Hoewel de meeste HR afdelingen vandaag de dag wel software in huis hebben voor specifieke HR processen als bijvoorbeeld de salarisadministratie, worden er ook heel veel handelingen nog steeds handmatig gedaan. Denk aan simpele processen als het selecteren van een nieuwe medewerker, het registreren van verzuim of het beoordelen van (flexibele) contracten. In dit artikel lees je hoe je flinke tijdswinst kunt boeken met behulp van digitale workflows.
De digitalisering staat hoog op de agenda in de directiekamer, zo blijkt uit onderzoek naar HR trends. De belangstelling vanuit HR neemt toe, specifiek in het digitaal ondersteunen van HR processen. Een document management systeem maakt het mogelijk HR processen te automatiseren en helpt medewerkers snel en slim te werken, zodat ze meer tijd overhouden om zich te focussen op hun kerntaken.
HR processen automatiseren
Het automatiseren van HR processen zorgt voor een uniforme werkwijze en een kortere doorlooptijd dankzij een goede voortgangsbewaking door digitale workflows.
1. Automatiseer het recruitmentproces
Vanaf de eerste kennismaking tot aan de eerste werkdag zijn er verschillende contactmomenten met de sollicitant. Deze momenten zijn voor een groot gedeelte te automatiseren. Wie dit goed doet, geeft niet alleen intern een goed visitekaartje af, maar zorgt ook voor een professionele indruk bij de kandidaat door proactief te informeren over het proces.
Met een document management systeem kun je bijvoorbeeld processen automatiseren:
- dat sollicitanten een bevestiging krijgen van hun sollicitatie- en/of sollicitatiegesprek;
- dat de leidinggevende ter voorbereiding het CV en een kopie van de motivatiebrief ontvangt;
- dat de kandidaat na het sollicitatiegesprek meer informatie ontvangt, bijvoorbeeld over de rest van de sollicitatieprocedure en/of over de organisatie;
- dat de kandidaat de arbeidsovereenkomst ontvangt voor digitale ondertekening;
- dat na ondertekening van de arbeidsovereenkomst een nieuwe digitale workflow start waarbij de personeelsadministratie en/of ICT worden geïnformeerd zodat de (digitale) werkplek in orde gemaakt kan worden.
- Of dat, als blijkt dat er geen match met de kandidaat is, er automatisch een bewaartermijn van kracht is. Persoonsgegevens moeten namelijk uiterlijk 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd worden verwijderd, tenzij je toestemming hebt gevraagd om de gegevens te bewaren. Door het instellen van een bewaartermijn zorg je ervoor dat documenten als de sollicitatiebrief en het CV automatisch worden verwijderd als de bewaartermijn is verstreken.
In dit proces worden meerdere zaken binnen DigiOffice geregeld. Denk aan het arbeidscontract dat automatisch in de juiste huisstijl wordt opgesteld. En aan het automatisch veilig opslaan op de juiste locatie, zodat alle correspondentie, mails en documenten direct terug te vinden zijn in het juiste personeelsdossier.
Belangrijk aandachtspunt hierbij is ook hoe er met persoonsgegevens omgegaan wordt, de GDPR wetgeving schrijft voor op welke manier je dit dient te verwerken. DMS software zorgt er met workflow management voor dat je voldoet aan de wet- en regelgeving. Zo reduceer je niet alleen de risico’s met betrekking tot de gevoelige informatie over sollicitanten, maar kun je ook makkelijk aantonen dat je voldoet aan de privacy wet- en regelgeving. In dit blog lees je meer over hoe je je recruitmentproces GDPR proof maakt.
2. Automatiseer verlof- en verzuimaanvragen
Het beoordelen van verlofaanvragen en registeren van verzuim is één van de tijdrovende administratieve handelingen voor een HR afdeling. En dat terwijl het een repeterend karakter heeft en daarom heel geschikt is om te automatiseren door middel van digitale werkstromen
Met een document management systeem kun je bijvoorbeeld automatiseren:
- dat leidinggevenden een melding krijgen van verzuimregistraties;
- dat leidinggevenden bij ziekte een reminder krijgen om na enkele dagen te bellen om te vragen hoe het gaat;
- dat er bij betermelding automatisch een nieuwe digitale workflow in werking treedt, waarbij de personeelsadministratie, de ARBO dienst en het UWV geïnformeerd worden;
- of dat er bij langdurige ziekte een andere digitale workflow van start gaat.
Hierboven staat een voorbeeld van hoe je een verzuimproces automatiseert. Datzelfde zou je kunnen doen voor het goedkeuren of afkeuren van verlofaanvragen, met de bijbehorende administratieve afhandeling. Zo kunnen alle betrokkenen op elk moment de laatste status van het verlof of verzuim inzien en word iedereen tijdig herinnerd aan het uitvoeren van zijn of haar taken.
3. Automatiseer je (flexibele) contracten
Vaste krachten, uitzendkrachten, interim personeel: als HR afdeling heb je te maken met verschillende soorten dienstverbanden en uiteenlopende contractuele en financiële afspraken. Digitale workflows helpen je alles efficiënt en op de juiste manier administratief te verwerken.
Met een document management systeem kun je bijvoorbeeld automatiseren:
- dat contracten voor ingehuurde krachten automatisch bij HR binnen komen voor akkoord;
- dat de leidinggevende de taak krijgt om de gewerkte uren te controleren;
- dat HR het verzoek krijgt te controleren of het uurtarief conform contract is;
- dat bij onjuistheden of het ontbreken van informatie een nieuwe digitale workflow in werking treedt die erop gericht is de fouten te corrigeren en betrokkenen te informeren.
Meer doen in minder tijd dankzij het automatiseren van HR processen
Het digitale proces resulteert in een enorme administratieve lastenverlichting voor de receptie, HRM-afdeling en loonadministratie. Bovendien kan iedereen, op elk moment, de laatste status inzien en word je tijdig herinnerd aan het uitvoeren van je taken. Je kunt in feite alle processen automatiseren door deze als werkstroom in een document management systeem vast te leggen.
Extra voordelen van digitale personeelsdossiers
Wie er daarnaast voor kiest om de volledige personeelsadministratie te digitaliseren en te werken met digitale personeelsdossiers, bereikt extra efficiëntie voordelen, zoals:
- Snelheid van zoeken en vinden neemt toe;
- Strikte beveiliging en archivering van documenten en persoonsgegevens; via rechten in te stellen.
- Dossiers eenvoudig te completeren via een importfunctie en verwerking van scans en bijlagen uit e-mailberichten.
- Digitale workflow voorkomt het overslaan van stappen; onvolledige dossiers zijn verleden tijd en er ontstaat uniformiteit in werken.
- Tijd-, geld- en ruimtewinst: fysieke mappen of archief niet meer nodig dankzij digitale oplossing.
- Compliance aan (Europese privacy) wetgeving door in te stellen bewaartermijnen (record management) en toegangsregels.
In dit artikel lees je alles over digitale personeelsdossiers.
Meer over procesmanagement?
In dit artikel lees je waarom de aandacht voor procesmanagement groter is dan ooit, en hoe je procesmanagement in de praktijk organiseert.
