Processen automatiseren door middel van workflow management zorgt ervoor dat je meer werk gedaan krijgt, in minder tijd. Een efficiëntieslag voor de organisatie dus. Een digitale werkstroom helpt organisaties sneller en slimmer te werken. Omdat het niet langer nodig is om processen handmatig te verwerken of te controleren, kunnen medewerkers meer aandacht besteden aan klanten en strategische vraagstukken. In dit artikel lees je 5 voorbeelden van processen die je kunt automatiseren met behulp van digitale werkstromen.
Processen automatiseren door workflow management
Workflow management wordt steeds vaker en intensiever door bedrijven toegepast. Bedrijven zetten digitale werkstromen, ook wel een workflow genoemd, in om hun processen te automatiseren én optimaliseren. Het doel is om met dezelfde inspanning (of zelfs minder) het rendement te verhogen.
Je kunt in feite elk proces automatiseren door deze als werkstroom in een document management systeem vast te leggen. Dit zorgt voor niet alleen voor een uniforme werkwijze, maar ook een kortere doorlooptijd dankzij een goede voortgangsbewaking.
Hoe helpt workflow management je bedrijfsprocessen te automatiseren?
5 voorbeelden van automatisering met digitale werkstromen
Hieronder lees je vijf praktijkvoorbeelden van digitale werkstromen. Deze laten zien hoe workflows proactief de voortgang in je bedrijfsprocessen bewaken en de juiste personen informeren/betrekken.
1) Inkoopcontracten
Werkstroom voor goed- of afkeuring van inkoopcontracten
Om de grip op je verschillende inkoopstromen te vergroten, kun je het proces in een digitale workflow organiseren. Stel je eens voor: het inkoopsecretariaat maakt een inkoopcontract in concept aan, met alle benodigde informatie. Vervolgens zijn er verschillende personen betrokken bij het accorderen van het contract, ieder vanuit zijn eigen rol.
Het proces ziet er als volgt uit:
- De inkoper controleert de inkoopvoorwaarden en geeft zijn opmerkingen/wijzigingen aan;
- de werkvoorbereider controleert of de juiste producten of diensten worden ingekocht en geeft zijn opmerkingen/wijzigingen aan;
- de projectleider controleert het budget en geeft zijn opmerkingen/wijzigingen aan;
- nadat iedereen zijn opmerkingen en wijzigingen heeft aangeven, kan het concept document terug naar het inkoopsecretariaat.
- het inkoopsecretariaat voert de gewenste wijzigingen door en maakt het concept definitief.
- het document wordt met de juiste persoon gedeeld voor digitale ondertekening.
- het document wordt naar de leverancier verzonden voor digitale ondertekening.
- het ondertekende exemplaar wordt toegevoegd aan het projectdossier.
Een digitale workflow automatiseert alle stappen in het proces en stimuleert alle betrokkenen om de documenten tijdig te herzien of aan te passen. Zo is het voor iedereen duidelijk hoe het contractmanagement is georganiseerd en weet je van wie welke actie wordt verwacht en wat de laatste status van het inkoopproces is.
2) Digitale factuurverwerking
Werkstroom voor het beoordelen van inkomende facturen
Bedrijven ontvangen tientallen, soms wel duizenden facturen per week. En elke factuur doorloopt meerdere stappen in het proces om goedgekeurd en betaald te worden. Zo ook bij een Nederlands infrabedrijf, waar dit hele proces aanvankelijk nog 100% handmatig werd uitgevoerd.
Eén factuur ging zelfs meerdere keren door de handen van de verantwoordelijke administrateur: één keer bij de invoer en één keer bij de registratie om de interne goedkeuring in gang te zetten. Er is niet veel rekenkracht voor nodig om in te zien dat dit efficiënter kan met digitale werkstromen.
Het nieuwe digitale proces ziet er nu als volgt uit:
- Een factuur komt digitaal binnen en wordt automatisch aangeboden aan het financiële pakket en geregistreerd in het document management systeem.
- De factuur wordt op basis van het factuurnummer gekoppeld aan de inkoopfactuur
- De administrateur krijgt een verzoek om de factuur te controleren
- Er volgt een taak richting de uitvoerder voor het goed- of afkeuren van de factuur via de app
- Bij grote bedragen volgt een goedkeuringstaak via de app aan de directie.
- Na goedkeuring geeft het financiële systeem de factuur vrij voor betaling.
Het resultaat? Het handmatig uitvoeren van taken is teruggebracht van 100% naar 30%. De rol van de administratie is veranderd, de administratieve last verminderd en er is meer tijd voor controle- en optimalisatie werkzaamheden.
3) Digitale personeelsdossiers
Werkstroom voor verwerken van ziekmeldingen en betermeldingen
De gemiddelde medewerker brengt veel (digitaal) papierwerk bij HRM in het laatje. Denk alleen al aan de hoeveelheid documenten rondom het selectieproces, de beoordelingscyclus, opleidingen, privacy, het verzuim etc. Om als HRM afdeling je handen vrij te krijgen voor strategische vraagstukken, is het van belang het digitaal personeelsdossier slim te organiseren.
