwe mogelijkheden: Binnen iedere organisatie is data beschikbaar over allerlei bedrijfsprocessen. Door deze data te ordenen en te analyseren, ontdek je sneller nieuwe mogelijkheden om kosten te besparen of groei te realiseren.
Wendbaarheid: Alle informatie in het bedrijf is makkelijk toegankelijk. Dit betekent dat je sneller beslissingen kunt maken als de situatie daarom vraagt. Er hoeft niet eerst iemand alle afdelingen langs om allerlei rapporten en data op te vragen, omdat alle informatie centraal toegankelijk en vindbaar is.
Efficiëntie: Informatie is onmisbaar om de bedrijfsprocessen efficiënter te laten verlopen. Met informatiemanagement zorg je ervoor dat alle benodigde informatie tijdig beschikbaar is, makkelijk te interpreteren is door een duidelijke presentatie en op efficiënte wijze verzameld is.
Betere samenwerking: In veel bedrijfsprocessen wordt een bijdrage geleverd door verschillende afdelingen. Het verbeteren van de informatievoorziening heeft direct zijn weerslag op de onderlinge samenwerking.
Hoe organiseer je informatiemanagement?
In grote bedrijven zie je steeds vaker dat informatiemanagement wordt beheerd door een aparte afdeling, bijvoorbeeld de afdeling informatiemanagement. Hier werken meerdere informatieadviseurs samen om de bedrijfsprocessen te ondersteunen. Omdat een groot gedeelte van alle informatie in ICT-systemen zit, vormt de afdeling informatiemanagement vaak de brug tussen de ICT-afdeling en de werkvloer. In kleinere organisaties is het informatiemanagement in veel gevallen belegd bij één persoon. Deze valt vaak onder de afdeling ICT.
De rol van informatiemanager
Eén ding is zeker, informatiemanagement speelt in toenemende mate een rol van betekenis en de behoefte in organisaties aan een informatiemanager is groeiende. Het is lang niet altijd eenvoudig om de juiste persoon hiervoor aan te stellen, informatiemanagement is een relatief jong vakgebied en de groep informatiemanagers die een HBO of WO opleiding informatiemanagement hebben gevolgd is (nog) klein. Dergelijke opleidingen worden ook wel aangeboden onder namen als Bachelor ICT-business solutions of Master Informatiekunde.
Wat DigiOffice kan betekenen bij informatiemanagement
Niet de beschikbaarheid van informatie is de grootste uitdaging voor organisaties, maar de toegankelijkheid van informatie. Daarom kiezen steeds meer organisaties voor een document management systeem (DMS) als centrale plaats om alle informatie op te slaan. In het DMS van DigiOffice kun je aan de slag met metadata management. Deze discipline houdt zich bezig met het stroomlijnen van metadata binnen een organisatie. Zo heb je razendsnel toegang tot de informatie die je zoekt.
Binnen een DMS worden alle documenten van het bedrijf op een veilige manier verwerkt, gedeeld en opgeslagen. Medewerkers zien alleen die documenten die zij nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie. Deze informatie is goed doorzoekbaar en dankzij metadata, waardoor documenten die bijvoorbeeld onderdeel uitmaken van een project of klant binnen enkele muisklikken gevonden wordt.
Een belangrijk voordeel aan een DMS als het op efficiëntie aankomt, is dat je digitale workflows in kunt richten. Zo kun je instellen dat de accountmanager automatisch een bericht krijgt als het contract met een klant een vernieuwing toe is. Een goed ingericht DMS maakt het voor informatiemanager(s) daarom een stuk makkelijker om de bedrijfsprocessen efficiënt en gestructureerd te laten verlopen.
Handboek DMS
Effectief documentbeheer is niet alleen nuttig, maar vaak ook noodzakelijk. Dat begint met een goede strategie, die leidend is voor hoe de organisatie omgaat met informatie.
In dit handboek:
- Waarom bedrijven investeren in een DMS strategie
- Welke doelen bereik je met effectief documentbeheer?
- Hoe staat het documentbeheer in jouw bedrijf ervoor?
- Hoe ontwikkel je een toekomstbestendige DMS strategie?
DMS en AVG
Een DMS helpt organisatie ook om aan de AVG richtlijnen te (blijven) voldoen. Het beveiligen van persoonsgegevens is een belangrijk aspect van de AVG. Met een DMS kun je zorgen voor een veilig beheer en opslag van deze persoonsgegevens. Dit regel je onder andere met een rollen- en rechtensysteem, wat wil zeggen dat alleen personen met een bepaalde rol het recht hebben om een document in te zien, te bewerken, te delen etc. Zo voorkom je misbruik van (vertrouwelijke) gegevens.
Een ander voorbeeld waarmee je je bedrijfsprocessen AVG-proof uitvoert is met digitale workflows. Zo kun je vastleggen of iemand toestemming geeft voor het verzamelen van persoonsgegevens en of je die gegevens mag gebruiken voor marketingdoeleinden. Dit wordt ook wel opt-in toestemming genoemd. Ook helpt een DMS je met digitale workflows bewaartermijnen te automatiseren zodat gegevens automatisch verwijderd of gearchiveerd worden wanneer de bewaartermijn is verlopen. De AVG schrijft namelijk voor dat je niet te veel gegevens mag bewaren én niet te lang. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarvoor je de gegevens bewaart. Omdat dit per document kan verschillen, is het heel arbeidsintensief voor organisaties die de bewaartermijnen van gegevens niet geautomatiseerd hebben. Met een DMS kun je voor elk type document een bewaartermijn en opvolgingsactie instellen, denk bijvoorbeeld aan het archiveren van sollicitatiebrieven dat je 4 weken na dato automatisch plaats kunt laten vinden.
Meer over informatiemanagement
Lees meer over wat er bij informatiemanagement allemaal komt kijken:
- Wat is kwaliteitsmanagement en hoe organiseer je dat?
- Wat is procesmanagement en waarom is het belangrijk?
- Wat is datamanagement en waarom is het belangrijk?
