Digitaal, plaats- en tijdonafhankelijk werken heeft zich in een rap tempo ontwikkeld. Het werkende leven van Nederland op ‘kantoor’ is door de pandemie voorgoed veranderd en heeft plaatsgemaakt voor de nieuwe werknorm: hybride werken. Voor zowel werkgevers als werknemers brengt dit uitdagingen met zich mee. Met welke valkuilen én voordelen krijg je te maken als je als organisatie de overstap naar hybride werken maakt? Hoe houd je als werkgever de productiviteit van werknemers op peil? Om deze omschakeling naar hybride werken tot een succes te maken, is hieronder uitgezet hoe de juiste software onmisbaar is geworden.
In dit artikel
- Wat is hybride werken?
- Wat betekent hybride werken voor organisaties?
- Tips voor een feilloze hybride organisatie
- Hoe DMS bijdraagt aan succesvol hybride werken
- DMS en andere software van DigiOffice voor hybride werken
Wat is hybride werken?
Hybride werken is simpel gezegd de combinatie tussen gedeeltelijk thuis en op kantoor te werken. Eigenlijk zit het in de flexibiliteit om te kiezen van de locatie waar het werk wordt uitgevoerd. Een verschuiving van fysiek op kantoor aanwezig zijn, naar digitaal de werkzaamheden uitvoeren.
Cijfers van dé nieuwe trend ontstaan door het corona tijdperk
Uit onderzoek van het CBS blijkt dat van de ondernemers bij wie hybride werken mogelijk is, bijna 66% verwacht dat het een onderdeel blijft van het werk binnen hun bedrijf. Hybride werken komt het meest voor binnen de bedrijfstak informatie en communicatie. Dit is dan ook de bedrijfstak waar ondernemers hybride werken het vaakst als blijvend zien, naast zakelijke dienstverlening en verhuur en handel van onroerend goed.
Volgens de factsheet van TNO – bijgehouden tijdens de COVID-19 pandemie – blijkt dat 25% van de thuiswerkers formele afspraken heeft met de werkgever over thuiswerken in de toekomst, bij 47% zijn er informele afspraken. Des te belangrijker om dit als werkgever strak te trekken en duidelijkheid te creëren voor beide partijen.
In sectoren als de communicatie- en informatiesector, de zakelijke dienstverlening en financiële dienstverlening, werkt thuiswerken zelf welvaartsverhogend ( Rabobank). Bij deze sectoren vallen de twee aspecten samen: hierbij zijn technologische mogelijkheden voor thuiswerken relatief groot en zijn kennis en vertrouwen tussen mensen minder van belang. Het percentage werknemers dat productiever is geworden is gegroeid. Dit wijst er volgens de Rabobank op dat de verschuiving naar (deels) thuiswerken door de pandemie voor bepaalde sectoren welvaartsverhogend uitpakt. Juist om hiervan vruchten te plukken als bedrijf, is het van belang om dit vanuit technologisch oogpunt in goede banen te leiden.
Wat betekent hybride werken voor organisaties?
Problemen hybride werken
Naast de bijkomende voordelen van hybride werken, brengt dit ook valkuilen, uitdagingen en veranderingen met zich mee. Hieronder een greep uit de grootste potentiële problemen van het hybride werkmodel.
- Lastiger samenwerken met remote collega’s: Doordat er geen spontane ontmoetingen of gesprekken op kantoor meer plaatsvinden, moeten medewerkers op afstand meer moeite doen op het gebied van communicatie. Virtuele meetings en ingeplande digitale borrels, maakt dat zowel werkgevers als werknemers zich zorgen maken over het effect van hybride werken op persoonlijke relaties. Het blijkt dat 43% van de tech leiders zich zorgen maken dat hybride werken tot een verslechtering van relaties zal leiden en het vertrouwen zal verminderen, uit een enquête van Deloitte.
- Beveiliging van informatie: Het probleem bij hybride- en locatieonafhankelijk werken is dat werknemers hun eigen persoonlijke elektronica voor werkdoeleinden gaan gebruiken. Bovendien is er minder zicht op welke informatie er met wie gedeeld wordt. Doordat hybride werken in een sneltreinvaart is ontstaan, worstelen nog steeds vele bedrijven met het instellen van de juiste toegangsrechten voor content. Het gaat daarnaast ook om een veilige verbinding met het bedrijfsnetwerk, een veilige digitale samenwerkingsomgeving en back-up en opslagmogelijkheden.
- Werk en privé balans op de schop: In eerste instantie verhoogt werken op kantoor en thuis de productiviteit. Echter, de balans vinden tussen werk en privé komt nu meer op het bordje van de werknemer te liggen. Er is minder zicht op aanwezigheid en of iemand buiten kantoortijden om nog bezig is met werk. Dit kan op den duur leiden tot meer stress en een hoger ziekteverzuim.
Tips voor een feilloze hybride organisatie
Forbes laat weten dat hoewel veel bedrijven de voorkeur geven aan hybride werken, 72% van de bedrijven in de VS geen duidelijke strategie heeft voor deze nieuwe werkvorm. Ook in Nederland worstelen bedrijven hiermee. Des te meer redenen om dit op poten te zetten voor jouw hybride organisatie. Hieronder de belangrijkste tips om bovenstaande uitdagingen te tackelen.
- Duurzame inzetbaarheid en hybride werken: Duurzame inzetbaarheid helpt om werk en privé in evenwicht te houden en de algehele welzijn van werknemers te stimuleren. Deze benadering is gericht op de gezondheid, betrokkenheid en ontwikkelings van de medewerkers. Doel is dat het personeel een leven lang met plezier aan het werk gaat. Meer over dit onderwerp lees je in ons eerder verschenen artikel over duurzaam ondernemen.