Dat dacht ook een organisatie met diverse dochterondernemingen én een centrale HRM-afdeling: zij kozen ervoor de digitale personeelsdossiers te ondersteunen met digitale workflows en trapten af met het automatiseren van de ziek- en betermeldingen van het personeel.
Het nieuwe digitale proces ziet er nu als volgt uit:
- een ziekmelding komt bij de receptie binnen en wordt in het systeem ingevoerd.
- Automatisch ontvangen de leidinggevende, P&O en de loonadministratie de ziekmelding.
- Aanvullend ontvangt de leidinggevende de taak om de ziekmelder te bellen.
- Afhankelijk van het gesprek wordt de workflow ‘beter melden’ met 4 dagen uitgesteld.
- Na 4 dagen ontvangt de leidinggevende de taak om aan te geven of de medewerker beter is.
- Is het antwoord ja, dan geeft hij de keuze ‘medewerker beter melden’ in. Met deze actie gaat er automatisch een betermelding naar de ARBO-dienst en het UWV. En intern een melding naar P&O en de loonadministratie. Het digitale verzuimdossier wordt hierna afgesloten.
- Is het antwoord op de vraag beter melden ‘nee’, dan start er automatisch een andere workflow voor langdurig ziek op deze medewerker.
Het digitale proces resulteert in een enorme administratieve lastenverlichting voor de receptie, HRM-afdeling en loonadministratie. Bovendien kan iedereen, op elk moment, de laatste status van de ziek- of betermelding inzien en word je tijdig herinnert aan het uitvoeren van je taken. Zie ook het artikel: Zó automatiseer je je drie meest tijdrovende HR processen.
4) Kwaliteitsmanagement
Werkstroom voor het registreren en afhandelen van klachten.
‘Zeg wat je doet, doe wat je zegt.’ Dat is ook wel hoe de ISO-certificering wordt omschreven. Om dit waar te maken organiseert een bedrijf dat op een strategische plek opereert in de haven van Antwerpen de bedrijfsvoering met behulp van workflows. Deze geautomatiseerde werkstromen ondersteunen hen bij de vastlegging van procedures, klachten en incidentafhandeling. En achteraf uiteraard bij de audits.
Het nieuwe digitale proces is als volgt ingericht:
- Een klacht wordt geregistreerd in het document management systeem (DMS) en krijgt de status ‘Aangenomen’.
- Het secretariaat krijgt in de workflow de taak de klacht te controleren op volledigheid van informatie. Zij wijzen een behandelaar aan. Hiermee wijzigt de status van de klachtmelding naar ‘In behandeling’.
- De behandelaar ontvangt automatisch het verzoek om de klacht te beoordelen en af te handelen. Bij het voltooiing geeft de behandelaar aan of de klacht terecht of onterecht was.
- Indien het gaat om een terechte klacht, volgt eventueel een vergoeding van de door klant of leverancier gemaakte kosten.
Deze manier van werken zorgt voor een gestructureerde klachtenafhandeling. De klant of leverancier die de klacht meldt, wordt snel geholpen omdat de processen duidelijk en automatisch georganiseerd zijn. Ook weet de interne organisatie op welke passende compensatie geboden kan worden. Er kan eenvoudig een rapportage worden gedraaid, waardoor er meer inzicht ontstaat in het type klachten dat de organisatie ontvangt en de wijze waarop deze in de toekomst kunnen worden voorkomen.
5) Digitaal vergaderen
Werkstroom voor het indienen en verwerken van agendapunten tijdens vergaderingen.
Hoe zorg je ervoor dat (digitale) vergaderstukken op tijd compleet en beschikbaar zijn voor iedereen die deelneemt aan de vergadering en zich wil kunnen voorbereiden? Een Nederlandse zorginstelling doet dit door gebruik te maken van workflows. Het proces is gestandaardiseerd en leent zich daarom uitstekend voor automatisering.
Dat ziet er als volgt uit:
- Nieuwe agendapunten worden aangevraagd door middel van een document aan (bijv.) de Raad van Bestuur.
- De nieuw ingediende documenten worden door het DMS automatisch aan de eerstvolgende vergadering van de Raad van Bestuur gekoppeld om dit in te brengen. Aan die vergadering komen alle te bespreken items te hangen.
- Het secretariaat bepaalt het moment waarop ze al die documenten naar de deelnemers van de vergadering sturen via de online vergaderapp.
- In de vergadering zelf kan de actielijst worden bijgewerkt, waarbij nieuwe taken direct digitaal uitgezet worden bij de juiste personen. Bij akkoord-/niet-akkoordverklaring door de Raad van Bestuur gaat er een e-mail naar de aanvrager om te informeren over het besluit.
Het gevolg van deze vergaderworkflow is dat het proces voor alle betrokkenen duidelijk is en daardoor veel efficiënter gewerkt wordt. Het is voor iedereen duidelijk in welk stadium een verzoek zich bevindt en de Raad van Bestuur wordt gestimuleerd om de besluiten goed te communiceren.
Wil je meer weten over procesmanagement? In dit artikel lees je waarom er meer aandacht voor procesmanagement is dan ooit, hoe je het aanpakt en wat de rol van een DMS systeem is.