- Creëer verbinding: Voor werkgevers wordt aangeraden om eens in de zoveel tijd een fysieke bijeenkomst te organiseren tussen collega’s. Meetings kunnen hierbij gecombineerd worden met teambuilding activiteiten. Zorg ervoor dat dit op vaste basis gebeurt, zodat werknemers hier naartoe kunnen leven. Daarnaast is scheppen van structuur hierin ook belangrijk, zorg ervoor dat er elke week een vast moment wordt ingepland om digitaal bij te praten, bijvoorbeeld bij de start of eind van de week. Schroom niet als werknemer om een gezellig online ‘koffiemoment’ in te schieten bij je team of collega’s van andere afdelingen. Nog meer tips voor hybride werken vind je in dit artikel.
- Faciliteren van een gezonde fysieke en digitale werkplek: De vraag is natuurlijk in hoeverre de zogenaamde ‘thuiswerk zorgplicht’ reikt voor werkgevers. Toch is het goed om hierin te investeren. Op den duur voorkomt dit problemen omtrent ziekteverzuim, etc. Thuiswerken faciliteren begint bij een goede digitale werkplek. Samenwerken met collega’s en klanten is één van de belangrijkste aspecten bij werken op afstand. En dat vraagt om een goede digitale werkplek met een centraal platform. Dit is waar document management om de hoek komt kijken.
Hoe DMS bijdraagt aan succesvol hybride werken
Een Document Management Systeem (DMS) helpt bij het aanpakken van de meest voorkomende problemen die ontstaan bij hybride werken.
- Een centrale digitale werkomgeving, toegang vanaf elke plaats en elk moment
Bij het fysieke kantoor werkmodel is het makkelijk om met collega’s te sparren en creatieve brainstormsessies op kantoor te houden. Denk aan vergaderen in een zaal, spontane gesprekken bij het bureau of een praatje bij het koffiezetautomaat. Bij digitaal werken is dit een stuk minder eenvoudig, vooral om overzicht te bewaren en de productiviteit op peil te houden. Samenwerken gaat tegenwoordig een stuk anders dan voorheen, met name op geplande momenten. Een DMS helpt hierbij, omdat het eigenlijk als het ware als één grote centrale contentbibliotheek van de organisatie dienst doet. Denk aan vertrouwelijke documenten, archiefbestanden, financiële administratie, marketing materiaal, persoonsgegevens, jaarcijfers, etc. Het grootste voordeel hieraan is dat het op elke locatie en op elk tijdstip digitaal toegankelijk is. Bovendien kunnen externen uitgenodigd worden om documenten in te zien, te bewerken, goed te keuren of andere mutaties te verrichten.
- Betere ingestelde workflows
Op kantoor is het makkelijker overzicht te houden omdat de lijntjes nou eenmaal veel korter zijn. Is er een probleem op een andere afdeling, dan kun je daar gemakkelijk even heen lopen om het uit te pluizen. Juist als men thuis of vanaf een andere locatie werkt, ontstaat er meer ruis. Een DMS biedt niet alleen intelligent documentbeheer, het helpt ook je workflows te automatiseren en zorgt ervoor dat processen als factuurverwerking, mailboxbeheer en klachtafhandeling soepel verlopen. Bij het DMS van DigiOffice kun je de specifieke taken en stappen van bedrijfsprocessen onder brengen in digitale werkstromen. Zelfs als men thuiswerkt, kunnen werknemers hun werk efficiënter uitvoeren met automatisering dan met handmatige processen.
- Papierloos vergaderen vanaf elke locatie
Met een DMS raadpleeg je altijd de meest actuele stukken en werk je slim samen via virtuele vergaderruimtes. Aantekeningen en notulen kun je digitaal verzamelen, op één plek opslaan en delen zodat iedereen toegang heeft tot de besproken informatie. Er hoeft geen notitieblok meer aan te pas te komen!
- Beveiliging en privacy
Bedrijven en organisaties kunnen zowel beleidsmaatregelen als technologie gebruiken om de beveiliging te verbeteren. Denk aan het verplicht stellen van specifiek aangestelde werkapparatuur, het aanbieden van VPN-verbindingen en een beveiligd platform van documentbeheer. Een Document Management Systeem helpt bij de beveiliging en waarborgen van de privacy indien mensen op meerdere locaties werken. Voorkom dat er rondslingerende documenten op meerdere privé apparaten terechtkomen en dat gevoelige informatie in de verkeerde handen terecht komt. Met DigiOffice leg je alle documentatie, correspondentie en acties op één centrale, streng beveiligde plek vast. Beheer documenten en bestanden door middel van het toekennen van rollen. Bepaal welke medewerker, afdeling of externe partij toegang heeft tot informatie en wat diegene er mee kan doen: raadplegen, bewerken of delen.
DMS en andere software van DigiOffice voor hybride werken
Naast een DMS, zijn er meerdere software die bijdragen aan succesvol hybride werken. Werk je bijvoorbeeld nauw samen met externe partijen en relaties? Dan wil je dat interne medewerkers te allen tijde zich houden aan de richtlijnen van de huisstijl. Behoud het professionele imago, ook al werken medewerkers vanuit huis met een huisstijlbeheer van DigiOffice.
Met het CRM van DigiOffice verhoog je de klantwaarde. Medewerkers hebben overal vanaf een vast punt toegang tot contactgegevens van relaties en klanten. Of je nu thuis, onderweg of op kantoor bent.
Lees meer over hybride werken.
